Особливості управління проєктними витратами
У статті визначено особливості управління проєктними витратами, надано приклади використання інструментарію управління витратами проєкту. Обґрунтовано, що розуміння особливостей управління проєктними витратами є надзвичайно важливим для керівників проєктів. Доведено, що використання сучасного інст...
Gespeichert in:
| Datum: | 2023 |
|---|---|
| Hauptverfasser: | , , , |
| Format: | Artikel |
| Sprache: | Ukrainian |
| Veröffentlicht: |
Інститут економіки промисловості НАН України
2023
|
| Schriftenreihe: | Економічний вісник Донбасу |
| Schlagworte: | |
| Online Zugang: | http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/193774 |
| Tags: |
Tag hinzufügen
Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
|
| Назва журналу: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Zitieren: | Особливості управління проєктними витратами / О.С. Поважний, О.В. Латишева, К.Є. Мойсеєнко, Ю.В. Чуприна // Економічний вісник Донбасу. — 2023. — № 1 (71). — С. 4-10. — Бібліогр.: 12 назв. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| id |
irk-123456789-193774 |
|---|---|
| record_format |
dspace |
| spelling |
irk-123456789-1937742023-09-30T11:38:20Z Особливості управління проєктними витратами Поважний, О.С. Латишева, О.В. Мойсеєнко, К.Є. Чуприна, Ю.В. Менеджмент У статті визначено особливості управління проєктними витратами, надано приклади використання інструментарію управління витратами проєкту. Обґрунтовано, що розуміння особливостей управління проєктними витратами є надзвичайно важливим для керівників проєктів. Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами є важливою складовою успішного виконання проєктів та досягнення поставлених цілей. Встановлено, що необхідно ретельно планувати, моніторити та контролювати витрати на різних етапах проєкту, використовуючи сучасні інструменти та методи управління витратами ресурсів, а саме Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing тощо, а також використовувати сучасні програми діджиталізації проєктів (Microsoft Project, GanttProject, Primavera P6, Asana, Trello та інші), які можуть бути використані для управління витратами на проєкт, що дозволяє ефективно контролювати та моніторити витрати на проєкт. В статті наведено приклади помилок, які можуть призвести до неправильної оцінки вартості проєкту, що може призвести до перевищення бюджету, затримок в графіку виконання проєкту та недосягнення цілей проєкту. Встановлено, що до основних помилок при плануванні бюджету проєкту можуть бути: недостатнє дослідження факторів впливу та недоліки прогнозування може призвести до неправильної оцінки загальних витрат на проєкт (можливо не враховано деякі фактори, такі як зміни ринкових цін, зміна валютних курсів, вартості ресурсів, інфляція, не врахування можливих змін в технології, інші фактори та ризики, такі як зміни в термінах, обсязі робіт проєкту); недостатня увага можливостям мінімізації витрат (можливо не враховано можливості економії на витратах, такі як використання більш ефективних технологій або зменшення витрат на матеріали); недооцінка труднощів та можливих змін (недостатній ресурсний потенціал, кваліфікаційний рівень команди або труднощі зі збором даних, не враховано зміни на ринку або технології, опір змінам) та ін. фактори. Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами дозволить підвищити ефективність управління витратами та досягти успіху в реалізації проєкту. The article defines the features of project cost management, provides examples of the use of project cost management tools. It is substantiated that understanding the peculiarities of project cost management is extremely important for project managers. It is proved that the use of modern project cost management tools is an important component of successful project implementation and achievement of goals. It has been established that it is necessary to carefully plan, monitor, and control costs at different stages of the project using modern tools and methods of resource management, namely Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing, etc., as well as using modern project digitalization programs (Microsoft Project, GanttProject, Primavera P6, Asana, Trello, etc.) that can be used to manage project costs, which allows you to effectively control and monitor project costs. The article provides examples of mistakes that can lead to an incorrect estimate of the project cost, which can lead to budget overruns, delays in the project schedule, and failure to achieve project goals. The article establishes that the main mistakes in planning the project budget may include: insufficient research of the factors of influence and forecasting shortcomings may lead to an incorrect assessment of the total project costs (some factors may not be taken into account, such as changes in market prices, changes in exchange rates, cost of resources, inflation, failure to take into account possible changes in technology, other factors and risks, such as changes in the timing, scope of the project); insufficient attention to cost minimisation opportunities (possibly not taking into account cost savings opportunities, such as the use of more efficient technologies or reduced material costs); underestimation of difficulties and possible changes (insufficient resource capacity, team qualifications or difficulties in collecting data, not taking into account changes in the market or technology, resistance to change) and other factors. It is proved that the use of modern project cost management tools will increase the efficiency of cost management and achieve success in project implementation. 2023 Article Особливості управління проєктними витратами / О.С. Поважний, О.В. Латишева, К.Є. Мойсеєнко, Ю.В. Чуприна // Економічний вісник Донбасу. — 2023. — № 1 (71). — С. 4-10. — Бібліогр.: 12 назв. — укр. 1817-3772 DOI: https://doi.org/10.12958/1817-3772-2023-1(71)-4-10 http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/193774 338.512:338.28:005.8 uk Економічний вісник Донбасу Інститут економіки промисловості НАН України |
| institution |
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| collection |
DSpace DC |
| language |
Ukrainian |
| topic |
Менеджмент Менеджмент |
| spellingShingle |
Менеджмент Менеджмент Поважний, О.С. Латишева, О.В. Мойсеєнко, К.Є. Чуприна, Ю.В. Особливості управління проєктними витратами Економічний вісник Донбасу |
| description |
У статті визначено особливості управління проєктними витратами, надано приклади використання інструментарію управління витратами проєкту.
