Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду

Статья посвящена проблемам теоретического анализа и практического применения норм права, которые регулируют работу работников архивных подразделений суда. Согласно действующего законодательства описан путь с момента оформления документов в дела к моменту передачи их в архивное подразделение суда, с...

Ausführliche Beschreibung

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Datum:	2009
1. Verfasser:	Скоковська, Я.П.
Format:	Artikel
Sprache:	Ukrainian
Veröffentlicht:	Інститут держави і права ім. В.М.Корецького НАН України 2009
Schlagworte:	Судова практика
Online Zugang:	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/14009
Tags:	Tag hinzufügen Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
Назва журналу:	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
Zitieren:	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду / Я.П. Скоковська // Судова апеляція. — 2009. — № 3(16). — С. 116-136. — Бібліогр.: 22 назв. — укp.

Institution

Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine

id	irk-123456789-14009
record_format	dspace
spelling	irk-123456789-140092010-12-08T12:02:33Z Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду Скоковська, Я.П. Судова практика Статья посвящена проблемам теоретического анализа и практического применения норм права, которые регулируют работу работников архивных подразделений суда. Согласно действующего законодательства описан путь с момента оформления документов в дела к моменту передачи их в архивное подразделение суда, с указанием сроков их хранения и процедуры уничтожения. The article is devoted to the problems of theoretical analysis and practical application of legal norms, which regulate activity of office worker of the archive of a court. In the article the author describes the procedures of processing of documents and transmission them to the archive of a court and points the terms of keeping of these documents and their next elimination. 2009 Article Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду / Я.П. Скоковська // Судова апеляція. — 2009. — № 3(16). — С. 116-136. — Бібліогр.: 22 назв. — укp. XXXX-0026 http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/14009 uk Інститут держави і права ім. В.М.Корецького НАН України
institution	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
collection	DSpace DC
language	Ukrainian
topic	Судова практика Судова практика
spellingShingle	Судова практика Судова практика Скоковська, Я.П. Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
description	Статья посвящена проблемам теоретического анализа и практического применения норм права, которые регулируют работу работников архивных подразделений суда. Согласно действующего законодательства описан путь с момента оформления документов в дела к моменту передачи их в архивное подразделение суда, с указанием сроков их хранения и процедуры уничтожения.
format	Article
author	Скоковська, Я.П.
author_facet	Скоковська, Я.П.
author_sort	Скоковська, Я.П.
title	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
title_short	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
title_full	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
title_fullStr	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
title_full_unstemmed	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
title_sort	організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду
publisher	Інститут держави і права ім. В.М.Корецького НАН України
publishDate	2009
topic_facet	Судова практика
url	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/14009
citation_txt	Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду / Я.П. Скоковська // Судова апеляція. — 2009. — № 3(16). — С. 116-136. — Бібліогр.: 22 назв. — укp.
work_keys_str_mv	AT skokovsʹkaâp organízacíjnopravovízasadidíâlʹnostíarhívnogopídrozdílusudu
first_indexed	2025-07-02T15:46:41Z
last_indexed	2025-07-02T15:46:41Z
_version_	1836550667355815936
fulltext	На мою думку, в разі встановлення суб’єктивного чи об’єктивного критеріїв небезсторонності судді, апеляційний суд повинен, перевіривши всі наявні у справі докази, постановити свій вирок, а у разі необґрунтованості таких доводів ухвалою відмовити в задоволенні апеляції. Не відповідає інтересам правосуддя і призначення нового розгляду справи у зв’язку з тим, що розгляд відбувся за відсутності будь�кого з учасників судового провадження, належним чином не повідомлених про дату, час і місце судового засідання. Чинний КПК України також не передбачає цієї підстави для скасування вироку. Наявність такої підстави буде спонукати деяких учасників судового прова� дження до зловживання своїми процесуальними правами і вони не будуть з’яв� лятися до суду першої інстанції, а потім, використовуючи незадовільний стан за� собів зв’язку, наводити цю підставу для скасування вироку. Якщо судовий розгляд справи у суді першої інстанції відбувся без будь�кого з учасників процесу, то вони повинні мати право в апеляційному суді ставити питання про несправедливість судового розгляду та скасування вироку повністю чи частково і постановлення нового у зв’язку з невірним застосуванням ма� теріального права. При вирішенні судом питання про права, свободи, інтереси та обов’язки осіб, які не були повідомлені про можливість вступити у кримінальне провадження, також немає необхідності скасовувати весь вирок і повертати справу на новий судовий розгляд, оскільки за змістом п. 4 ч. 1 ст. 446 проекту нового КПК ці порушення не мають відношення до обвинувачення, постановленого у вину за� судженому. У цьому разі апеляційному суду потрібно надати повноваження скасовувати вирок в частині, що стосується цих осіб, надавши їм право вирішити свої вимо� ги у встановленому законом позасудовому чи судовому порядку. Вважаю, що для підвищення ефективності вітчизняної судової системи кримінальна справа повинна розглядатись у кожному із судів першої, апеля� ційної та касаційної інстанції лише один раз. ОрганізаційноJправові засади діяльності архівного підрозділу суду Я. П. Скоковська, помічник судді судової палати в кримінальних справах Апеляційного суду м. Києва «Документ – це серце і душа кожної організації» Майкл Дж. Д. Саттон Статья посвящена проблемам теоретического анализа и практического применения норм права, которые регулируют работу работников архивных подразделений суда. Согласно дейст� вующего законодательства описан путь с момента оформления документов в дела к моменту Судова практика 116 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 передачи их в архивное подразделение суда, с указанием сроков их хранения и процедуры унич� тожения. The article is devoted to the problems of theoretical analysis and practical application of legal norms, which regulate activity of office worker of the archive of a court. In the article the author describes the procedures of processing of documents and transmission them to the archive of a court and points the terms of keeping of these documents and their next elimination. У зазначеній статті розглянуті такі питання, як необхідність належної орга� нізації та зберігання архівних матеріалів, питання, які виникають під час визна� чення терміну зберігання документів, висвітлена робота експертної комісії, а також зазначено про такі важливі аспекти роботи будь�якого архівного підрозділу суду, як система електронного документообігу (електронний архів) та можливість доступу до архівних матеріалів, які висвітлені не лише в історично� му та теоретичному значенні, а й з практичного боку. 1. Важливість належної організації обліку та зберігання архівних матеріалів Ще за часів Стародавньої Греції словом «архів» називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. Велике значення має архів (архівний відділ, архівний підрозділ) як для кож� ного підприємства, установи, організації окремо, так і для держави в цілому. Завдяки архіву (архівним матеріалам) можна дослідити не лише історію певної організації, підприємства, установи, а й історію конкретних періодів розвитку окремих держав. Наприклад, деякі архівні матеріали, які були б цікаві для істо� риків нашої країни й нині зберігаються за межами України. Завдяки судовим архівам можна прослідкувати особливості розгляду судових справ, визначення покарання за певні злочини, які дії вважалися злочинними в певний історичний період розвитку країни та інше. Архівна справа – це діяльність, що охоплює наукові, організаційні, правові, технічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’язані із накопиченням, обліком, зберіганням архівних документів та вико� ристанням відомостей, які в них містяться1. Відповідно до ст. 1 Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ – це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберіган� ня архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та фор� мування Національного архівного фонду і/або здійснює управління, науково� дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи чи діловодства. Судові архіви у своїй діяльності керуються: Законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» в редакції від 13 грудня 2001 року з наступними змінами; Правилами роботи архівних підрозділів ор� ганів держаної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і ор� ганізацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України № 16 Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 117 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 1 Великий енциклопедичний юридичний словник / За ред. акад. НАН України Ю.