Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи
Розглядаються питання управління документацією в федеральних органах США, повноваження Національного архіву США в управлінні документацією, підготовки і виконання Загального переліку документів, створення конкретних переліків документів федеральних установ для встановлення строків зберігання докумен...
Gespeichert in:
Datum: | 2012 |
---|---|
1. Verfasser: | |
Format: | Artikel |
Sprache: | Ukrainian |
Veröffentlicht: |
Інститут історії України НАН України
2012
|
Schriftenreihe: | Архіви України |
Schlagworte: | |
Online Zugang: | http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/122002 |
Tags: |
Tag hinzufügen
Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
|
Назва журналу: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
Zitieren: | Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи / Л.Л. Левченко // Архіви України. — 2012. — № 3. — С. 112-130. — Бібліогр.: 30 назв. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraineid |
irk-123456789-122002 |
---|---|
record_format |
dspace |
spelling |
irk-123456789-1220022017-06-25T03:02:51Z Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи Левченко, Л.Л. Архівна справа за кордоном Розглядаються питання управління документацією в федеральних органах США, повноваження Національного архіву США в управлінні документацією, підготовки і виконання Загального переліку документів, створення конкретних переліків документів федеральних установ для встановлення строків зберігання документів, визначення дат знищення документів тимчасового зберігання і передавання до Національного архіву документів постійного зберігання. Особливу увагу автор приділив ролі Федеральних центрів документації. Крім того, автор підкреслив особливості управління документацією на рівні штату, звертаючи увагу на функції комісій із затвердження переліків документів установ штату. Рассматриваются вопросы управления документацией в федеральных органах США, полномочия Национального архива США в управлении документацией, подготовки и использования Общего перечня документов, создания конкретных перечней документов федеральных учреждений для установления сроков хранения документов, определения дат уничтожения документов временного хранения и передачи в Национальный архив документов постоянного хранения. Особое внимание автор уделил роли Федеральных центров документации. Кроме того, автор подчеркнул особенности управления документацией на уровне штата, обращая внимания на функции комиссий по утверждению перечней документов учреждений штата. The author examines the questions of the management of the records in the federal departments of the U.S., the National Archives of U.S. authority in the management of records, the preparing and providing of the general list of records, the creation of the lists of records of the federal agencies for the timing of preservation, the determination of the dates of destruction of records of temporary storage and dates of transfer to the National Archives of documents of the permanent storage. Particular attention is paid to the role of the Federal Records Centers. In addition, the author emphasized the features of the records management at the state level, paying attention to the functions of the commissions approving the list of documents of the institutions of the state. 2012 Article Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи / Л.Л. Левченко // Архіви України. — 2012. — № 3. — С. 112-130. — Бібліогр.: 30 назв. — укр. 0320-9466 http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/122002 930.253(73) uk Архіви України Інститут історії України НАН України |
institution |
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
collection |
DSpace DC |
language |
Ukrainian |
topic |
Архівна справа за кордоном Архівна справа за кордоном |
spellingShingle |
Архівна справа за кордоном Архівна справа за кордоном Левченко, Л.Л. Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи Архіви України |
description |
Розглядаються питання управління документацією в федеральних органах США, повноваження Національного архіву США в управлінні документацією, підготовки і виконання Загального переліку документів, створення конкретних переліків документів федеральних установ для встановлення строків зберігання документів, визначення дат знищення документів тимчасового зберігання і передавання до Національного архіву документів постійного зберігання. Особливу увагу автор приділив ролі Федеральних центрів документації. Крім того, автор підкреслив особливості управління документацією на рівні штату, звертаючи увагу на функції комісій із затвердження переліків документів установ штату. |
format |
Article |
author |
Левченко, Л.Л. |
author_facet |
Левченко, Л.Л. |
author_sort |
Левченко, Л.Л. |
title |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи |
title_short |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи |
title_full |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи |
title_fullStr |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи |
title_full_unstemmed |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи |
title_sort |
деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій сша документами сучасної епохи |
publisher |
Інститут історії України НАН України |
publishDate |
2012 |
topic_facet |
Архівна справа за кордоном |
url |
http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/122002 |
citation_txt |
Деякі аспекти науково-технічного опрацювання та комплектування архівних інституцій США документами сучасної епохи / Л.Л. Левченко // Архіви України. — 2012. — № 3. — С. 112-130. — Бібліогр.: 30 назв. — укр. |
series |
Архіви України |
work_keys_str_mv |
AT levčenkoll deâkíaspektinaukovotehníčnogoopracûvannâtakomplektuvannâarhívnihínstitucíjsšadokumentamisučasnoíepohi |
first_indexed |
2025-07-08T20:57:20Z |
last_indexed |
2025-07-08T20:57:20Z |
_version_ |
1837113797580423168 |
fulltext |
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом112
УДК 930.253(73)
Л. Л. ЛевченКо*
ДеяКі аспеКти наУКово-технічного опрацювання
та КомпЛеКтУвання архівних інститУцій сШа
ДоКУментами сУчасної епохи
Розглядаються питання управління документацією в федеральних органах
США, повноваження Національного архіву США в управлінні документаці-
єю, підготовки і виконання Загального переліку документів, створення кон-
кретних переліків документів федеральних установ для встановлення строків
зберігання документів, визначення дат знищення документів тимчасового
зберігання і передавання до Національного архіву документів постійного збе-
рігання. особливу увагу автор приділив ролі Федеральних центрів докумен-
тації. крім того, автор підкреслив особливості управління документацією на
рівні штату, звертаючи увагу на функції комісій із затвердження переліків до-
кументів установ штату.
Ключові слова: Федеральні центри документації США; Загальний пе-
релік документів; управління документацією в США; Національний архів і
Адміністрація документації.
На сьогодні в Україні гостро стоїть питання організації науко-
во-технічної експертизи документів діючих установ та забезпечення
їх подальшого зберігання. Причин ускладнення ситуації у зазначеній
сфері декілька. По-перше, це наявність декількох форм власності, які
розповсюджуються й на документи: установи приватної форми влас-
ності, політичні партії, громадські організації все менше йдуть на спів-
робітництво із державними архівними інституціями. Вони часто від-
мовляють державним архівам у доступі до документів, навіть тих, що є
складовою Національного архівного фонду України (НАФ). По-друге,
самі державні архіви не мають достатніх потужностей, як фінансових і
кадрових, так і нормативно-методичного забезпечення для здійснення
цього виду діяльності. За радянських часів ситуація не була настільки
складною. Існувала єдина державна форма власності на усі документи,
в архівах працювали укомплектовані кадрами відділи діловодства та
* Левченко Лариса Леонідівна – кандидат історичних наук, директор
державного архіву миколаївської області.