Обґрунтовано, що розуміння особливостей управління проєктними витратами є надзвичайно важливим для керівників проєктів. Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами є важливою складовою успішного виконання проєктів та досягнення поставлених цілей. Встановлено, що необхідно ретельно планувати, моніторити та контролювати витрати на різних етапах проєкту, використовуючи сучасні інструменти та методи управління витратами ресурсів, а саме Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing тощо, а також використовувати сучасні програми діджиталізації проєктів (Microsoft Project, GanttProject, Primavera P6, Asana, Trello та інші), які можуть бути використані для управління витратами на проєкт, що дозволяє ефективно контролювати та моніторити витрати на проєкт.
В статті наведено приклади помилок, які можуть призвести до неправильної оцінки вартості проєкту, що може призвести до перевищення бюджету, затримок в графіку виконання проєкту та недосягнення цілей проєкту. Встановлено, що до основних помилок при плануванні бюджету проєкту можуть бути: недостатнє дослідження факторів впливу та недоліки прогнозування може призвести до неправильної оцінки загальних витрат на проєкт (можливо не враховано деякі фактори, такі як зміни ринкових цін, зміна валютних курсів, вартості ресурсів, інфляція, не врахування можливих змін в технології, інші фактори та ризики, такі як зміни в термінах, обсязі робіт проєкту); недостатня увага можливостям мінімізації витрат (можливо не враховано можливості економії на витратах, такі як використання більш ефективних технологій або зменшення витрат на матеріали); недооцінка труднощів та можливих змін (недостатній ресурсний потенціал, кваліфікаційний рівень команди або труднощі зі збором даних, не враховано зміни на ринку або технології, опір змінам) та ін. фактори.
Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами дозволить підвищити ефективність управління витратами та досягти успіху в реалізації проєкту. |
| format |
Article |
| author |
Поважний, О.С. Латишева, О.В. Мойсеєнко, К.Є. Чуприна, Ю.В. |
| author_facet |
Поважний, О.С. Латишева, О.В. Мойсеєнко, К.Є. Чуприна, Ю.В. |
| author_sort |
Поважний, О.С. |
| title |
Особливості управління проєктними витратами |
| title_short |
Особливості управління проєктними витратами |
| title_full |
Особливості управління проєктними витратами |
| title_fullStr |
Особливості управління проєктними витратами |
| title_full_unstemmed |
Особливості управління проєктними витратами |
| title_sort |
особливості управління проєктними витратами |
| publisher |
Інститут економіки промисловості НАН України |
| publishDate |
2023 |
| topic_facet |
Менеджмент |
| url |
http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/193774 |
| citation_txt |
Особливості управління проєктними витратами / О.С. Поважний, О.В. Латишева, К.Є. Мойсеєнко, Ю.В. Чуприна // Економічний вісник Донбасу. — 2023. — № 1 (71). — С. 4-10. — Бібліогр.: 12 назв. — укр. |
| series |
Економічний вісник Донбасу |
| work_keys_str_mv |
AT považnijos osoblivostíupravlínnâproêktnimivitratami AT latiševaov osoblivostíupravlínnâproêktnimivitratami AT mojseênkokê osoblivostíupravlínnâproêktnimivitratami AT čuprinaûv osoblivostíupravlínnâproêktnimivitratami |
| first_indexed |
2025-07-16T20:32:14Z |
| last_indexed |
2025-07-16T20:32:14Z |
| _version_ |
1837836998042189824 |
| fulltext |
4
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
НАУКОВІ СТАТТІ
DOI: https://doi.org/10.12958/1817-3772-2023-1(71)-4-10
УДК 338.512:338.28:005.8
О. С. Поважний,
доктор економічних наук, професор, ректор,
ORCID 0000-0002-9343-7556,
О. В. Латишева,
кандидат економічних наук, доцент,
ORCID 0000-0001-6626-1420,
e-mail: kramalena1970@gmail.com,
К. Є. Мойсеєнко,
кандидат економічних наук, доцент,
ORCID 0000-0003-1915-7326,
Ю. В. Чуприна,
кандидат економічних наук, доцент,
ORCID 0009-0001-1852-8503,
ТОВ «Технічний Університет «Метінвест Політехніка», м. Запоріжжя
ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ ПРОЄКТНИМИ ВИТРАТАМИ
Постановка проблеми. У сучасному світі
управління проєктами є необхідністю для бізнесу та
галузей, пов'язаних з розробкою продукту чи по-
слуги. Контроль за витратами проєкту є однією з
найважливіших задач управління проєктом, оскіль-
ки нездійснення контролю може призвести до зрос-
тання витрат та порушення термінів виконання
проєкту.