С. Шемшу� ченка. – К.: ТОВ «Вид�во «Юридична думка», 2007. – С. 38. від 16 березня 2001 року; Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміні� страції України № 277 від 14 липня 2003 року; Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України № 2 від 6 січня 2006 року; Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердже� ною наказом Державної судової адміністрації № 68 від 27 червня 2006 року; Інструкцією з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженою нака� зом Державної судової адміністрації № 1 від 6 січня 2006 року тощо. Слід зазначити, що процес обліку архівних документів суду повинен відповідати таким вимогам: непорушність структурної організації архівних до� кументів, яка була виконана на етапі їх систематизації; відповідність струк� турній організації документів, що була розпочата ще в процесі діловодства і закінчується в архіві суду, а в тих випадках, коли справи передаються на дер� жавне зберігання, – в державних архівах. До основних завдань архіву (архівного підрозділу) як у суді, так і в будь�якій організації, належать: прийом від структурних підрозділів суду документів та їх зберігання; перевірка формування документів у справи відповідно до номенкла� тури справ суду; участь у складанні зведеної номенклатури справ; проведення попередньої експертизи цінності документів, що передають на зберігання; скла� дання та подання на розгляд експертної комісії суду описів справ постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), а також справ особового складу та актів про виділення до знищення документів, що не підлягають по� дальшому зберіганню; видавання у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів із архівних документів. Відповідно до перелічених завдань працівники архіву (архівного підрозділу) мають право вимагати від структурних підрозділів суду передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правила� ми; повертати структурним підрозділам документи, оформлені з порушенням встановлених вимог на доопрацювання; інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо їх поліпшення; давати струк� турним підрозділам установи рекомендації з питань, що належать до компе� тенції архіву (архівного підрозділу) тощо. Перед тим, як передавати справи до архіву, їх перевіряють на правильність оформлення, формування документів у них та відповідність номенклатурі справ суду. Згідно з п. 5.1. Правил роботи архівних підрозділів органів державної вла� ди, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій оформлення справ, зведених у діловодстві структурних підрозділів установи, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву установи. У судах оформлення і передача справ до архіву суду здійснюється відповідними відділа� ми суду з урахуванням методичних рекомендацій працівників архіву. В Прави� лах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самовряду� вання, підприємств, установ і організацій зазначено, що оформлення справи пе� редбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису доку� ментів справи, засвідчувального напису справи, підшивання справи, оформлен� ня обкладинки (титульного аркуша) справи. Судова практика 118 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 Інструкція з діловодства в апеляційному загальному суді передбачає такі вимоги до оформлення справ: 1) усі аркуші в справі нумеруються з дотриманням таких правил: аркуші в справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м’яким простим графічним олівцем або нумерато� ром; аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окре� мо; фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотньому боці у верхньому лівому куті; якщо до справи долучений конверт з документами, то на конверті вка� зується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями по� винні бути пронумеровані. Слід зазначити, що конверти підшиваються до спра� ви після документів, які надійшли в них до суду; якщо при нумерації допущено велику кількість помилок, то аркуші нуме� руються заново, а попередні номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються; при невеликій кількості помилок нумерацію аркушів можна виправити за допомогою додавання букв українського алфавіту («а», «б», «в» і далі) з простав� ленням номеру попереднього аркуша. Слід зазначити, що всі помилки і виправ� лення мають бути зазначені в засвідчувальному написі, який повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису; 2) у кожній судовій справі складається внутрішній опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. До опису доку� ментів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний до� кумент, підшитий до справи, у порядку їх розміщення. Обов’язково зазна� чається: оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів. За� значений опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища та посади; 3) справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (3–4 см завтовшки). Кожен том справи оформ� ляється окремо має власну нумерацію аркушів та власний опис; 4) усі матеріали підшиваються до справи нитками через п’ять чи чотири (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) отвори впродовж лівого, вільного від тексту поля документів. Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь�яким іншим способом забороняється. Ці вимоги визначені не просто так, адже в діяльності суду є багато справ три� валого зберігання, є справи, які зберігаються постійно, і для забезпечення мож� ливості збереження таких справ працівники апарату суду повинні дотримувати� ся цих правил. Особливої уваги заслуговує оформлення обкладинок справ. На обкладинках справи проставляються крайні дати документів, що вміщені в кожну справу, її номер за описом. У разі зміни найменування установи впродовж часу, що охоп� люють документи справи, на обкладинці справи вказується нове найменування Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 119 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 установи, а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинці справи роблять� ся чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою. У судових архівах ведуться також опис справ постійного зберігання, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опис справ особового складу, опис справ тимчасового зберігання, які подаються на розгляд експертної комісії суду, а потім подаються на затвердження експертно�перевірною комісією відповідно� го державного архіву. Слід зазначити, що ще в ХVI столітті судові книги ретельно оберігалися. В той час особливість діловодства адміністративних і судових установ визначав склад архівів. Важливе нововведення у діловодстві установ – реєстри (регістри) сприяли розвиткові різновидів актових книг. Завдання зберігання і використан� ня архівних матеріалів диктували необхідність систематизації їх та складання описів. Деякі книги й до сьогодні зберігаються в сучасних архівосховищах Києва та Львова2. Архів Апеляційного суду м. Києва є, порівняно, новим. У ньому зберігають� ся судові справи починаючи з 1976 року, позаяк лише 30 травня 1975 року Ука� зом Голови Президії Верховної Ради Української РСР було створено Київський міський суд (нині – Апеляційний суд м. Києва). В Апеляційному суді м. Києва ведеться облік документів. У кожному відділі до передачі справ в архів Апе� ляційного суду м. Києва документи оформлюються в справи, прошиваються, ну� меруються, робиться внутрішній опис справи. Після цього у верхньому лівому куті обкладинки справи суддя, під головуванням якого розглянуто справу, або Голова суду, перевіривши стан провадження у справі, зазначає дату, до якої справа повинна зберігатися в архіві суду, або робить напис «постійно», посвідчу� ючи це своїм підписом, що відповідає Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду. В архіві Апеляційного суду м. Києва працює три особи: два працівника працюють на посадах головного спеціаліста (електронний архів), один – на посаді старшого консультанта (з ар� хівної роботи). 