© Л. Л. Левченко, 2012
АрхівнА спрАвА зА кордоном
113АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
відомчих архівів, які контролювали стан діловодства та архівної спра-
ви в установах, до складу архівів входили так звані госпрозрахункові
групи, які здійснювали науково-технічну експертизу і упорядкування
документів, у достатній кількості були наявні загальні і галузеві пере-
ліки документів. На сьогодні існуючі в Україні переліки документів
не охоплюють усі галузі життєдіяльності суспільства (тим більше до-
кументацію, що функціонує у приватному секторі), не містять усі види
документів, строки зберігання потребують удосконалення. Працівники
відділів формування НАФ через постійні скорочення в архівах ледве
встигають охопити своєю увагою установи першого списку (тобто ті,
що є джерелами комплектування архіву). Приватний сектор залишаєть-
ся поза контролем і увагою архівістів, тож утворені у цьому сегменті
документи НАФ не відкладаються на зберігання в державних архівах
(і не відомо, чи дотримуються там строки зберігання інших докумен-
тів), звідси немає і гарантії, що вони будуть збережені для майбутніх
поколінь. Збільшення штатної чисельності відділів формування НАФ
не є можливим, а госпрозрахункові групи при архівах давно ліквідо-
вані (вони функціонують лише в декількох архівах України). З іншого
боку, виникла велика кількість приватних фірм та підприємців, якість
роботи яких унеможливлює повноцінне поповнення НАФ документами
сучасної епохи та цілковите дотримання законодавства у сфері архівної
справи і діловодства.
останнім часом в Україні на ринок вийшли компанії, які надають
послуги аутсорсингу, у тому числі із депонованого зберігання, техніч-
ної обробки та знищення документів тимчасових строків зберігання
(наприклад “комора - С”, ТоВ “Українська архівна компанія”, ТоВ
“Архів-Центр”, оСГ “Records management”, міжнародні корпорації
“ЕЛАУ”, “Iron Mountain” та інші)1. В основному їх діяльністю охоплено
місто київ, де розміщені представництва провідних корпорацій приват-
ного або напівприватного характеру, документація яких не передається
на зберігання до державних архівів. Вони зайняли ту нішу на ринку в
Україні, де державні архівні інституції через відсутність потужностей
не можуть надавати послуги.
отже, у цьому контексті надзвичайно цінним є вивчення досвіду
зарубіжних країн для подальшого здійснення реформування архівної
галузі нашої країни. оскільки авторка давно займається вивченням ді-
яльності архівних інституцій Сполучених Штатів Америки, то й і в цій
статті буде представлено напрацювання колег саме цієї країни. Вра-
ховуючи обсяг публікації, плануємо висвітлити лише роботу Націо-
нального архіву США з федеральними установами, звернути увагу на
стан справ у даній галузі на рівні штатів та головне – висвітлити роль
центрів документації. Безумовно, що поза увагою залишаться питання
науково-технічного опрацювання, відбору на зберігання та комплекту-
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом114
вання бізнес-архівів, архівів наукових і навчальних закладів, релігійних
та інших інституцій2, які так само користуються послугами центрів до-
кументації, щоправда не федеральних або штатів, а корпорацій, інших
інституцій або приватними центрами (наприклад свої центри докумен-
тації мають корпорації “Роквелл”, “Локхід”, “Бетлехем Стіл”, “Пасіфік
Белл”, “Хьюз Аеркрафт” та інші)3.
Архівісти США зіткнулися з проблемою експертизи цінності, на-
уково-технічного опрацювання документів та зберігання документів,
що надмірно накопичились в установах усіх рівнів після другої світо-
вої війни. На цей момент у країні вже був створений Національний
архів США (1934 р.) і за короткий термін діяльності він встиг стати
провідною інституцією в галузі документаційного менеджменту. Проте
потужності Національного архіву були розраховані тільки на установи
федерального рівня, та й то розташовані у Вашингтоні. Аналіз стану
відомчого зберігання документів виявив незадовільний стан відомчих
архівів: повсюдну неупорядкованість документів, різнобій в типах їх
внутрішньої організації, відсутність жодного довідкового апарату. Тож
уряд США створив успішно діючу вже понад півстоліття систему фе-
деральних центрів документації (Federal Records Center, FRC), а потім
аналогічним шляхом пішли уряди штатів США. Це альтернативна ві-
домчим архівам з перемінним складом документів система. У свій час
федеральні центри документації були предметом вивчення російської
дослідниці Т.С.кабочкіної4. На початку 90-тих ХХ ст. вона навіть про-
понувала впровадити досвід американських колег у практику роботи
архівних органів Російської Федерації. Вже тоді Т. С. кабочкіна вказу-
вала, що управління документацією є слабкою ланкою пострадянського
простору. В Україні досвід діяльності центрів документації США вза-
галі не досліджувався.
Створення федеральних центрів документації у США сягає по-
чатку 1940-х, коли оборонні відомства намагалися вирішити проблему
зберігання неактивних документів цивільних і військових службовців
армії, флоту та військово-повітряних сил США5. 1949 року відбулася
реорганізація Національного архіву США, він був підпорядкований
Адміністрації загальних служб (General Services Administration (GSA))6.
І хоча з цією реорганізацією архів втратив свою самостійність, однак
він отримав нові можливості і відповідальність у галузі управління до-
кументацією. Була змінена й назва архіву на Національний архів та
службу документації (National Archives and Records Service (NARS)).
досвід концентрації документів оборонних відомств дав імпульс про-
грамі створення федеральних центрів документації як особливого типу
державних проміжних архівів з перемінним складом документів, роз-
рахованих на обслуговування усіх державних установ федерального
рівня.
115АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
Юридичною базою для функціонування федеральних центрів доку-
ментації стали такі акти конгресу США (зі змінами): “Federal Records
Act” 1950 року, кодифікований у розділах 21, 29, 31 і 33 44-го “Зводу
законів США”; а також “Paperwork Reduction Act” 1980 року, кодифі-
кований у розділі 35-му “Зводу законів США”7.