Проєктні витрати – це витрати, що виникають
під час виконання проєкту. Це можуть бути витрати
на матеріали, обладнання, послуги, оплату праці, а
також витрати на управління проєктом, планування,
моніторинг і контроль. Проєктні витрати є клю-
човим елементом управління проєктами, оскільки їх
ефективне управління дозволяє досягнути поставле-
них цілей проєкту та зберегти фінансові ресурси.
Важливо планувати та контролювати проєктні ви-
трати на кожному етапі проєкту, щоб уникнути
перевищення бюджету та забезпечити успішне ви-
конання проєкту [1-3].
Управління проєктними витратами – це процес
планування, оцінки, аналізу та контролю витрат, що
виникають під час виконання проєкту. Його метою
є забезпечення ефективного використання ресурсів
та досягнення поставлених цілей проєкту в рамках
бюджету. Управління проєктними витратами вклю-
чає в себе планування бюджету, розподіл витрат,
контроль витрат та звітність [4-12].
Аналіз останніх досліджень і публікацій та
виділення невирішених частин загальної про-
блеми. Аналіз наукових праць вітчизняних та закор-
донних авторів [1-12], зокрема В. Кравчук, І. Шос-
так [1], S. Sabahi [3], L. Crawford, D. Pollack [3] та ін.
[4-11], дозволяє констатувати, що існує певна база
напрацювань щодо управління проєктними витра-
тами та методології визначення вартості проєктів,
включаючи використання різних інструментів для
управління витратами як обов’язкових складових
проєктного менеджменту.
Із врахуванням сучасних трендів розвитку ін-
струментарію проєктного менеджменту науковці та
фахівці-практики з проєктного менеджменту [1-12]
досліджують найкращі практики та помилки управ-
ління витратами проєктів, включаючи методи пла-
нування бюджету проєкту, відстеження і контролю
витрат, розглядають інструментарій моделювання
та діджиталізації процесу бюджетування, що дозво-
ляє встановлювати вплив витрат на фінансові показ-
ники проєктів та своєчасно корегувати процеси та
впроваджувати необхідні заходи для запобігання
проблем.
Проведений аналіз наукових праць українських
та закордонних фахівців [1-12] дозволив встано-
вити, що незважаючи на існуючу базу наукових
праць з цієї проблематики [1-12] не вирішеним пи-
танням в українських реаліях залишається питання
уникнення ризику перевищення витрат від плану
бюджетів програм та проєктів з врахуванням існу-
ючого економічного стану в країні, складних умов
функціонування бізнесу та викликів воєнного стану.
Це питання буде набувати все більшої актуальності
в умовах розробки та реалізації стратегії поствоєн-
ного відновлення бізнесу та економіки країни в
цілому.
Метою статті є визначення суті та інструмен-
тарію управління витратами проєктів згідно методо-
логії сучасного проджект менеджменту.
Менеджмент
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
5
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
Виклад основного матеріалу дослідження.
Згідно з рекомендацією Project Management Institute
(PMI, США) в останньому, опублікованому в 2021
році, сьомому виданні Настанови до зводу знань з
управління проєктами «Project Management Body of
Knowledge – PMBOK (2021)» [4], управління витра-
тами проєкту складається з наступних етапів:
1) планування витрат. На цьому етапі проєкт-
ний менеджер повинен визначити ресурси, необ-
хідні для виконання проєкту, та скласти бюджет
проєкту. Для цього необхідно визначити всі стадії
проєкту та розподілити кошти між ними;
2) оцінка витрат. На цьому етапі проєктний ме-
неджер повинен оцінити витрати на кожну стадію
проєкту, включаючи витрати на матеріали, роботу
та інші ресурси. Для цього можна використовувати
різні методи, такі як методи розрахунку вартості,
методи порівняння та інші;
3) контроль витрат. На цьому етапі проєктний
менеджер повинен відстежувати витрати проєкту та
порівнювати їх з планованим бюджетом. Якщо вит-
рати перевищують бюджет, необхідно вжити за-
ходів для зменшення витрат;
4) підготовка звіту про рівень та динаміку вит-
рат. На цьому етапі проєктний менеджер повинен
звітувати про витрати проєкту перед керівництвом
та іншими зацікавленими сторонами. Для цього
можна використовувати різні засоби, такі як звіти,
презентації та інші [4].