2. Визначення терміну зберігання документів Визначення терміну зберігання справ регулюється: Правилами роботи архівних підрозділів органів держаної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного коміте� ту архівів України № 16 від 16 березня 2001 року з наступними змінами; Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адмі� ністрації України № 2 від 6 січня 2006 року. Особливістю є те, що строки, зазначені в нормативних документах, є мінімальними і їх скорочення є не можливим, але в разі потреби рішенням екс� пертної комісії суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені. Судова практика 120 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 2 Калакура Я.С., Боряк Г.В., Дубровіна Л.А. та ін. Архівознавство. – К., 1998. – 316 с. Взагалі в архіві Апеляційного суду м. Києва зберігаються лише справи, роз� глянуті Апеляційним судом м. Києва по першій інстанції, а також наряди з копіями ухвал та інших рішень, винесеними в апеляційній інстанції. Слід зазначити, що важливим є час, з якого починають спливати строки зберігання судових справ. Зі справами, які перебувають у загальному діло� водстві й ведуться у суді, все дуже просто – термін зберігання таких справ визна� чається з 1 січня року, наступного після року закінчення справи в діловодстві. Що стосується кримінальних справ, то передбачений перелік обов’язкових умов, з яких починається обчислення строку зберігання справ. До них, зокрема, належать: закінчення терміну відбування покарання – як основного, так і додат� кового, визначеного вироком суду, що набрав законної сили; фактичного звільнення від відбування покарання засудженого (наприклад, звільнення від відбування покарання у зв’язку з амністією тощо); закінчення випробувального терміну. Якщо випробувальний термін було скасовано і особа відбувала пока� рання у виправній колонії, то обчислення строку зберігання справи щодо такої особи починається з моменту закінчення терміну відбування покарання; з дня набрання чинності виправдувальним вироком, а також ухвалою чи постановою суду про закриття справи; набрання постановою у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення прокурора, органів досудового слідства та дізнання, законної сили; набрання постановою у справах, розглянутих у порядку вико� нання судових рішень у кримінальних справах, законної сили; набрання поста� новою у справах щодо осіб, стосовно яких застосовані примусові заходи вихов� ного характеру, законної сили; з моменту винесення судом ухвали про припи� нення застосування заходів медичного характеру до осіб, які вчинили суспільно небезпечні діяння в стані неосудності; набрання постановою про вирішення пи� тання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли в період відбування покарання. Відповідно до ст. 28 Кримінально�процесуального кодексу України особа, яка зазнала матеріальної шкоди від злочину, має право пред’явити до обвинува� ченого або до осіб, що несуть матеріальну відповідальність за дії обвинувачено� го, цивільний позов, який розглядається судом разом із кримінальною справою. Тому для кримінальних справ, за якими задоволено цивільний позов, урахо� вується термін виконання вироку в частині цивільного позову. Апеляційний суд м. Києва, керуючись ст. 34 Кримінально�процесуального кодексу України, розглядає справи по першій інстанції: 1) про злочини проти основ національної безпеки України (статті 109–114 КК України); 2) про злочини, за вчинення яких Кримінальним кодексом України передба� чено покарання у вигляді довічного позбавлення волі; 3) у разі особливої складності та важливості справи апеляційний суд має пра� во прийняти її до свого провадження, незважаючи на те, що вона підсудна місце� вому суду. Так було не завжди, наприклад, в архіві Апеляційного суду м. Києва існує ба� гато справ по обвинуваченню осіб за статтею 86�1 (розкрадання державного або колективного майна в особливо великих розмірах) Кримінального кодексу Ук� раїни (1960 року), яка на той час була надзвичайно важливою і розглядалася Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 121 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 Київським міським судом. Більше того, справи, в яких особи обвинувачувалися за ст. 86�1 Кримінального кодексу України (1960 року), відповідно до Переліку судових справ та документів діяльності суду із зазначенням строків зберігання від 7 липня 2000 року № 27/5, зберігалися постійно. Але, як бачимо, на сьогодні держава, насамперед, переймається життям і здоров’ям людини. Що стосується кримінальних справ, то термін їх зберігання залежить від санкції статті Кримінального кодексу України, а саме: 1) справи на засуджених до довічного позбавлення волі або до виняткової міри покарання, та справи щодо злочинів проти основ національної безпеки Ук� раїни зберігаються постійно. Слід зазначити, що справи постійного зберігання не зберігаються весь час в архіві відповідного суду, а належать до Національно� го архівного фонду України і підлягають передаванню на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради (через 75 років з мо� менту закінчення провадження у справі); 2) справи про особливо тяжкі злочини (у разі, коли за злочин передбачено покарання на строк понад 10 років) – зберігаються 10 років; 3) справи про тяжкі злочини (у разі, коли за злочин передбачено покарання у вигляді позбавлення волі від 5 до 10 років) – зберігаються 8 років; 4) справи про злочини середньої тяжкості (щодо злочинів, за які передбаче� не покарання у вигляді позбавлення волі від 2 до 5 років) – зберігаються 6 років; 5) справи про злочини невеликої тяжкості (коли за злочин може бути перед� бачене покарання у вигляді позбавлення волі до 2 років або інше більш м’яке по� карання) – зберігаються 3 роки; 6) справи з обвинувальним вироком, провадження яких закрито в судах; справи, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого; справи про звільнення від кримінальної відповідальності (за справами без обвинувальних висновків); справи за скаргами на дії та рішення прокурора, органів досудового слідства та дізнання; справи, розглянуті судом за поданням органів досудового слідства – зберігаються 3 роки; 7) справи в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах – 5 років. В усіх цих випадках необхідно пам’ятати, з якого моменту починається об� числення строку зберігання справи. Що стосується обчислення строку зберігання цивільних справ, то Переліком судових справ, які утворюються в діяльності суду від 6 січня 2006 року № 2, встановлені такі моменти обчислення строку зберігання: 1) з моменту набрання судовим рішенням касаційної інстанції законної сили або закінченням строку на касаційне оскарження; 2) у разі, коли касаційною інстанцією касаційну скаргу відхилено і залише� но судове рішення без змін; скасоване судове рішення із закриттям проваджен� ня у справі або залишенням заяви без розгляду; скасоване судове рішення і за� лишено чинним судове рішення, що помилково скасоване апеляційним судом; змінено ухвалу або скасовано ухвалу з вирішенням питання по суті – прова� диться з моменту проголошення судового рішення; 3) якщо касаційною інстанцією скасовано судове рішення з передачею спра� ви на новий судовий розгляд, обчислення строків зберігання справи провадить� Судова практика 146 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 ся після закінчення строку на касаційне оскарження судового рішення за ре� зультатами нового судового розгляду; 4) у разі, коли за судовим рішенням потрібно стягнути кошти на користь дер� жави, обчислення строків зберігання зазначених судових справ провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення. Серед цивільних справ також є справи, які мають постійний термін зберіган� ня. До них належать: справи про страйки, справи про відшкодування шкоди, за� подіяної смертю громадянина, справи про реабілітацію жертв політичних ре� пресій, справи про усиновлення (удочеріння). Справи про відшкодування шкоди, заподіяної смертю громадянина; справи про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи, визнання недієздатною та поновлення цивільної дієздатності фізичної особи; справи про встановлення ро� динних відносин громадян; справи про встановлення факту смерті особи в пев� ний час при відмові органів запису актів громадянського стану зареєструвати факт смерті – зберігаються 75 років. 