Система федеральних центрів документації формувалась за регіо-
нальним принципом, згідно з яким офіційна статистика групує терито-
рії штатів. джерелами комплектування кожного такого центру стали
місцеві федеральні установи відповідного регіону, а це близько 400
установ-джерел комплектування. Нині система центрів представлена
17 установами в 9 регіонах США8:
– FRC в Атланті (Еленвуд, штат джорджія) приймає на тимчасове
зберігання документи федеральних установ штатів Алабама,
Фло рида, джорджія, кентуккі, міссісіпі, Північна кароліна,
Південна каро ліна і Теннессі;
– FRC у Бостоні (Уолтхем, штат массачусетс) обслуговує
федеральні установи штатів коннектикут, мен, массачусетс,
Нью Гемпшер, Род Айленд, Вермонт;
– FRC у Чикаго, штат Іллінойс – федеральні установи штатів
Іллінойс, міннесота, Вісконсін, федеральні суди Іллінойсу,
Індіани, мічігану, міннесоти, огайо і Вісконсіну;
– FRC у дейтоні, штат огайо – федеральні установи штатів огайо,
мічігану та Індіани;
– FRC у дейтон-кінгсрідж, штат огайо – федеральні установи
штату;
– FRC у денвері, штат колорадо – федеральні установи штатів
коло радо, Нью-мексіко, Північна дакота, Південна дакота, Юта
та Вайомінг;
– FRC у Форт Ворс, штат Техас – федеральні установи штатів
Аркан зас, Луізіана, оклахома і Техас;
– FRC у Лі-Самміт, штат міссурі – федеральні установи Нью
Йорку, Нью джерсі, Пуерто Ріко та Віргінських островів США;
– FRC у Лінексі, канзас-сіті – федеральні установи Айови, канзасу,
міссурі, Небраски та податкову службу міста огден, штат Юта;
– FRC у Філадельфії, штат Пенсільванія – федеральні установи
Пен сільванії, Нью джерсі, Нью Йорку, делаверу, меріленду,
Вірджінії та Західної Вірджінії;
– FRC у Піттсфілді, штат массачусетс – федеральні установи
штату;
– FRC у Ріверсайді (Перріс), штат каліфорнія – федеральні установи
Арізони, Південної каліфорнії, Південної Невади;
– FRC у Сан-Франціско (Сан Бруно), штат каліфорнія – федеральні
установи Північної і Центральної каліфорнії, Невади (крім округу
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом116
кларк), Гавайї, територій Американських Самоа та островів
Тихого океану;
– FRC у Сіетлі, штат Вашингтон – федеральні установи штатів
Аляска, Айдахо, орегон, Вашингтон, Гавайї (усі установи, крім
судів і юстиції) і ареалу Тихого океану;
– FRC у Сент Луїсі, штат міссурі, зберігає документи з особового
складу цивільних федеральних установ США9;
– FRC у Сент Луїсі, штат міссурі, зберігає документи з особового
складу військовослужбовців США ХХ століття10;
– FRC у Вашингтоні (Сьютленд), штат меріленд, обслуговує феде-
ральні установи округу колумбія.
Загальна кількість документів, що зберігається у центрах, на сьо-
годні становить 27 мільйонів кубічних футів. Щорічно центри викону-
ють 13 мільйонів запитів, виділяють до знищення 18000 тон докумен-
тів, їх штатна чисельність – приблизно 1100 федеральних службовців11.
Принципово важливе рішення щодо федеральних центрів доку-
ментації було прийняте 1968 року, воно стосувалось створення на базі
центрів філіалів Національного архіву і таким чином означало центра-
лізацію управління архівами місцевих установ федерального рівня12.
Певні побоювання були пов’язані з намаганнями перепідпорядкувати
управління програмою федеральних центрів документації безпосеред-
ньо Адміністрації загальних служб. Проте 19 січня 1984 року конгрес
прийняв законопроект про самостійність Національного архіву, який
набув чинності з 1 квітня 1985 року (the National Archives and Records
Administration Act, 1985). Федеральні центри документації були зали-
шені у складі Національного архіву, який став незалежною урядовою
агенцією федерального рівня, підпорядкованою Президенту США (ар-
хіву повернули назву Національний архів і Адміністрація документації
(the National Archives and Records Administration (NARA)), яку він мав
до 1949 року. У складі NARA почало функціонувати Управління феде-
ральними центрами документації (Office of Regional Records Services).
Яку роль відіграють федеральні центри документації у здійсненні
експертизи цінності документів установ федерального рівня, їх науко-
во-технічному опрацюванні та комплектуванні Національного архіву
США? Вже понад сім десятиліть федеральні установи США визнають
центри найкращим засобом тимчасового зберігання неактивних до-
кументів, звільнення корисних площ для роботи персоналу установ,
обладнання тощо, але головне – збереження гарантованого законодав-
ством права юридичного розпорядження власними документами (перш
за все це стосується використання документів), переданими на збері-
гання до центрів. Відповідно до законодавства США документи пере-
даються на постійне зберігання до Національного архіву разом із пра-
117АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
вом власності на них. Але передача документів до NARA відбувається
через відповідний федеральний центр документації.
для відповіді на поставлене питання нам слід попередньо з’ясувати
деякі визначення і правила, що стосуються управління документацією
на теренах США. NARA є відповідальним органом за встановлення
правил, процедур управління документацією і здійснення програм роз-
порядження документами федеральних установ. У межах своєї компе-
тенції NARA видає правила, інструкції, розробляє стандарти, останні з
яких були затверджені 2 листопада 2009 року. Архівіст США затвер-
джує General Records Schedules (Перелік документів зі строками збері-
гання, GRS), яким встановлює строки зберігання документів для усіх
федеральних установ. останні зміни до GRS внесено 19 квітня 2010
року13. Використання GRS було визнано обов’язковим у США 1978
року. діючий GRS має 27 розділів і охоплює тільки загальну докумен-
тацію установ, які можуть на його базі укласти свої переліки, макси-
мально використовуючи GRS, або адаптувати GRS для своєї установи.
У системі документації установи текстові документи розподіляються
на адміністративні (строк зберігання приблизно 3 роки) і програмні
(строк зберігання 10 років, вони також можуть мати постійну цінність).
Якщо у системі документації установи адміністративні і програмні до-
кументи перемішані, вони повинні зберігатися максимально довгий
час. окремі інструкції розроблені NARA для електронних документів,
аудіовізуальних записів, картографічних і архітектурних документів14.
Розроблені на базі GRS переліки установ не потребують подальшого
затвердження NARA, крім документів, створених до 1 січня 1921 року.
Списки таких документів подаються на розгляд NARA, якщо архів не
визнає ці документи цінними, вони можуть бути установою виділені
до знищення. Установи, які переводять свої документи на мікрофіль-
ми, повинні дотримуватись стандартів мікрофільмування, розробле-
них NARA15. Вони отримують право знищення своїх оригіналів після
перевірки мікрофільмів. Якщо установа бажає застосувати інші, ніж
встановлені GRS строки зберігання документів, вона повинна подати
стандартну форму SF 115 “Request for Records Disposition Authority”
з відповідним обґрунтуванням запропонованих нею строків зберіган-
ня на розгляд NARA. Створений установою перелік SF 115 включає
тільки документи, що не охоплені GRS, або ті документи, які на по-
гляд установи вимагають змін строків зберігання, він також не повинен
включати недокументальні матеріали16.
Перелік, розроблений установою, повинен відповідати вимогам
NARA і містити: опис кожної серії документів, повне описання доку-
ментів відповідно до функцій установи всередині серії, їх дати, фізич-
ний тип, дату передачі документів постійного терміну зберігання до
NARA, дати знищення документів тимчасових строків зберігання (або
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом118
назви подій, після яких документи можуть бути знищеними) і т. ін.
NARA може повернути перелік незатвердженим, якщо він або склад і
строки зберігання не відповідають вимогам. Якщо установа змінює свої
функції, структуру, вона подає новий перелік на затвердження NARA.
Перелік розповсюджується також і на усі електронні документи, що
створюються в установі17. Під час розробки переліку установа орієн-
тується на ISO 15489 – 1:2001 “Information and documentation-Records
management” (§ 4 “Benefits of records management”, §6.3 “Responsibilities”,
§ 7.1 “Principles of records management programmes”, §8.3.7 “Retention
and disposition”, § 9.2 “Determining how long to retain records”, §9.10
“Documenting records management processes”, § 10 “Records management
processes and controls”, та §11 “Monitoring and auditing”).