Варто констатувати, що управління витратами
проєкту відіграє важливу роль у забезпеченні успіху
проєкту. Дотримання рекомендацій PMI гайда
PMBOK-2021 дозволяє забезпечити ефективне ви-
користання ресурсів та зменшення ризику переви-
щення бюджету проєкту. Отже, використання реко-
мендацій PMI гайда PMBOK-2021 є важливим кро-
ком для успішного управління витратами проєкту.
Проведений аналіз наукових праць [1-12] доз-
воляє виокремити такий сучасний інструментарій
управління витратами проєкту, що включає в себе
різні методи та техніки, які допомагають планувати,
контролювати, оптимізувати витрати проєкту та за-
безпечувати ефективне використання всіх проєкт-
них ресурсів:
1. Розробка (планування) бюджету проєкту – це
процес, який дозволяє визначити загальний обсяг
коштів, які будуть витрачені на проєкт завдяки пла-
нуванню витрат та їх контролю. Це допомагає вста-
новити межі витрат та контролювати їх протягом
усього проєкту.
2. Методологія Earned Value Management
(EVM) – це система управління, яка дозволяє відсте-
жувати вартість робіт, виконаних на проєкті, та
порівнювати їх зі спланованими витратами. Це до-
помагає виявляти затримки та перевитрати в реаль-
ному часі та приймати вчасні корективи.
3. Методологія Lean Six Sigma – це методо-
логія, що поєднує Lean та Six Sigma, що допомагає
оптимізувати витрати ресурсів та знижувати ви-
трати на проєкті шляхом виявлення та виправлення
помилок та надлишків у процесах.
4. Використання програмного забезпечення для
управління проєктом, такого як Microsoft Project або
Primavera P6, дозволяє відстежувати витрати та ре-
сурси на проєкті, стежити за графіком робіт та
контролювати затримки.
5. Використання методу Value Engineering – це
метод, що полягає в знаходженні способів зниження
витрат на проєкті, не знижуючи якості або продук-
тивності. Це може бути досягнуто за допомогою
аналізу проєкту на предмет виявлення надлишків та
невикористаних можливостей.
6. Методологія Total Cost Management (TCM) –
це комплексний підхід до управління витратами
проєкту, що включає в себе планування, контроль та
аналіз витрат. TCM дозволяє виявляти можливості
зниження витрат та оптимізувати використання ре-
сурсів на проєкті.
7. Методологія Activity-Based Costing (ABC) –
це методологія, що полягає в аналізі витрат на різні
етапи проєкту та визначенні вартості кожної окре-
мої дії. Це дозволяє точніше визначити витрати на
проєкт та забезпечити ефективне використання ре-
сурсів.
8. Методологія Cost-Benefit Analysis (CBA) – це
методологія, що дозволяє порівнювати вартість
проєкту з його очікуваними користями. CBA допо-
магає визначити, чи є проєкт ефективним з фінансо-
вої точки зору та чи є його вартість виправданою.
9. Методологія Value Management (VM) – це
методологія, що дозволяє забезпечити максимальну
вартість проєкту при мінімальних витратах. VM
дозволяє зосередитися на ключових елементах
проєкту та забезпечити їх ефективне використання.
10. Методологія Target Costing – це методо-
логія, що полягає в визначенні цільової вартості
продукту та встановленні витрат, які необхідно
здійснити для досягнення цієї цілі. Target Costing
дозволяє зменшити витрати на проєкт шляхом пла-
нування та оптимізації витрат на кожному етапі
проєкту.
Якщо зупинитися більш детально на базових
положеннях представленого інструментарію управ-
ління витратами проєкту, то варто відмітити, що од-
нією з ключових складових управління проєктними
витратами будь-якого методу та техніки є пла-
нування витрат, яке повинно бути зроблене на по-
чатковій стадії проєкту, оскільки це дозволить
визначити витрати, пов'язані зі здійсненням
проєкту, та зберегти бюджет під контролем протя-
гом всього проєкту [1].
Однак управління витратами повинно бути ди-
намічним, оскільки витрати можуть змінюватись за-
лежно від зміни умов і змінюватись впродовж жит-
тєвого циклу проєкту [2].
Крім планування витрат, важливим елементом
управління проєктними витратами є контроль ви-
трат, що повинен бути здійснюваний регулярно
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
6
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
для того, щоб вчасно виявляти будь-які відхилення
від планованим бюджету. Для цього можуть вико-
ристовуватись різноманітні інструменти, такі як
звіти про витрати, етапні витратні звіти, порівняння
фактичних витрат зі запланованими тощо. Важливо,
щоб контроль витрат був системним і регулярним,
щоб у разі виявлення відхилень від бюджету було
можливо приймати своєчасні корективи та уник-
нути перевищення кошторису [1].