25 років зберігаються справи про визначення місця проживання дитини, справи про відібрання дитини. 20�річний термін зберігання мають справи про оспорювання батьківства, материнства; інші справи, що виникають із житлових правовідносин; справи про спадщину; справи про право власності на нерухоме майно; справи про встановлення факту батьківства, материнства. Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів від 6 січня 2008 року № 2 встановлені й інші терміни зберігання цивільних справ. Необхідно звернути увагу на те, що відповідно до ст. 107 Цивільного проце� суального кодексу України усі справи, що підлягають вирішенню в порядку цивільного судочинства, розглядаються районними, районними у містах, міськими та міськрайонними судами. Тобто на сьогодні апеляційними судами цивільні справи по першій інстанції не розглядаються, тому нині в архіві Апе� ляційного суду м. Києва зберігаються цивільні справи з 1976 по 2005 роки, які розглядалися Апеляційним судом м. Києва (Київським міським судом) як судом першої інстанції. Копії судових рішень (ухвал, постанов тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи – зберігаються «доки не мине потреба». Експертна комісія суду. Визначення терміну зберігання справи є лише пер� шим кроком на шляху до вирішення питання щодо подальшої участі справи. Щорічно у суді проводиться попередня експертиза наукової та практичної цінності документів. Для організації цієї роботи в суді утворюється постійно діюча експертна комісія (дорадчий орган), яка призначається Головою суду. Відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій основними завданнями експертної комісії є: 1) організація та проведення експертизи цінності документів, що утворюють� ся в діяльності установи; 2) прийняття рішення про схвалення та подання до експертно�перевірної комісії державної архівної установи, архівних відділів міської ради проектів та� ких документів: описи справ постійного зберігання, що внесені до Національно� Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 123 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 го архівного фонду; описи справ з особового складу; номенклатури справ; інструкції з діловодства; положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії; акти про вилучення для знищення документів, що не вне� сені до Національного архівного фонду; акти про вилучення документів з Національного архівного фонду; 3) здійснення контролю за організацією документів у діловодстві установи; 4) участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності доку� ментів; 5) розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів зберігання, не передбачених чинними пе� реліками, та подання рішень з цих питань на затвердження експертно�пе� ревірної комісії відповідного державного архіву та інше. Тобто експертна комісія суду: перевіряє правильність визначення строку, протягом якого потрібно зберігати справу; розглядає акти про вилучення для знищення судових справ, справ загального діловодства та інших документів, що не потребують подальшого зберігання, та погоджують ці акти з експертно�пе� ревірною комісією державної архівної установи; розглядає номенклатуру справ поточного діловодства суду тощо3. До складу експертної комісії суду повинно входити не менше 5 осіб. Головою експертної комісії призначається заступник Голови суду або один із суддів, сек� ретарем призначається особа, яка відповідає за роботу архіву. В Типовому поло� женні про експертну комісію державного органу, органу місцевого самовряду� вання, державного та комунального підприємства, установи та організації, за� твердженому наказом Державного комітету архівів України № 183 від 17 грудня 2007 року, зазначається, що до складу експертної комісії, який затверджується керівником юридичної особи, входять керівники служби діловодства та архівно� го підрозділу юридичної особи, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно�перевірної комісії державного архіву, у зоні комплек� тування якої вона знаходиться. Відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду до складу експертної комісії по� винні входити досвідчені працівники суду, а також представник тієї місцевої державної архівної установи, до якої будуть передаватися судові справи та доку� менти суду. Експертна комісія працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник установи, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання експерт� ної комісії суду проводяться за потреби, але не рідше двох разів на рік4, і вважа� ються правомочними, якщо на них присутні не менше як дві третини складу Судова практика 124 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 3 Інструкція про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затверджена наказом Державної су� дової адміністрації України № 277 від 14 липня 2003 року. 4 Інструкція про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затверджена наказом Державної су� дової адміністрації України № 277 від 14 липня 2003 року. комісії5. Рішення експертної комісії суду приймаються більшістю голосів і оформляються відповідним протоколом, який підписує голова експертної комісії та її секретар. У разі, якщо голоси членів комісії при розгляді певного пи� тання розділено порівну, то такий спір розглядається Головою суду. Як уже зазначалося, однією з функцій експертної комісії суду є здійснення експертизи цінності документів суду, їх відбір для наступного зберігання. Екс� пертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів з ме� тою оцінки їх наукового, історико�культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для внесення документів до Національ� ного архівного фонду або вилучення документів з нього. Слід зазначити, що за� бороняється вилучення з Національного архівного фонду будь�яких документів, які були складені до 1946 року, знищення документів без попереднього прове� дення експертизи їх цінності6. Передавання документів Національного архівного фонду на постійне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи відповідно до графіків, які затвер� джені керівником установи та відповідної державної архівної установи, архівно� го відділу міської влади. В установах із невеликою кількістю справ постійного зберігання передавання справ на постійне зберігання може здійснюватися один раз на 3–5 років. Документи установ передаються на постійне зберігання в упо� рядкованому за рахунок установи стані, за описами, затвердженими в установ� леному порядку7. Відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду районні (міські) суди та військові суди гарнізонів складають три описи: опис № 1 – на справи постійного зберігання, опис № 2 – на справи три� валого (понад 10 років) зберігання, та опис № 3 – на справи з особового складу працівників суду. До опису № 1 належать: а) справи з управлінською докумен� тацією суду, кримінальні та цивільні справи, справи з оригіналами вироків та наступними ухвалами і постановами судів вищого рівня щодо цих вироків, справи з оригіналами рішень та наступними ухвалами і постановами суду вищо� го рівня щодо них. До опису № 2 належать кримінальні та цивільні справи. До опису № 3 – документи з особового складу суду. Річні розділи описів подаються на розгляд експертно�перевірної комісії відповідної державної архівної уста� нови. У зазначеній вище Інструкції також передбачено, що Апеляційним судом АР Крим, обласними, Київським та Севастопольським міськими апеляційними судами, військовими апеляційними судами регіонів та Військово�Морських Сил України складаються три описи на справи постійного зберігання (описи № 1, Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 125 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 5 Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядуван� ня, державного та комунального підприємства, установи та організації затверджене наказом Дер� жавного комітету архівів України № 183 від 17 грудня 2007 року // Офіційний вісник України. – 2008. – № 4. 