Спірні питання між установами і NARA стосовно строків зберіган-
ня документів та процедур науково-технічної обробки виносяться на
розгляд директора Відділу управління життєвим циклом документів
NARA Вашингтонського офісу або будь-якого іншого за місцем роз-
ташування установи. документи з установ передаються на тимчасове
зберігання до FRC, якщо вартість їх передачі та зберігання на площі
FRC не перевищує зберігання на площах установи18.
За своєю структурою GRS не схожий з загальноприйнятим в Укра-
їні “Переліком типових документів, що утворюються в діяльності ор-
ганів державної влади, місцевого самоврядування…”, значно відріз-
няються й строки зберігання документів. кожна стаття GRS включає
характеристику групи документів з одного питання та інструкцію щодо
подальшого розпорядження документами.
Наприклад:
“GRS 1 “документи з особового складу цивільних службовців”.
розділ 12. “Листування”.
стаття 12. “документи про нагородження працівників”.
а. документи про загальні нагороди, за винятком тих, що
відносяться до нагородження на рівні департаменту.
(1) справи, що включають рекомендації, затверджені кандидатури,
листування, звіти, інструкції установам, що виступають спонсорами
готівкових і безготівкових нагород, таких як стимулюючі нагороди,
нагороди класу за високі заслуги і видатні досягнення.
знищуються через 2 роки після затвердження або не затвердження.
(2) Листування, віднесене до нагородження іншими федеральними
установами або не федеральними організаціями.
знищуються через два роки.”19
документація кожної установи розподіляється на документи,
не документальні матеріали (бібліотечні, музейні матеріали, копії,
виготовлені з довідковою метою, каталоги, рекламні проспекти,
отримані установою з інших державних установ, комерційних фірм,
119АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
приватних інституцій) і персональні справи. Установа повинна чітко
відділяти у діловодстві документи від недокументальних матеріалів.
Персональні справи вже спочатку їх створення повинні відрізнятися
від загальної документації установи і зберігатися окремо. кожна
установа встановлює і реалізує в себе Програму підготовки документів
для зберігання (records maintenance program) таким чином, щоб усі
документи були сформовані у справи або іншим чином ідентифіковані
і збережені, знайдені, коли вони стають необхідними, документи
постійного і тимчасового строків зберігання фізично відділені одні від
інших. Це ж стосується й електронних документів. Програма встановлює
процедури для організації і зберігання документів; забезпечує відповідні
умови для опрацювання електронних, аудіовізуальних і картографічних
документів та мікрофільмів; передбачає призначення відповідальних
осіб за збереження документів у всіх форматах у кожному підрозділі
установи, у тому числі й призначення відповідальних осіб за роботу з
електронними документами і управління автоматизованими системами,
що використовуються для зберігання цього виду документів;
встановлює процедури контролю за поверненням або відновленням
документів; забезпечує розшук документів, їх переукладання,
попередження від втрати під час транспортування; визначає доступ до
електронних документів, мінімізує ризики несанкціонованого доступу,
знищення або спотворення цих документів; передбачає наявність
відповідних інструкцій всім працівникам установи щодо керівництва
і захисту документів; забезпечує окреме накопичення документів і
недокументальних матеріалів та окреме формування персональних
справ20. Ідея такої “ідеальної програми” була сформульована у США
ще у 1940-ві роки видатним американським вченим-архівістом Філіпом
Бруксом, він же є автором концепції “життєвого циклу” документу в
установі21.
кожна установа повинна розробити і реалізувати у себе Програму
захисту (Vital records program) від втрати життєво важливих документів
(“еmergency operating records” або “vital records”), яка включає політику,
плани і процедури, а також ресурси, визначені, розвинуті і впроваджені
для ідентифікації, використання і зберігання документів, необхідних для
захисту уряду США і громадян. до такого роду в основному належать
документи, необхідні для подальшого функціонування або відновлення
діяльності установи після надзвичайних ситуацій. Це можуть бути
плани і директиви, накази про правонаступництво, делегування
повноважень, кадрові призначення, програми, необхідні для здійснення
найважливіших функцій установи, провадження її політики, процедур,
що допомагають діяти персоналу установи у ході надзвичайних
ситуацій та під час відновлення роботи після них. Також це можуть
бути юридичні і фінансові документи, в яких закріплені права уряду
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом120
і осіб, які безпосередньо впливають на діяльність установи (приклади
включають документи про облік дебіторської заборгованості, соціальне
забезпечення, платіжні відомості, пенсійні і страхові внески тощо).
Надзвичайна ситуація розглядається як природна катастрофа, напад
ворожої армії, техногенна небезпека тощо. Заходи Програми захисту
повинні включати: дублювання документів; розосередження копій по
іншим установам, розташованим на значній відстані від території, на
якій може виникнути надзвичайна ситуація; організацію зберігання
копій таким чином, щоб потрібні у ході надзвичайної ситуації документи
могли бути швидко знайдені і доправлені. оригінали життєвоважливих
документів не знищуються, їх копії можуть бути знищеними за умови
заміни новими22.
Передача документів з установи до FRC здійснюється на підставі
ISO 15489 “Інформація і документація – управління документами” -
1:2001 (§ 7.1 “Принципи програм управління документацією”; § 8.3.3
“Засоби фізичного зберігання і захисту”; § 8.3.6 “доступ, відновлення і
використання”; § 8.3.7 “Зберігання і розпорядження”; § 9.6 “комплек-
тування і керування”; § 9.8.3 “Розміщення і транспортування”). Устано-
ва-джерело комплектування подає до FRC SF 135 “Records Transmittal
and Receipt” або її електронний еквівалент, яка містить: опис доку-
ментів, що передаються на зберігання (укладається відповідно до ISO
15489 та § 1232.14 Федеральних правил по управлінню документаці-
єю, що визначає вимоги, яких повинна дотримуватись установа для
передачі документів до архівних інституцій23); вказівки щодо розподі-
лення документів за строками зберігання і остаточного визначення їх
долі (передавання на постійне зберігання до NARA, альтернативним
архівним інституціям або знищення); дати запланованого передавання
документів; обмеження на використання документів. документи до-
правляються до FRC і зберігаються там за рахунок установ. Під час
їх надходження здійснюється звіряння складу і наявності документів з
даними форми SF 115. Прийняті документи розміщуються на стелажах,
інформація про це вноситься до комп’ютерної реєстраційної системи і
надається установі.
FRC здійснюють постійний контроль строків зберігання докумен-
тів відповідно до ISO 15489 - 1:2001 (§ 8.3.7 “Зберігання і розпоря-
дження”, § 8.5 “Припинені системи документації”, § 9.2 “Визначення
термінів зберігання документів”, § 9.9 “Здійснення розпорядження”)
та § 1226 “Implementing Disposition” (забезпечення розподілу) Феде-
ральних правил по управлінню документацією24. Перед передаванням
до FRC установа знищує документи, строки зберігання яких закінчи-
лися. У разі необхідності за погодженням з NARA установа може по-
довжити строки зберігання документів, намічених до знищення (крім
тих, знищення яких вимагає рішення суду). Відповідно до SF 115 FRC
121АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
знищує документи тимчасових строків зберігання установи самостійно.