Одним із ефективних інструментів управління
проєктними витратами завдяки їх контролю є вико-
ристання методу Earned Value Management (EVM)
[1-3], що дозволяє досягнути поставлених цілей
проєкту та зберегти фінансові ресурси.
Цей метод базується на порівнянні фактичних
витрат з планованими. За допомогою EVM можна
визначити ступінь виконання проєкту та впливати
на його динаміку. Використання EVM може допо-
могти менеджеру проєкту виявляти проблеми з
контролем витрат та приймати вчасно рішення щодо
їх вирішення. Цей метод дозволяє оцінювати стан
виконання проєкту за допомогою трьох показників:
фактично виконаної роботи, запланованого обсягу
робіт та фактичної вартості виконаних робіт. Вико-
ристання методу Earned Value дозволяє зменшити
ризик перевищення бюджету проєкту, а також надає
менеджеру проєкту змогу зробити правильні корек-
тиви щодо витрат у разі будь-яких змін у проєкті.
Отже, цей метод дозволяє забезпечити точне відоб-
раження фактичного стану проєкту щодо витрат, що
дозволяє уникнути можливих фінансових ризиків
[4-11].
Принцип роботи методу Earned Value полягає у
порівнянні планових витрат з фактичними витра-
тами і визначенні вартості виконаної роботи за до-
помогою формул (див. формула 1, формула 2).
Перша з цих формул (1) – це формула Cost
Performance Index (CPI), яка визначає ефективність
використання коштів на проєкті, враховуючи
вартість виконаної роботи та фактичні витрати.
Друга формула (2) – формула Schedule Performance
Index (SPI), визначає ефективність виконання робіт
з урахуванням часового фактору:
Формула для обчислення Cost Performance
Index (CPI) [5 - 8]:
CPI = EV / AC, (1)
де CPI (Cost Performance Index – індекс ефективності
використання коштів); EV – Earned Value (вартість
виконаної роботи); AC – Actual Cost (фактичні вит-
рати).
В формулі (1) значення CPI > 1 вказує на те, що
вартість виконаної роботи вища за фактичні ви-
трати, що свідчить про ефективне використання
коштів.
Значення CPI < 1 вказує на те, що вартість ви-
конаної роботи нижча за фактичні витрати, що свід-
чить про недофінансування проєкту або неефек-
тивне використання коштів.
Формула Schedule Performance Index (SPI)
визначає ефективність виконання робіт з урахуван-
ням часового фактору та відображає відношення
між фактичним прогресом виконання робіт і плано-
ваним графіком [5-8]:
SPI = EV / PV, (2)
де: EV (Earned Value) – вартість виконаної роботи за
фактичним прогресом; PV (Planned Value) – вартість
робіт, які мали бути виконані за планом до дати
оцінки.
Значення SPI більше 1 вказує на те, що проєкт
відстає від графіка, а значення менше 1 – на попе-
редність графіка виконання робіт. Значення SPI
рівне 1 вказує на те, що роботи виконуються згідно
з графіком [5-8].
Використання методу Earned Value дозволяє
отримати повну інформацію про те, наскільки ефек-
тивно використовуються кошти та час на проєкті, а
також дозволяє вчасно виявляти будь-які проблеми
і приймати відповідні корективи.
Отже, крім контролю витрат, важливим еле-
ментом управління проєктними витратами є раціо-
нальне використання ресурсів, їх планування, конт-
роль, прогнозування (моделювання) та управління.
При плануванні витрат слід ураховувати, які ре-
сурси будуть необхідні для виконання робіт, а та-
кож, яким чином ці ресурси будуть використовува-
тись. Наприклад, залучення працівників з різним
рівнем кваліфікації може суттєво вплинути на ви-
трати проєкту. Якщо менеджер проєкту розуміє це,
він може планувати роботу таким чином, щоб мак-
симально ефективно використовувати робочий час
кожного працівника і не перевищувати бюджет
проєкту. Крім того, важливим елементом управ-
ління проєктними витратами є контроль ресурсів.
Управління ресурсами включає в себе ефективне ви-
користання людських, фінансових, матеріальних та
інших ресурсів на кожній стадії проєкту. Контроль
ресурсів дозволяє вчасно виявляти та усувати будь-
які відхилення від планованих витрат та ресурсів,
що дозволяє підтримувати бюджет проєкту під
контролем та уникати фінансових втрат.