6 Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року // Офіційний вісник України. – 2001. – № 20. 7 Там само. № 2, № 3), опис № 4 судових справ тривалого (понад 10 років) зберігання та опис № 5 на справи з особового складу працівників суду. Слід звернути увагу на те, що справи, які належать до опису № 1, а саме: справи з управлінською доку� ментацією суду – передаються на постійне зберігання до відповідної архівної установи через 10 років. Судові справи, які належать до описів № 2 і № 3 (до опису № 2 належать: кримінальні справи та цивільні справи, які повинні збері� гатися постійно; справи з оригіналами вироків, постановлених у суді першої інстанції, з наступними ухвалами та постановами суду вищого рівня, опис № 3 містить справи з оригіналами рішень і наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня) передаються на постійне зберігання до відповідної держав� ної архівної установи через 75 років. Річні розділи описів № 1, № 2, № 3 , № 4, № 5 подаються на розгляд експертно�перевірній комісії відповідної державної установи. Передання справ та документів до державної архівної установи оформ� ляється актом про приймання�передання, який складається у двох примірниках, за передбаченою в Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, формою. Акт про приймання�передання підписує особа, яка відповідає за роботу архіву суду, та працівник державної архівної установи, який приймає справи. Один примірник акта залишається в державній архівній установі, а другий – повертається до суду. Слід зазначити, що разом із справами на постійне зберігання передається історична довідка про установу та її доку� менти (доповнення до історичної довідки). Документи до державної архівної установи доставляються транспортом і за рахунок установи – здавальника. Також хотілося б детальніше зазначити про ще одну з функцій експертної комісії суду – це вилучення судових справ та інших документів суду, строк зберігання яких закінчився, для знищення. Відповідно до Інструкції про поря� док передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до дер� жавних архівів судових справ та документів діяльності суду вилучення справ та документів для знищення здійснюють секретарі суду (колегій) спільно з особою, яка відповідає за роботу архіву. Вилучення справ та інших документів, що утво� рюються в діяльності суду, для знищення оформляється актами, які складають� ся за формою, що визначена зазначеною Інструкцією. Акти про вилучення для знищення судових справ, що не підлягають подальшому зберіганню, розгляда� ються експертною комісією суду, підписуються Головою та членами експертної комісії, після чого затверджуються головою суду або його заступником. В обов’язковому порядку з вилучених для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня. Вироки, ухвали, постанови суду та наступні ухвали і постанови судів вищого рівня в кримінальних справах зберігаються окремо від рішень, ухвал, постанов суду та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня в цивільних справах. Про знищення справи зазначається в обліково�статистичній картці із зазна� ченням дати складання акта. У разі, якщо до справи, яка підлягає знищенню, були приєднані особисті документи, вони вилучаються зі справи та вкладаються до окремої папки, що містить внутрішній опис документів. Незапитані особисті Судова практика 126 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 документи зберігаються в архіві суду 50 років. Після цього судові справи та інші документи суду, вилучені для знищення, передаються у подрібненому вигляді, що унеможливлює прочитання документа, на паперопереробні підприємства чи в організації, які займаються заготівлею вторинної сировини, або ж спа� люються. У XIX столітті установи, яким належали архіви, часто позбавлялися не� потрібних для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення. Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з вищими установами. У 1861 році Проскурівський повітовий суд звернувся до Подільського губернського правління з проханням розглянути питання про старі справи (з 1803 р.), які зберігалися «без всякой надобности… й увеличивали только архив»8. Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським і волинським генерал�губернатором питання про запровадження в Подільській губернії «осо� бых» комісій для розбирання старих непотрібних архівних справ у повітових су� дах цієї губернії й визначення, які з них не підлягають подальшому зберіганню. У лютому 1861 року комісія, створена для розбирання архіву Балтського зем� ського суду, склала опис старих справ з 1795 по 1834 роки, які підлягали зни� щенню. Відомі також факти стихійного знищення документів. Наприклад, на� прикінці ХІХ століття у м. Черкасах Київської губернії на базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду (вагою 700 пудів) зі спра� вами останньої чверті ХVІІІ – першої чверті ХІХ століття9. В Апеляційному суді м. Києва відповідно до наказу Голови суду № 2�К від 4 квітня 2006 року створено постійно діючу експертну комісію, до складу якої входять голова комісії, 2 судді судової палати у цивільних справах, 4 судді судо� вої палати у кримінальних справах та 2 працівники апарату Апеляційного суду м. Києва. 3. Забезпечення належного обладнання зберігання справ Одним із найважливіших завдань архівної справи є забезпечення збереже� ності архівних документів. Навіть у XVI столітті до місцевих архівів з великою кількістю актових книг ставилися вимоги щодо їх належного зберігання. На� приклад у Литовських статутах 1566 та 1588 років вказувалося зберігати актові книги «в скринях моцних за трьома замками»10. На сьогодні вимоги до приміщення архіву є дещо іншими. Наприклад, якщо обсяг архіву невеликий (до 100 справ), його дозволено зберігати в розташованих у робочих приміщеннях шафах, що зачиняються. В архівах судів лише за рік, як правило, здається більше 600 справ. Відповідно, архів має стати надійним при� тулком для документів суду. Тому існують вимоги до приміщення архіву суду, а саме: Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 127 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 8 Центральний державний історичний архів України у Києві, ф. 442, оп. 38, спр. 181, арк. 7. 9 Калакура Я.С., Боряк Г.В., Дубровіна Л.А. та ін. Архівознавство. – К., 1998. – 316 с. 10 Там само. – розміщення архіву має забезпечити його цілісність і відокремленість від будь�якого впливу інших підрозділів чи приміщень; – архів мусить бути поза зоною газо�, тепло�, водо� чи електрокомунікацій або вони повинні мати такий ступінь захисту, що унеможливлює пошкодження справ на зберіганні внаслідок аварій; – з архіву слід зробити кілька виходів, але при цьому виключити не� санкціонований доступ до справ на зберіганні; – треба убезпечити архів від згорання, це означає: мінімум електрообладнан� ня – лише освітлення та ізольована електропроводка, вуглекислотні вогнегасни� ки, пожежна сигналізація тощо; – температура повітря для зберігання справ в архіві у межах +17°С — +19°С, відносна вологість – 50–55 %; – прямих сонячних променів треба остерігатися, тому стелажі розставляють перпендикулярно до вікон. Також роблять жалюзі або штори11. Слід зазначити, що приміщення архіву складається з сховища для зберігання документів (архівосховища); робочої кімнати для працівників архіву; окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами відвідувачів. Архівосховище – це спеціалізоване приміщення для зберігання документів воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: систе� ми автоматичного підтримування температурно�вологісного режиму, протипо� жежної та охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання тощо. Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах встановлюються металеві грати та сигналізація. Існують певні вимоги до електро� та протипожежного обладнання архіву, а саме: – в приміщенні архіву електропроводка прокладається в схованому вигляді або в газових трубах; застосовується напівгерметична освітлювальна арматура; рубильники, електрощити та інше розподільне електрообладнання встановлю� ються за межами архівосховищ; – за пожежною безпекою приміщення архівів належать до категорії «В» і по� винні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості; – сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані по� жежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. При оснащенні сховищ ав� томатичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками пере� вага надається таким, що не мають побічної руйнівної дії на справи (документи); – у разі виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві скла� дається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації та місце укриття справ (документів), перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджу� ються її керівником. Судова практика 128 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 11 Портнов Г. Архів на підприємстві: правила зберігання та знищення документів // Все про бухгалтерський облік. – 2007. – № 44. – С. 3–7. Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов’язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно�вологісно� го режиму, прибирання приміщень, видавання справ, проведення перевірок на� явності документів, участь у огляді збереженості справ тощо12. Взагалі приміщення архіву потребує щоденного вологого протирання полу та сухого прибирання полиць. А також обов’язково для захисту справ від пилу в архіві щомісяця потрібно проводити прибирання приміщень, стелажів за допо� могою пилососа або із застосуванням водних розчинів мийних засобів. У приміщенні архівосховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання будь�яких сторонніх предметів, зберігання та вжи� вання харчових продуктів, а також вирощування квітів13. Відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року, архівосховища обладнуються стелажами, які розміщуються таким чином: шири� на головного проходу між рядами стелажів – 120 см; відстань стелажа від стіни – 80 см; ширина проходів між стелажами – 80 см; відстань між полицями – 40 см; відстань від підлоги до нижньої полиці – не менше 20 см, а в підвальних і цо� кольних приміщеннях – не менше 30 см. Документи, які надходять до архіву, розміщуються у стелажах таким чином, щоб справи кожного відділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень. Усі стелажі та їх полиці нумеруються арабськи� ми цифрами. Стелажі нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах – зверху вниз зліва направо (п. 8.6.5.)14. Дерев’яні стелажі обов’язково обробляються вогнезахисними речовинами. Робочі кімнати працівників та читальний зал повинні бути відокремлені від архівосховища. Слід зазначити, що архів Апеляційного суду м. Києва розташований на шос� тому поверсі будівлі, який обладнаний камерами відеоспостереження. Архівос� ховище Апеляційного суду м. Києва, відповідно до зазначених вище вимог, від� окремлене від робочого кабінету працівників архіву. В архівосховищі перпенди� кулярно до вікон розташовані металеві стелажі, встановлена спеціальна проти� пожежна система. В приміщенні Апеляційного суду м. Києва є окрема кімната для ознайомлення громадянами з матеріалами справи, адвокатська та проку� рорська кімнати. 4. Система електронного документообігу Апеляційного суду м. Києва: архівна справа (електронний архів) Одним із дієвих засобів підвищення ефективності роботи будь�якої установи вважається на сьогодні широкомасштабне застосування нових інформаційних Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 129 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 12 Калакура Я.С., Боряк Г.В., Дубровіна Л.А. та ін. Архівознавство. – К., 1998. – 316 с. 13 Вороная Н., Уварова О., Кузнєцов В. Архівна справа на підприємстві. – Х.: Фактор, 207. – 400 с. 14 Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, підприємств і організацій, затверджені Наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2000 року // Офіційний вісник України. – 2001. – № 20. технологій. Сучасні засоби комп’ютерної техніки й техніки зв’язку в сполученні з новими технологіями вводу, збереження і обробки інформації дозволяють значно підвищити продуктивність праці та якість результату не тільки на основ� них виробничих процесах, а й при прийнятті рішень15. Традиційно в архівах документи зберігаються в паперовій формі. Електрон� ний архів – це єдине структуроване сховище електронних документів, створене на основі новітніх досягнень. Електронний архів виконує такі функції: – організація зберігання електронних версій документів і облікової інфор� мації відповідно до вимог організації; – введення класифікаторів і рубрикаторів і їх використання для пошуку до� кументів; – встановлення і підтримка логічних зв’язків між документами; – організація пошуку документів за атрибутами реєстраційних карток, за змістом; – забезпечення доступу до електронних документів відповідно до прав до� ступу; – формування звітів, а також відстеження фактів роботи користувачів з елек� тронними копіями документів16. В Апеляційному суді м. Києва впроваджена система електронного докумен� тообігу «Судове діловодство», яка включає в себе підсистему «Електронний архів». У зазначену систему (базу даних) в канцеляріях суду вносяться відо� мості про номер справи; дату надходження справи; суд, рішення якого оскар� жується; найменування або прізвище, ім’я, по батькові сторін у справі (засудже� ного), дата народження особи, яка притягується до кримінальної відповідаль� ності, статті, за якими обвинувачується особа; прізвище судді , який розглядав справу; головуючого судді в апеляційній інстанції; дата на яку призначено роз� гляд справи; вноситься результат розгляду справи в суді першої інстанції (щодо справ, які розглядаються в апеляційному порядку); дані про перенесення дати розгляду справи; зазначається результат попереднього розгляду справи. Вся ця робота здійснюється працівниками канцелярій та помічниками суддів відпо� відних судових палат. Після надходження справ до архіву суду працівники зазначеного підрозділу в системі «Судове діловодство» знаходять необхідну справу та сканують туди рішення по даній справі Апеляційного суду м. Києва та всі наступні рішення. Вироки, ухвали, постанови судової палати у кримінальних справах в елек� тронному архіві містяться з 2005 року, а судові рішення судової палати в цивільних справах – з 2003 року. Електронний архів, як і вся система судового діловодства, яка використо� вується в Апеляційному суді м. Києва, може використовуватися лише працівни� ками суду, тобто вона є локальною. Також слід зазначити про обмежений доступ до зазначеної системи, наприклад, працівники канцелярії судової палати в кримінальних справах не мають можливості працювати з даними системи по су� Судова практика 130 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 15 Клімашевська Ю.А. Проблеми судово�правової реформи // Вісник Верховного Суду Украї� ни. – 2001 – № 4 (26). 16 Мазур В.І., Шпак Ю.І., Мазур О.Ю. та ін. Електронний архів документів підприємства // Проблеми інформатизації та управління. – 2005. – № 13. довій палаті в цивільних справах. Що ж стосується електронного архіву, то всі працівники Апеляційного суду м. Києва мають змогу ознайомитися з копіями потрібних судових рішень, але не мають змоги вносити відповідні зміни до них. Взагалі система електронного документообігу має як свої переваги, так і не� доліки. До переваг належать: – оперативність пошуку; – забезпечення ефективного контролю виконання документів; – наявність пошуку за будь�якими даними, що попередньо були внесені до системи; – забезпечення одноразової реєстрації документів справи; – забезпечення контролю за проходженням судових справ з моменту їх реєстрації і до завершення судового розгляду; – наявність необхідної інформації (наприклад, результати розгляду справи, заяви); – автоматизація статистичної звітності; – доступність тощо. До недоліків можна належать: – необхідність сканування судових рішень у систему, що роблять працівни� ки архіву суду (судді та їх помічники не можуть зі своїх комп’ютерів вносити до системи прийняті рішення. Це означає, що судові рішення до системи сканують� ся після їх передачі до архіву (закінчення поточного року), тобто використову� вати ці рішення з електронного архіву можна лише з наступного після закінчен� ня в діловодстві