За 90 днів FRC за допомогою форми 13001 “Notice of Intent to Destroy
Records” (повідомлення про намір щодо знищення документів) повідо-
мляє установу про проведення процедури знищення (шляхом спалення,
подрібнення тощо). Такий термін надається установі, щоб або погоди-
тись на знищення її документів, або звернутися до NARA за дозволом
на подовження строків їх зберігання. Замість знищення документи мо-
жуть бути передані зацікавленій стороні для подальшого зберігання.
для здійснення такої передачі установа повинна отримати від NARA
письмове погодження. Запит установи має містити: назву організації-
отримувача документів, адресу, опис документів, їх дати, статті форми
SF 115 та GRS, що дозволяють знищення документів, обґрунтування
того, що дане передавання здійснюється в інтересах уряду США, під-
твердження про те, що документи не містять інформації, розголошення
якої заборонено законом. Якщо NARA вирішить, що дане передавання
суперечить законодавству, установа повинна погодитись на знищення
документів.
FRC здійснюють передавання документів федеральних установ на
постійне зберігання до NARA або його філій у регіонах. Термін від
утворення документів до їх передавання на постійне зберігання до
NARA становить 30 років. для здійснення передавання FRC надсилає
до установи форму SF 258 “Request for Transfer Approval and Receipt of
Records to the National Archives of the United States” (запит для отри-
мання санкції на передавання-отримання документів Національним
архівом Сполучених Штатів), яка використовується і для передавання
юридичних прав на документи від установи до NARA. Передавання
документів на постійне зберігання до NARA здійснюється за рахунок
установи.
FRC за додаткову плату надають установам послуги з мікрофільму-
вання документів, допомагають у здійсненні програм ведення поточно-
го діловодства і експертизи цінності документів, проводять тренувальні
семінари для персоналу установ з роботи з документацією. З 1987 р.
FRC приймають на зберігання від федеральних установ активні доку-
менти.
Відповідно до § 1233 “Передавання, використання і розпоряджен-
ня документами у Федеральних центрах документації NARA”25 та §
1232 “Передача документів до інституцій зберігання документів”26 Фе-
деральних правил по управлінню документацією документи установи,
передані до FRC, залишаються у юридичному розпорядженні установи.
документи використовуються в основному для виконання запитів уста-
нов, що їх передали на зберігання до FRC. для направлення запиту до
FRC щодо отримання довідок, копій, документів загального характеру
установа повинна використовувати FRCР електронну систему або стан-
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом122
дартну форму запиту OF11 “Reference Request - Federal Records Centers”.
для направлення запиту щодо персональних документів державних
службовців установа направляє до FRC запит у стандартній формі SF
127 “Request for Official Personnel Folder (Separated Employee)”, для
отримання інформації з персональних документів медичного характе-
ру – запит у SF 184 “Request for Employee Medical Folder (Separated
Employee)”, для інформації медичного характеру з документів, переда-
них іншим FRC до 1 вересня 1984 року – запит у формі OF 11 (запит
повинен включати назву і адресу медичної установи-документоутво-
рювача). для направлення запиту до документів військослужбовців ви-
користовується форма SF 180 або її електронний еквівалент у системі
eMilrecs (для документів кадрового обліку військовослужбовців); ко-
лишні військовослужбовці, ветерани або найближчі родичі померлого
військовослужбовця до документів кадрового обліку подають запит у
формі SF 180. до цих самих документів можуть направити запити й
представники громадськості або неурядових організацій, також вико-
риставши SF 180. Запити до документів про медичне лікування вій-
ськовослужбовців, військових шпиталів і клінік подаються окремо згід-
но з правилами, визначеними “Transactions with the National Personnel
Records Center (NPRC), St. Louis, MO”. Всі форми запитів розміщені в
Інтернеті на офіційних веб-сайтах NARA та кожного FRC. Строк ви-
конання запитів не перевищує 24 годин.
Складніша ситуація із допуском до документів дослідників та ін-
ших бажаючих. На підставі американського законодавства процес до-
ступу регулюють установи, а не FRC. Правила допуску установа вста-
новлює під час передавання документів, описуючи їх у вже згаданій
формі SF 135. обмеження встановлюються відповідно до чинних за-
конів США: “The Freedom of Information Act” (закон “Про свободу ін-
формації”) 1966 р. із змінами, який виділяє дев’ять категорій інформа-
ції, звільнених від обов’язкового надання за запитами громадян27, “The
Privacy Act”28 (Закон про захист приватного життя людини) 1974 р. із
змінами, а також виконавчих наказів Президента США (останній Ео
1354929, направлений на заснування Національної програми з охорони і
обігу секретної інформації про національну безпеку “Classified National
Security Information Program”, виданий Б.обамою 18 серпня 2010 р.) та
інших законодавчо-нормативних актів. Запити на допуск до інформації
дослідники повинні адресувати установам, а ті у свою чергу направля-
ють їх FRC на виконання або надають допуск до інформації.
Усі процеси роботи у FRC комп’ютерізовані. Програма ком п’ю-
теризації FRC розпочалася 1968 року. діють системи контролю за сері-
ями документів, виконанням запитів і строками зберігання документів,
режимом зберіганням і топографічним розміщенням документів, наяв-
ністю вільної площі тощо.
123АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
На рівні штатів (не федеральний рівень) функціонує трохи інша,
але схожа, система комплектування місцевих архівних установ США.
Архів штату здійснює зберігання і використання документів постійно-
го зберігання; служба інформаційного і документаційного менеджмен-
ту допомагає установам штату керувати документаційними процесами,
надає консультації, проводить тренувальні семінари, контролює строки
зберігання і знищення документів; центр документації штату забез-
печує зберігання неактивних документів установ штату, знищення до-
кументів тимчасових термінів зберігання і передавання до архіву штату
документів постійних термінів зберігання. Усі програми функціонують
у рамках одного департаменту. Це може бути департамент архівів і іс-
торії як у штатах Алабама, міссісіпі, Південна кароліна, департамент
культурних ресурсів – у штаті Північна кароліна, департамент освіти
і раннього розвитку – у штаті Аляска, департамент бібліотек, архівів і
публічних документів – у штаті Арізона, департамент парків і туриз-
му – у штаті Арканзас, департамент кадрів і адміністрації – у штаті
колорадо, департамент бухгалтерії і загальних служб – на Гавайях, ар-
хіви Флоріди та джоржжії підпорядковуються державному секретареві
штату тощо.