Також до ефективних методів управління
проєктними витратами можна віднести викорис-
тання інформаційних технологій управління проєк-
тами, зокрема, програмного забезпечення для пла-
нування та контролю витрат. На сьогодні існує ба-
гато різноманітних програм діджиталізації бізнес-
процесів та проєктів (Microsoft Project, GanttProject,
Primavera P6, Asana, Trello та інші), які можуть бути
використані для управління витратами на проєкт,
що дозволяє ефективно контролювати та моніто-
рити витрати на проєкт. Один з найпоширеніших ін-
струментів для планування та контролювання вит-
рат – Microsoft Project. Ця програма дозволяє ство-
рювати розклади проєктів, визначати критичні
шляхи, відстежувати виконання завдань та контро-
лювати витрати. Програми Primavera P6, Asana,
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
7
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
Trello також дозволяють ефективно управляти вит-
ратами на проєкт та планувати витрати на різних
етапах проєкту.
Пропонується розглянути приклад управління
витратами проєкту, коли за допомогою викорис-
тання Microsoft Project було проведено планування
проєкту, розраховано та заплановано бюджет, де
визначено планову вартість робіт, намічено їхні
строки виконання. Цей проєкт планувалося закін-
чити через рік з загальною плановою вартістю
1 млн грн. Під час реалізації проєкту виявилося, що
деякі роботи затрималися, що призвело до збіль-
шення витрат на оплату праці. Проте були виявлені
деякі можливості зменшення витрат, зокрема, були
знайдені більш ефективні способи виконання робіт,
що знизило кількість витрачених ресурсів. За допо-
могою додатково застосованого методу Earned
Value було проконтрольовано час та витрати робіт
проєкту, встановлено фактичні витрати та їх відхи-
лення від планових, своєчасно прогнозовані додат-
кові витрати. Виявилося, що на кінець 6 місяців
вартість виконаних робіт становила 0,5 млн грн, що
відповідає плану на 50%. Згідно з планом на цей мо-
мент мав бути виконаний 50% проєкту та планова
вартість виконаних робіт повинна була складати
50% від загальної планової вартості проєкту, тобто
0,5 млн грн. Отже, на кінець 6 місяців проєкт вико-
нується з витратами, які відповідають плану.
Варто використовувати інші методи для управ-
ління витратами проєкту, наприклад метод "5W 1Н"
(див. таблицю) як один зі способів системного
аналізу, який дає змогу отримати повну картину
того, що відбувається, ставлячи серію запитань, що
починаються зі слів на англійську букву "W"та одне
на "H". Також доцільно використовувати метод
Ісікави (діаграму "риб'ячий скелет") для визначення
причини зміщення фактичних показників від плано-
вих та виявлення причин проблем (див. рисунок).
Наведемо приклад використання цих методів
для умовного ІТ-проєкту створення електронного
деканату університету тоді, коли потрібно встано-
вити першопричину затримки релізу (зміщення дед-
лайну на два тижні). В дуже спрощеному вигляді ре-
зультат використання цих методів може бути пред-
ставлено в зручних формах візуалізації (див. таб-
лицю та рисунок).
Таблиця
Метод "5W" для аналізу причини зміщення дедлайну ІТ проєкту на 2 тижня
"5W 1Н" Пояснення/рекомендація
1. What happened? –
Що сталося?
Дедлайн ІТ проєкту було зміщено на 2 тижні
2. Who was involved? –
Хто був причетний до
цього?
Усі члени команди розробки, включно з РМ проєкту, були замішані в
цьому процесі та рішенні
3. When did it happen? –
Коли це сталося?
Зсув дедлайну стався на деякому етапі проєкту, коли стало зрозуміло,
що початкового терміну не може бути дотримано
4. Why did it happen? –
Чому це сталося?
Причиною зміщення дедлайну могли бути зміни у вимогах замовника,
проблеми в команді (в комунікації, конфлікти, саботаж), технічні склад-
нощі або нестача ресурсів
5. How can it be prevented in
the future? –
Як цьому можна запобігти в
майбутньому?
Щоб уникнути зміщення дедлайну в майбутніх проєктах, команда
розроблення може поліпшити процес планування та контролю, переко-
натися, що ресурси достатні, і встановити механізми для швидкого вияв-
лення та розв'язання проблем
Для створення діаграми Ісікави спочатку визна-
чимо проблему – це зміщення дедлайну на 2 тижні.
Потім ми повинні визначити категорії, які будуть
використовуватися для групування потенційних
причин і використаємо такі категорії як: «Люди»,
«Процеси», «Обладнання», «Матеріали», «Середо-
вище». Далі, починаємо будувати діаграму, дода-
ючи потенційні причини до кожної категорії.