справи року; – неможливість внесення в систему постанов, прийнятих у справах про при� тягнення до адміністративної відповідальності; – неможливість видачі завірених копій судових рішень роздруковуванням цих рішень із системи. В будь�якому разі, керуючись чинним законодавством, необхідно робити копії з матеріалів архівної справи. Наприклад, у Федеральному арбітражному суді Московського округу також існує свій електронний архів, який містить повні тексти документів касаційних скарг, рішень, постанов, позовних заяв у справі, що дає можливість для пошуку та узагальнення судової практики. Використання в роботі електронних копій документів дозволяє водночас знайомитися з матеріалами архіву будь�якій кількості спеціалістів і, крім того, забезпечує збереження оригінальних паперо� вих документів17. Особливої уваги заслуговує пошук документів у системі електронного доку� ментообігу Апеляційного суду міста Києва. Серед атрибутів для пошуку справ є номер справи; дата реєстрації; учасник (особа, установа, держава), кореспон� дент; особа, якою подано апеляцію; особа, що проходить у справі; головуючий у справі; місце злочину; зміст злочину. При здійсненні пошуку справи можна використовувати як один атрибут, так і декілька. Для цього необхідно зазначити відому інформацію навпроти вибраного атрибуту та натиснути клавішу «шукати». Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 131 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 17 Електронний архів для архіву суду // www/helsinki.org.ua – 2007 р. Слід зазначити, що розділом ІХ Указу Президента України «Про Концепцію вдосконалення судівництва для утвердження справедливого суду в Україні відповідно до європейських стандартів» № 361/2006 від 10 травня 2006 року передбачено, що згодом у судах мають бути створені електронні архіви судових справ, де зберігатиметься документація у справі, результати фіксації судового процесу з наступним об’єднанням їх в єдину мережу з наданням доступу учасни� кам процесу до матеріалів їхніх справ через Інтернет. 5. Доступ до архівних матеріалів: витребування архівних справ, отримання копій документів, ознайомлення з архівними матеріалами Однією з найважливіших функцій архіву є задоволення соціальних потреб, а саме надання архівних копій та довідок. Архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян. Архівна довідка – це вид інформаційного документа, який має юридичну си� лу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів. Архівна копія – це письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірена архівом. Архівний витяг – це дослівне відтворення частини документа, що належить до певного питання, офіційно завірене архівом18. Архівні довідки видаються з архіву на руки заявникам або уповноваженим ними особам на руки, у разі пред’явлення паспорта, під розписку на копії доку� мента або довідки, які залишаються в архіві. Уповноважені особи в разі одер� жання оригіналу документа повинні пред’явити також нотаріально засвідчену довіреність. Найчастіше з архіву суду видаються копії судових рішень (витяги з них). Копії судових рішень обов’язково повинні містити дату набрання ними законної сили, вони повинні бути прошиті, пронумеровані та підписані працівником апа� рату суду, який її підготував (із зазначенням кількості аркушів судового рішен� ня). Відповідно до Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді копії судових рішень підписуються суддею та скріплюються гербовою печаткою суду. Факт видачі копій судових документів зазначається в журналі видачі копій су� дових документів. Що стосується цього напряму роботи архівного підрозділу суду, то найчасті� ше із запитами звертаються правоохоронні органи з проханням надати копії судових рішень, з органів управління Державного департаменту України з пи� тань виконання покарань – щодо надання інформації про виконання вироку су� ду в частині цивільного позову, органи прокуратури – про надання можливості ознайомитися з матеріалами справи, а інколи навіть із проханням надіслати справу тощо. Останнім часом дуже актуальним є питання про надання можливості органу досудового розслідування здійснювати виїмку судових справ, які знаходяться в Судова практика 132 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 18 Калакура Я.С., Боряк Г.В., Дубровіна Л.А. та ін. Архівознавство. – К., 1998. – 316 с. архіві суду, а також незакінчених провадженням. З цього питання Верховним Судом України вироблена така правова позиція: «У статті 12 Закону України «Про статус суддів» встановлено гарантії невтру� чання у діяльність із здійснення правосуддя. В частині другій цієї статті визна� чено, що суддя не зобов’язаний давати будь�які пояснення по суті розглянутих справ або справ, які знаходяться в його провадженні, а також давати їх будь�ко� му для ознайомлення, інакше як у випадках і порядку, передбачених законом». Отже, в цій нормі закону визначена можливість надання у випадках, передбаче� них законом, судових справ лише для ознайомлення, однак не передбачається їх вилучення. Не визначається можливості виїмки судових справ і в ч. 4 ст. 13 Закону Ук� раїни «Про статус суддів», яка стосується умов проникнення в житло, службове приміщення, транспорт суддів, проведення у них огляду, обшуку чи виїмки. Зокрема, у цій нормі Закону передбачено лише можливість за вмотивованим рішенням суду виїмки кореспонденції, речей і особистими документами судді, щодо якого існують підозри у вчиненні злочину. У пункті 4 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про незалежність судової влади» № 8 від 13 червня 2007 року встановлено, що порушенням прин� ципу самостійності суддів є витребування чи вилучення судових рішень, розгляд яких не завершено, а також отримання матеріалів судових справ (копій доку� ментів, які містяться у справі, виписок з неї тощо) з порушенням встановленого законом порядку. Чинне законодавство не містить процесуальних застережень при здійсненні слідчим прокуратури таких дій, як ознайомлення з матеріалами справи та знят� тя необхідних копій документів для розслідування кримінальної справи, у тому числі порушеної за фактом вчинення злочину, передбаченого статтею 375 Кри� мінального кодексу України (постановлення суддею (суддями) завідомо непра� восудного вироку, рішення, ухвали або постанови). Відповідно до вимог п. 1 ч. 1 ст. 20 Закону України «Про прокуратуру» в органів прокуратури достатньо повноважень для здійснення таких дій. Слід також звернути увагу, що такими діями та рішеннями органів прокура� тури фактично паралізується робота усього суду, зривається розгляд призначе� них судових справ, що порушує права і свободи людини на захист її прав і охо� ронюваних законом інтересів. Таким чином, єдино законним вбачається отримання слідчим з метою розслідування кримінальної справи щодо судді за фактом винесення ним непра� восудного рішення завірених в установлений спосіб у суді копій відповідних ма� теріалів судових справ19. Також заслуговує на увагу питання щодо направлення копій документів з матеріалів справи засудженому для захисту своїх прав у Європейському суді з прав людини. Але є певна практика з вирішення зазначеного питання. Кримі� нально�процесуальним кодексом України не передбачена можливість отриман� Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 133 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 19 Лист щодо правової позиції Верховного Суду України з приводу здійснення органами досу� дового розслідування виїмки судових справ, по яким проводиться судове слідство і їх розгляд не закінчений від 1 жовтня 2008 року. ня копій матеріалів архівної кримінальної справи, а в Регламенті Європейсько� го суду з прав людини кожна заява, що надсилається до суду, має містити такі відомості: ім’я, дата народження, громадянство, стать, рід занять та адресу заяв� ника; найменування держави, проти якої подається заява; короткий виклад суті справи; відомості про засоби правового захисту, що використані заявником; пе� релік офіційних рішень у справі (обов’язково необхідно зазначати дату прий� няття рішення та найменування суду, який його виніс); суть заяви і форма ком� пенсації; стислий виклад фактів порушення, передбачених Конвенцією про за� хист прав людини і основоположних свобод. Інших відомостей Європейський суд не вимагає. В разі потреби представники Європейського суду звертаються до заявника або до Уряду