Існує важлива відмінність між затвердженням переліків документів
на федеральному рівні і на рівні штату. Якщо на федеральному рівні пе-
реліки документів затверджує NARA, то на рівні штату це є обов’язком
спеціальних комісій. У кожному штаті функціонують дві комісії, одна
з них призначена для розгляду переліків документів зі строками збе-
рігання державних установ штату (State Records Commission), дру-
га – місцевих установ (Local Government Records Commission), які в
принципі є аналогом експертно-перевірних комісій (ЕПк), що функці-
онують при обласних архівах в Україні. Наприклад, у штаті Алабама до
складу першої комісії входять: директор департаменту архівів і історії,
голова департаменту аналізу бюджету штату, генеральний прокурор,
Секретар штату, представник від департаменту фінансів, представники
історичних департаментів університетів штату. до обов’язків комісії
входить здійснення аналізу документів, створених установами штату,
видання правил класифікації публічних документів і встановлення тер-
мінів їх зберігання, визначення які публічні документи повинні збері-
гатися постійно, а які можуть бути виділені до знищення, затвердження
актів про виділення документів до знищення, поданих установами шта-
ту. комісія має право разом з працівниками установи перевіряти умови
зберігання документів з постійними термінами зберігання та інспекту-
вати знищення документації. комісія працює відповідно до кодексу
штату Алабама 1975 року, секція 41-13-21, 24-6.
до другої комісії в Алабамі входять: директор департаменту
архі вів і історії, голова департаменту аналізу бюджету штату, гене-
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом124
ральний прокурор, Секретар штату, представники від університетів
штату, направлені до комісії головами департаментів історії, один
суд дя, який має право розглядати заповіти і не є головою судової
комі сії округу, два голови судових комісій округу, які не є суддями з
заповітів, один податковий інспектор, два клерки від муніципалітетів.
Усі члени призначаються губернатором. до обов’язків такої комісії
входить: здійснення оглядів публічних документів, утворених в окру-
гах, муніципалітетах і сільських управліннях; визначення, які з цих
документів повинні зберігатись постійно, а які можуть бути зни ще-
ними; видання інструкцій і правил щодо документів місцевих адміні-
страцій, базованих на їх юридичній, інформаційній і історичній цін-
ності; розгляд і надання дозволів на запити установ щодо знищення
документів. Жоден округ, муніципалітет або інше місцеве управління
не може знищити свої документи без отримання дозволу від цієї комісії
(кодекс штату Алабама 1975 року, секція 41-13-23)30.
діяльність комісій є більш публічною, ніж ЕПк в Україні. Їх
засідання проводяться чотири рази на рік: у січні, квітні, липні і жовтні.
Голови комісій можуть скликати засідання за власною ініціативою. Прес-
релізи засідання розповсюджуються головам історичних департаментів
коледжів і університетів штату, які можуть запросити копії переліків, що
будуть обговорюватись, і направити комісіям свої коментарі. Установа
штату, яка подає свій перелік документів на розгляд комісії, повинна
зробити це за 75 днів до засідання. Усі запропоновані для розгляду
переліки документів доступні на сайтах відповідних департаментів
штатів для обговорення громадськістю за 30 календарних днів до
проведення засідання, прес-релізи розміщуються у ЗмІ. Громадськість
має право подати свої зауваження до комісії за 5 днів до проведення
засідання. Після розгляду усі переліки спрямовуються до установ, які
їх направляли на розгляд (і мають силу законодавчо-нормативного
акту), а також розміщуються на веб-сайті відповідного департаменту
для ознайомлення громадськості.
Ефективність системи управління документацією в установах,
опрацювання документів і тимчасового зберігання з використанням
центрів документації як проміжної ланки визнана не тільки у Сполучених
Штатах Америки (як кажуть у світі, американці перш за все рахують
гроші, тож кожного року, використовуючи тільки федеральні центри
документації, державні установи федерального рівня економлять
понад 30 мільйонів доларів). до речі, вперше ця ідея була реалізована
у Франції (так звана система передархіважу). Безумовно, головним
чинником тут є мінімізація фінансових витрат на опрацювання і
зберігання документів. Фактично установам документи потрібні тільки
тоді, коли вони активно використовуються. У подальшому установа
не хоче витрачати кошти на експертизу цінності, науково-технічне
125АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
опрацювання та зберігання накопичених документів. Цю роль з
успіхом може виконати центр документації з його дешевими площами
(порівняно з вартістю площ державних архівів). Центр документації
знімає й навантаження з архіву, оскільки фактично бере на себе функцію
відбору документів на постійне зберігання (безумовно, беручи до уваги
переліки документів зі строками зберігання, розроблені установами і
погоджені в установленому порядку) і здійснює їх передавання до архіву,
контролює терміни зберігання документів, знищує документи, терміни
зберігання яких закінчились, виконує запити установ у максимально
короткі терміни. ми вже не говоримо тут про інші послуги, такі як
тренувальні семінари для співробітників, відповідальних за управління
документацією в установах, мікрофільмування або оцифрування доку-
ментів тощо. Таким чином, до архіву документи надходять в упоряд-
кованому стані, і він не має проблем з виділенням до знищення доку-
ментів тимчасових термінів зберігання, архів виконує тільки свої прямі
функції – зберігання і використання історичних документів.
1 Про аутсорсинг див. статтю овчаренко Т. С. Розвиток аутсорсингу в
галузі інформаційних технологій у вітчизняних компаніях // Теоретичні
та прикладні питання економіки. Збірник наукових праць. Випуск 24. – к.:
київський Національний університет ім. Т. Шевченка, економічний факультет,
2011. – С. 273–279.
2 комплектування архівів штатів також висвітлене у статті російської
дослідниці Леонтьєвої о. Г. див.: Леонтьева о. Г. о комплектовании
американских архивов: опыт штата Техас // отечественные архивы. Научно-
практический журнал. – м., 2000. – № 5. – С. 92–96. діяльність бізнес-архівів
у США була предметом дослідження російської дослідниці карапетянц І. В.
див.: карапетянц И.В. Прошлое и настоящее экономических архивов в
Западной Европе и США: научно-практический опыт. – м.: РГГУ, Историко-
архивный институт, 1997. – ВНИИдАд РФ, СИФ оЦ НТИ, депонированная
рукопись докторской диссертации № 182. – Ч. 1., Ч. 2. (Загальний обсяг
519 с.). Питання управління документацією розглядав у своїх публікаціях
російський дослідник Рисков о. И. див.: Рысков о. И. Вопросы управления
документами в законодательстве США // Секретарское дело. Ежемесячный
профессиональный журнал. – м., 2005. – № 6 (58). – С. 38–41.
3 Роль центрів документації приватних компаній ще 1988 р. висвітлив у
своїй статті “Що таке центри документації і як вони себе зарекомендували”
Вільям Бенедон. Стаття була перекладена на російську мову В. Н. Гармаш і
знаходиться на депонованому зберіганні у СІФ оЦНТІ ВНІІдАд РФ № 1066
“п”. див.: Benedon William. The Records Center – A Proven Concept. // The In-
ternational Records Management Journal. – July, 1988. – Vol. 4. – № 3. – Р. 3–12.
4 кабочкина Т. с. Федеральные центры документации США. История,
современный опыт // отечественные архивы. Научно-теоретический и научно-
практический журнал. – м., 1992. – № 6. – С. 92–100.