Наприклад, у категорії «Люди» ми можемо додати
проблеми з комунікацією або брак досвіду учас-
ників проєкту в нашому ІТ-проєкті створення елек-
тронного деканату університету. У категорії «Про-
цеси» ми можемо додати проблеми з плануванням,
управлінням ресурсами або змінами вимог замов-
ника. У категорії «Обладнання» ми можемо додати
проблеми з технічним обладнанням, програмним за-
безпеченням або інфраструктурою. У категорії «Ма-
теріали» ми можемо додати проблеми з нестачею
матеріалів або недостатнім доступом до них. У кате-
горії «Середовище» ми можемо додати проблеми з
умовами роботи, наприклад, з умовами війни та си-
туацією в країні. Коли ми завершимо побудову
діаграми Ісікави, ми зможемо побачити, які кате-
горії містять більше потенційних причин. Таким чи-
ном, ми зможемо дізнатися, які проблеми потрібно
розв'язувати насамперед.
Додаткове використання в цьому проєкті (див.
рисунок) методології Earned Value Management (EVM)
дозволить відстежувати вартість робіт проєкту,
порівнювати їх зі спланованими витратами. Це до-
поможе виявляти затримки та перевитрати в реаль-
ному часі та приймати вчасні корегувальні заходи.
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
8
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
Рисунок. Діаграма Ісікави для визначення причин зміщення дедлайну на 2 тижні
(побудовано авторами з використанням платформи графічних шаблонів «Canva»,
URL: https://www.canva.com/design/DAFhq8lYrTk/XGOZ77KH_MYGSeO49u4FVg/edit)
Крім того, варто розглянути основні помилки,
які можуть виникнути під час управління проєкт-
ними витратами. Деякі з найбільш поширених поми-
лок та способи їх запобігання описані нижче:
1. Недостатнє планування бюджету може при-
звести до перевищення витрат та порушення
графіку виконання проєкту. Щоб запобігти цій по-
милці, необхідно ретельно проаналізувати всі вит-
рати та скласти детальний бюджет на кожен етап
проєкту.
2. Недостатній контроль та моніторинг витрат.
Недостатній контроль витрат може призвести до
невідповідності фактичних витрат планованим бюд-
жетам та порушення графіку виконання проєкту.
Щоб запобігти цій помилці, необхідно вести деталь-
ний облік витрат на кожному етапі проєкту та
періодично порівнювати фактичні витрати з плано-
ваним бюджетом. Недостатній моніторинг витрат
може призвести до затримок у виконанні проєкту та
перевищення бюджету. Щоб запобігти цій помилці,
необхідно регулярно моніторити витрати та порів-
нювати їх з планованим бюджетом по всім віхам
проєкту.
3. Неправильне оцінювання ризиків, що може
призвести до неочікуваних витрат та затримок у ви-
конанні проєкту. Щоб запобігти цій помилці, необ-
хідно ретельно проаналізувати всі можливі ризики
та включити їх у планування бюджету.
4. Неправильний підхід до управління витра-
тами, що може призвести до неефективного вико-
ристання ресурсів та порушення графіку виконання
проєкту. Щоб запобігти цій помилці, необхідно ви-
користовувати ефективні методи управління витра-
тами, такі як Lean Six Sigma, Total Cost Management,
Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value
Management, Target Costing тощо.
Таким чином, щоб уникнути цих помилок та за-
безпечити ефективне управління проєктними витра-
тами, необхідно ретельно планувати бюджет, кон-
тролювати витрати, оцінювати ризики, моніторити
витрати та використовувати ефективні методи уп-
равління витратами. Крім того, важливо пам'ятати
про необхідність регулярного оновлення (перегля-
ду, корегування) бюджету, моніторингу та аналізу
відхилень витрат від плану, щоб вчасно виявляти
потенційні проблеми та приймати заходи для їх усу-
нення.
Бюджетування проєкту може бути складним
і вимагати багато зусиль, але неправильне його ви-
конання може призвести до серйозних наслідків для
успішності проєкту. Ось деякі з основних помилок
бюджетування проєкту: недостатнє дослідження
факторів впливу та недоліки прогнозування можуть
призвести до неправильної оцінки загальних витрат
на проєкт (можливо не враховано деякі фактори,
такі як зміни ринкових цін, зміна валютних курсів,
вартості ресурсів, інфляція, не врахування можли-
вих змін в технології, інші фактори та ризики, такі
як зміни в термінах, обсязі робіт проєкту); недо-
статня увага можливостям мінімізації витрат (мож-
ливо не враховано можливості економії на витратах,
такі як використання більш ефективних технологій
або зменшення витрат на матеріали); недооцінка
труднощів та можливих змін (недостатній ресурс-
ний потенціал, кваліфікаційний рівень команди або
труднощі зі збором даних, не враховано зміни на
ринку або технології, опір змінам) та ін. фактори. Ці
помилки можуть призвести до неправильної оцінки
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
9
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
вартості проєкту, що може призвести до переви-
щення бюджету, затримок в графіку виконання
проєкту та недосягнення цілей проєкту. Щоб уник-
нути цих помилок, необхідно ретельно до-
сліджувати всі аспекти проєкту та ретельно
оцінювати витрати та затрати на проєкт.