України за додатковою інформацією або за наданням копій необхідних документів. Тому отримання особою копій документів, що зна� ходяться у справі, не передбачено ні чинним законодавством України, ні прак� тикою Європейського суду з прав людини. Ще однією актуальною темою для обговорення є направлення додаткових копій судових рішень особам, які відбувають виконання у місцях позбавлення волі. Відповідно до ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів України «Про державне ми� то» від 27 січня 1993 року за повторну видачу копії судового рішення, вироку, ухвали та іншої постанови суду сплачується державне мито, у розмірі 0,03 не� оподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний аркуш копії. Декрет Кабінету Міністрів України містить також перелік осіб, які звільняються від сплати державного мита, але особи, які відбувають покарання у виправних ко� лоніях, до зазначених осіб не належать. Утім більшість виправних колоній не за� безпечує роботою засуджених, відповідно і грошей у них на сплату державного мита немає, – це питання чинним законодавством України не врегульоване. Виникають випадки необхідності вивчення архівних справ. Тому Правилами роботи архівних підрозділів органів держаної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій передбачений порядок видавання справ з архівосховища. Слід зазначити, що відповідно до Інструкції з діловодства в апе� ляційному загальному суді видача справ з архіву суду для тимчасового користу� вання здійснюється за заявою або за відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника, категорично забороняється видача справ, у якій відсутній внутрішній опис. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам організації реєструється в книзі видавання справ у ро� бочі приміщення суду. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передання їх у постійне користування іншим установам, як правило, за� бороняється. В окремих випадках працівники архіву за письмовою вказівкою керівника організації здійснюють вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів, за постановою судово�слідчих органів, про що складається акт у двох примірниках. Зі справ або документів, які вилучаються, робляться копії20. На особливу увагу заслуговує доступ до судових рішень. Законом України «Про доступ до судових рішень» передбачено, що кожний має право на доступ до Судова практика 134 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 20 Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, підприємств і організацій, затверджених Наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року // Офіційний вісник України. – 2001. – № 20. судових рішень. Зазначене право забезпечується офіційним оприлюдненням су� дових рішень на офіційному веб�порталі судової влади України. Для загального безкоштовного доступу до судових рішень судів загальної юрисдикції Державна судова адміністрація України забезпечує ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Статтею 7 зазначеного Закону передбачено, що у текстах судових рішень, що відкриті для загального доступу через оприлюднення на офіційному веб�порталі судової влади або офіційне опублікування, не можуть бути розголошені відо� мості, що дають можливість ідентифікувати фізичну особу. Такі відомості замінюються літерними або цифровими позначеннями. До відомостей, які не можуть бути розголошені, належать: – імена (прізвище, ім’я, по батькові) фізичних осіб; – адреси місця проживання або перебування фізичних осіб, номери теле� фонів, адреси електронної пошти, ідентифікаційні номери; – реєстраційні номери транспортних засобів; – інша інформація, на підставі якої можна ідентифікувати особу. Не належать до відомостей, що дають можливість ідентифікувати особу: – прізвища та ініціали суддів, які ухвалили судове рішення; – імена посадових чи службових осіб, які, виконуючи свої повноваження, бе� руть участь у цивільній, господарській, адміністративній або кримінальній справах, справах про адміністративне правопорушення. У Законі України «Про доступ до судових рішень» парламент урахував Реко� мендацію № R (91) 10 Комітету міністрів Ради Європи «Про передачу третім сто� ронам даних особистого характеру, що знаходяться у розпорядженні державних органів» від 9 вересня 1991 року, відповідно до якої дані особистого характеру або файли з такими даними не можуть повідомлятися третім сторонам для цілей, що не відповідають тим, для яких ці дані були зібрані. Також враховано поло� ження Конвенції про захист осіб стосовно автоматизованої обробки даних осо� бистого характеру від 28 січня 1981 року про те, що дані особистого характеру, насамперед ті, що стосуються засудження у кримінальному порядку не можуть піддаватись автоматизованій обробці, якщо внутрішнє законодавство не забез� печує відповідних гарантій особам (хоча Україна наразі не приєдналася до цієї Конвенції)21. В Апеляційному суді міста Києва є окремий працівник апарату суду, який працює на посаді головного спеціаліста і відповідає за надання належно оформ� лених копій судових рішень для подальшого їх внесення до Єдиного державно� го реєстру. Зазначена особа повинна: – один раз на тиждень направляти копії судових рішень (із зазначенням но� меру обліково�статистичної картки) на паперових носіях інформаційно�тех� нічному адміністратору Єдиного державного реєстру судових рішень. Копії судових рішень на паперових носіях надсилаються до інформаційно�технічного адміністратора Реєстру, якщо у суду не в повному обсязі впроваджене спеціалізоване програмне забезпечення; Скоковська Я. П. Організаційно�правові засади діяльності архівного підрозділу суду 135 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 21 Лесюк Т. Діяльність судової влади стане прозорішою // Юридична газета – 2006. – № 1 (61). – направляти копії судових рішень в електронному вигляді із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення та з використанням електронного цифрового підпису на електронну адресу інформаційно�технічного адміністра� тора Єдиного державного реєстру судових рішень один раз на добу тощо22. * * * Слід зазначити, що робота архівів регулюється великою кількістю інструкцій, положень, правил, але є певні особливості в роботі саме судових архівів, тому в майбутньому можна було б розробити положення щодо діяльності судових архівів або детальніше розписати роботу архівів суду в інструкціях з діловодст� ва в судах. Хотілося б зазначити, що невирішеним залишається питання щодо справ, які вже знаходяться в архіві суду, але з різних причин не відповідають тим вимогам, які ставляться до оформлення судових справ чинними інструкція� ми. Також існує проблема із забезпеченням місцевих судів належним приміщен� нями та обладнанням, що сприяє накопиченню в архівах місцевих судів великої кількості справ, яким працівники архіву суду просто не можуть забезпечити належні умови зберігання. Деякі місцеві суди мають по два приміщення, тому частина архівних справ зберігається в одному приміщенні, а інша частина – в другому, що ускладнює своєчасне та належне виконання своїх обов’язків працівниками архівного підрозділу суду. Особливості роботи модельного суду (на прикладі Дніпровського районного суду м. Києва) Н. М. Шевченко, керівник апарату Дніпровського районного суду м. Києва Н. П. Савченко, помічник судді Дніпровського районного суду м. Києва В процессе реформирования судебной системы Украины 9 ноября 2006 года стартовал вто� рой этап Украинско�канадского проекта судебного сотрудничества, главной целью которого является содействие утверждению верховенства права, демократического развития и эффек� тивного управления в Украине через формирование специализированной независимой судебной системы. Днепровский районный суд г. Киева – один из канадских партнёров судебного сотрудниче� ства, входит к перечню модельных судов Украины, деятельность которого основывается в рамках реализации Украинско�канадского проекта реформирования судебной системы Украи� ны, и главной целью которого является достижение максимальной эффективности исполне� ния задач проекта. Судова практика 136 № 3 (1 6 ), 2 0 0 9 22 Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень: Постанова Кабінету Міністрів України від 25 травня 2006 року № 740 // Урядовий кур’єр. – 2006. – № 105.

Організаційно-правові засади діяльності архівного підрозділу суду

Institution

Ähnliche Einträge