5 Військовий департамент США 1 грудня 1942 р. заснував центр доку-
ментації у омасі, штат Небраска, для зберігання документів Цивільного
корпусу охорони природних ресурсів (Civilian Conservation Corps (CCC)) –
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом126
федерального відомства, що функціонувало відповідно до Нового курсу
Президента Ф. д. Рузвельта протягом 1933–1942 рр. для навчання і створення
робочих місць та проведення у життя загальнонаціональної природоохоронної
програми. У ході реалізації програми були створені трудові табори для
безробітної молоді, робочі місця отримали більше 3 мільйонів чоловік,
документи яких потім стали основою для формування центру документації.
З березня 1943 р. центр документації у омасі почав поповнюватись
документами колишніх цивільних службовців інших ліквідованих установ
Військового департаменту. Це спонукало у серпні 1943 р. створити Discon-
tinued Projects Branch – центральний репозіторій для зберігання документів
ліквідованих установ (якому був підпорядкований центр у омасі), а 1945 р. –
Records Administration Center (центр адміністрування документів) у Сент Луїсі
(розташовувався у приміщенні військового заводу по виробництву набоїв),
штат міссурі, який згодом був перейменований на Civilian Personnel Records
Branch (філіал для зберігання документів цивільного персоналу, CPRB). CPRB
розпочав прийом особових справ і документів про нарахування заробітної
плати військовим і цивільним службовцям. На 1950 р. документи цивільних
службовців Військового департаменту були розосереджені у понад 20000
сховищах. Тому секретар оборони джордж маршал звернувся до Адміністрації
загальних служб з проханням про передачу до CPRB усього обсягу цих
документів, рішення про що було прийняте 25 квітня 1951 р. концентрація
документів цивільних службовців призвела до необхідності виділення нового
приміщення для центру, ним став будинок братів Батлерів на 18-ій і Локуст-
стріт у центрі Сент Луїсу. 29 жовтня 1951 р. армія формально передала CPRB
у підпорядкування Адміністрації загальних служб і у складі Національного
архіву і служби документації офіційно з’явився перший федеральний центр
документації. Згодом ВмФ США ліквідував свій центр зберігання справ
цивільних службовців ВмФ у меканіксбурзі, штат Пенсільванія, і передав
увесь обсяг документів до федерального центру документації у Сент Луїсі.
Його приклад наслідувала Адміністрація у справах ветеранів, яка передала усі
персональні справи колишніх службовців з Філадельфії, та комісія у справах
цивільної служби. до 1955 р. центр у Сент Луїсі став єдиним у США місцем
зберігання документів колишніх федеральних цивільних службовців. 1958 р.
конгрес профінансував будівництво нового будинку центру, спорудження
якого завершилось 1961 р. і коштувало уряду на той час 5,6 мільйона доларів.
На вулиці Віннебаго, 111 розмістилось більше 400000 кубічних футів доку-
ментів, акумульованих центром за минулі 10 років.
Розвиток секції документів військового персоналу також просліджується з
початку 1940-х років. Упродовж другої світової війни був створений великий
обсяг документації, що включала справи військовослужбовців, медичні і
управлінські документи. Простір для зберігання цих документів у Вашингтоні
був обмежений, тому було прийняте рішення про розосередження документів
поза межами столиці. Demobilized Records Branch (філіал для зберігання доку-
ментів демобілізованих військовослужбовців, DRB), що зберігав персональні
справи військовослужбовців армії і військово-повітряних сил, вимушений
був розмістити свої архівні документи у декілька сховищ, а 1942 р. переїхати
до Хай Поїнт, штат Північна кароліна. DRB, створений 1 листопада 1912 р.,
протягом 1942–1944 рр. був реорганізований у дві секції: документів періоду
Першої світової війни і документів періоду другої світової війни, а також
філію управлінських документів, що розмістилась на той час у Саваннаху,
127АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
штат джорджія. Вся структура отримала назву Demobilized Personnel Records
Branch (філія зберігання документів демобілізованих військовослужбовців,
DPRB). Проте, вже на 1945 р. армія вимушена була шукати нове, значно більше,
приміщення для архіву. 1 вересня 1945 р. армія заснувала Records Administration
Center (центр адміністрування документів, AGO) у Сент Луїсі на колишньому
військовому заводі (там же був розміщений згаданий вище центр зберігання
документів цивільних службовців) і упродовж місяця перевезла документи з
Північної кароліни до міссурі, а до березня 1946 р. перемістила до Сент Луїсу
документи з джорджії. 1949 р. армія знов стикається з проблемою гострої
нестачі місця для зберігання документів. Вона була вимушена передати свої
управлінські документи до центру документації у канзас-сіті, але цей крок не
зняв напругу. За оцінками експертів, обсяг армійських документів на той час
сягав 17 мільйонів персональних справ військовослужбовців армії і військово-
повітряних сил. У ході корейського конфлікту армії довелося запустити
виробництво набоїв на військовому заводі, тому документи з його приміщень
слід було перемістити у інші сховища. окрім того нормальних умов зберігання
вимагали документи космічної галузі, Центра управління документами
Військово-морського Флоту, що тоді розміщувався у Гарден-сіті, штат Нью
Йорк. департамент оборони 1951 р. підписав контракт на будівництво нового
центру зберігання персональних документів військовослужбовців, будівництво
якого завершилось 1956 р., його було оцінено у 12,5 мільйонів доларів. Центр
був розташований у передмісті Сент Луїсу (будинок мав шість поверхів, 728
футів у довжину і 282 у ширину). Новий центр отримав назву Department
of Defense Military Personnel Records Center (центр зберігання персональних
документів військовослужбовців департаменту оборони, DODMPRC), він
використовувався спільно армією, флотом і військово-повітряними силами
США. 1 липня 1960 р. Пентагон передав право власності на DODMPRC Адмі-
ні страції загальних служб, центр став складовою частиною Національного
архіву і служби документації та отримав назву Military Personnel Records Cen-
ter (центр зберігання персональних документів військовослужбовців, MPRC).
Проте Національний архів не отримав юридичної опіки над документами
армії, ВмС та ВПС США. 1962 р. до центру передали свої документи корпус
морської піхоти, 1964 р. – берегова охорона.
1966 р. обидва федеральні центри документації у Сент Луїсі, цивільних
і військових службовців, були об’єднані у одну структуру у рамках Націо-
нального архіву і служби документації, нова структура отримала назву Націо-
нальний центр документації з особового складу (National Personnel Records
Center (NPRC)). Під єдиний фізичний і адміністративний контроль було взято
зберігання і використання документів як цивільних, так і військових феде-
ральних службовців // Електронний ресурс Національного архіву США: The
National Personnel Records Center – A History. http://www.archives.gov/st-louis/
archival-programs/history.html.
6 1949 р. конгрес видав Акт “Про федеральну власність та адміністративні
служби” (Federal Property and Administrative Services Act of 1949), яким усі
урядові документи були визнані федеральною власністю, централізоване
управління ними було доручене Адміністрації загальних служб (General
Services Administration (GSA)), до структури якої увійшов і Національний
архів і служба документації (National Archives and Records Service (NARS)) //
Електронний ресурс: http://epw.senate.gov/fpasa49.pdf.
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом128
7 National Archives and Records Administration (Title 44, Chapter 21); Re-
cords Management by the Archivist of the United States and by the Administrator
of General Services (Title 44, Chapter 29); Records Management by Federal Agen-
cies (Title 44, Chapter 31); Disposal of Records (Title 44, Chapter 33); Coordina-
tion of Federal Information Policy (Title 44, Chapter 35) // Електронний ресурс
Національного архіву США: http://www.archives.gov/about/laws/#recmgmt.
8 докладніше див.: Левченко Л. Л. до історії створення Національного
архіву Сполучених Штатів Америки // Архіви України. Науково-практичний
журнал. Випуск 1 (267): січень–березень. – к., 2010. – С. 141–161.
9 Національний центр документів з особового складу (National Person-
nel Records Center’s (NPRC)) розподіляється на дві частини: не-архівне (non-
archival) і архівне зберігання. документи колишніх цивільних федеральних
службовців, що вийшли у відставку після 1951 р. знаходяться у законному
володінні офісу управління персональними справами (Office of Personnel
Management (OPM)). доступ до таких документів обмежений законом 1974 р.
“Privacy Act” і тільки певна категорія інформації може бути доступною не
уповноваженим особам відповідно до Закону “Про свободу інформації”
(Freedom of Information Act (FOIA)). документи цивільних службовців,
відставка яких відбулася перед 1952 р., (центр зберігає документи за період
1850–1951 рр.) можуть бути доступні дослідникам відповідно до загального
архівного законодавства США // Електронний ресурс Національного архіву
США: http://www.archives.gov/st-louis/archival-programs/civilian-personnel-ar-
chival/index.html; http://www.archives.gov/st-louis/archival-programs/civilian-per-
sonnel-archival/index.html.
10 документи військовослужбовців періоду до Першої світової війни
зберігаються у Національному архіві, у Вашингтоні.
11 Електронний ресурс Національного архіву США: http://www.archives.
gov/frc/about.html.
12 Kimberllee N. Ried. NARA’s UptoDate in Kansas City. Central Plains
Regional Archives Moves to Historic Downtown Location. // Prologue. – Spring
2009. – Vol. 41. – No. 1.
13 National Archives and Records Administration. General Records Schedule //
Електронний ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/re-
cords-mgmt/grs/grs-trs22.html.
14 Records Management. Subchapter B. Electronic Records Management.
(Розділ 1236 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний
ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/
part-1236.html; Audiovisual, Cartographic, and Related Records Management.
(Розділ 1237 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний
ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/
part-1237.html.
15 Records Management. Subchapter B. Microforms Records Management.
(Розділ 1238 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний
ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/
part-1238.html.
16 Records Management. Subchapter B. Scheduling Records. 1225.18 “How do
agencies request records disposition authority?”, пункти (b) і (c) // Електронний
ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/
part-1225.html.
129АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом
17 Records Management. Subchapter B. Scheduling Records. (Розділ 1225 із
поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний ресурс Націо-
нального архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/part-1225.html.
18 Introduction to the General Records Schedules. General Records Schedules.
Transmittal № 22.
April 2010 // Електронний ресурс Національного архіву США: http://www.
archives.gov/records-mgmt/grs/intro.html.
19 General Records Schedules // Електронний ресурс Національного архіву
США: http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs12.html.
20 Records Management. Subchapter B. Creation and Maintenance of Feder-
al Records (Розділ 1222 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) //
Електронний ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/
about/regulations/part-1222.html.
21 Brooks Philip Coolidge. The selection of records for preservation. // The
American Аrchivist. – Vol. 3. – № 4. – October 1940. – P. 221–234.
22 Records Management. Subchapter B. Managing Vital Records. (Розділ 1223
із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний ресурс Націо-
нального архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/part-1223.html.
23 Records Management. Subchapter B. Transfer of Records to Records Stor-
age Facilities. (Розділ 1232 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) //
Електронний ресурс Національного архіву США: http://www.archives.gov/
about/regulations/part-1232.html.
24 Records Management. Subchapter B. Implementing Disposition. (Розділ
1226 із поправками, внесеними 2 листопада 2009 року) // Електронний ресурс
На ціо нального архіву США: http://www.archives.gov/about/regulations/part-
1226.html.
25 Records Management. Subchapter B. Transfer, Use, and Disposition of Re-
cords in a NARA Federal Records Center (Розділ 1233 із поправками, внесеними
2 листопада 2009 року) // Електронний ресурс Національного архіву США:
http://www.archives.gov/about/regulations/part-1233.html.
26 Records Management. Subchapter B. Transfer of Records to Records Stor-
age Facilities (Розділ а-1232.10 (абзац перший) із поправками, внесеними 2
листопада 2009 року) // Електронний ресурс Національного архіву США:
http://www.archives.gov/about/regulations/part-1232.html.
27 The Freedom of Information Act 5 U.S.C. § 552, As Amended By Public
Law No. 104–231, 110 Stat. 3048 Електронний ресурс: http://www.justice.gov/
oip/foia_updates/Vol_XVII_4/page2.htm.
28 “The Privacy Act” (5 U.S.C. § 552a), December 31, 1974. Електронний
ресурс: http://www.justice.gov/opcl/privstat.htm.
29 EO 13549 “Classified National Security Information Programs for State, Lo-
cal, Tribal, and Private Sector Entities”. August 18, 2010 // Електронний ресурс:
http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2010/08/18/executive-order-classified-
national-security-information-programs-state.
30 Електронний ресурс: http://www.archives.alabama.gov; http://www.ar-
chives.state.al.us/.
Рассматриваются вопросы управления документацией в федеральных
орга нах США, полномочия Национального архива США в управлении доку-
ментацией, подготовки и использования общего перечня документов, создания
конкретных перечней документов федеральных учреждений для установ ления
АРХІВНА СПРАВА ЗА коРдоНом130
сроков хранения документов, определения дат уничтожения документов вре-
менного хранения и передачи в Национальный архив документов постоян-
ного хранения. особое внимание автор уделил роли Федеральных центров
документации. кроме того, автор подчеркнул особенности управления доку-
ментацией на уровне штата, обращая внимания на функции комиссий по
утверждению перечней документов учреждений штата.
Ключевые слова: Федеральные центры документации в США; общий
перечень документов; управление документацией в США; Национальный
архив и Администрация документации.
The author examines the questions of the management of the records in the
federal departments of the U.S., the National Archives of U.S. authority in the man-
agement of records, the preparing and providing of the general list of records, the
creation of the lists of records of the federal agencies for the timing of preservation,
the determination of the dates of destruction of records of temporary storage and
dates of transfer to the National Archives of documents of the permanent storage.
Particular attention is paid to the role of the Federal Records Centers.
In addition, the author emphasized the features of the records management at
the state level, paying attention to the functions of the commissions approving the
list of documents of the institutions of the state.
Keywords: Federal Centers of Documentation U.S; the total list of documents;
the records management in the U. S.; the National Archives and Records Admin-
istration.
|