Висновки. Отже, ефективне планування вит-
рат, контроль за використанням ресурсів та вико-
ристання спеціалізованого програмного забезпе-
чення дозволяють зменшити ризики перевищення
бюджету та забезпечити успішне завершення
проєкту вчасно та в межах бюджету. Розуміння
особливостей управління проєктними витратами як
одна з найважливіших складових проєктного ме-
неджменту є надзвичайно важливим для керівників
та всіх членів команди проєктів. Результати прове-
деного нами дослідження особливостей існуючого
інструментарію управління проєктними витратами,
трендів його розвитку та використання сучасним
бізнесом, дозволяють зробити наступні висновки:
1. Управління проєктними витратами є важли-
вою складовою успішного виконання проєктів та
досягнення поставлених цілей. Важливість ефектив-
ного управління проєктними витратами під-
креслюється тим, що недооцінка витрат часто при-
зводить до перевищення бюджету та затримок у ви-
конанні проєкту.
2. Основні етапи управління проєктними витра-
тами включають планування, контроль та моніто-
ринг витрат на різних етапах проєкту.
3. Використання сучасного інструментарію
управління проєктними витратами, діджиталізації
цього процесу дозволяє своєчасно виявляти про-
блеми та приймати відповідні заходи для їх
вирішення.
Література
1. Кравчук В., Шостак І. Управління проєктами: практичний підхід: посібник. Київ: Центр учбової літератури, 2019.
416 с.
2. Crawford L. and Pollack D. Hard and soft projects: a framework for analysis. International Journal of Project Management.
2017. Vol. 35, Issue 6. Р. 1166-1175.
3. Sabahi S. Project cost management and cost engineering. International Journal of Engineering Science and Computing. 2021.
Vol. 11, Issue 5. Р 16311-16315.
4. Стандарт з управління проєктами та Настанова до зводу знань з управління проєктами «Project Management Body of
Knowledge – PMBOK» / переклад з англ. Сьоме видання. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2021.
370 р. URL: https://pmiukraine.org/pmbok7/ (дата звернення 20.12.2022).
5. Blocher E., Stout D., Juras P., Cokins G. Cost Management: A Strategic Emphasis. 8th Edition. Publisher: McGraw Hill, 2019.
976 р. URL: http://ndl.ethernet.edu.et/bitstream/123456789/16717/1/59.Edward%20J.%20Blocher.pdf (дата звернення 10.11.2022).
6. Rad P. F., and Levin G. (2018). Project Costing: Tools and Techniques. 2nd Edition. Publisher: CRC Press. 302 р.
7. Rad P. F. (2019). Project Cost Estimating and Management. 2nd Edition. Berrett-Koehler Publishers. 136 р.
8. Piper M. (2021). Cost Estimating for the Handyman Business. LULU Publishers. 128 р.
9. Cohn M. (2019). Agile Estimating and Planning. 2nd Edition. Pearson Publishers. 368 р.
10. Middleton C. and Evans E. Project Budgeting and Financial Management. Business Expert Press, 2020. 180 р.
11. Kerzner H. Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards: A Guide to Measuring and Monitoring Project Performance.
3rd Edition. Wiley Publishers, 2020. 448 р.
12. Ali S. and Khan M. Cost management in project management: a literature review. Journal of Engineering Science and
Technology Review. 2020. Vol. 13. Iss. 2. Р 61-67. URL: https://www.researchgate.net/publication/348843581_Effective_Cost_
Management_in_Project_Management (дата звернення 10.11.2022).
References
1. Kravchuk, V., Shostak, I. (2019). Upravlinnia proiektamy: praktychnyi pidkhid [Project management: practical approach:
manual]. Kyiv, Center for Educational Literature. 416 р. [in Ukrainian].
2. Crawford, L. and Pollack, D. (2017). Hard and soft projects: a framework for analysis. International Journal of Project
Management, Vol. 35, Issue 6, рр. 1166-1175.
3. Sabahi, S. (2021). Project cost management and cost engineering. International Journal of Engineering Science and
Computing, Vol. 11, Issue 5, рр. 16311-16315.
4. Standart z upravlinnia proiektamy ta Nastanova do zvodu znan z upravlinnia proiektamy «Project Management Body of
Knowledge – PMBOK» [The project management standard and the Guide to the project management body of knowledge "Project
Management Body of Knowledge - PMBOK"]. (2021). Transl. from English. 7th edition. Newtown Square, Pennsylvania: Project
Management Institute, Inc. 370 p. [in Ukrainian].
5. Blocher, E., Stout, D., Juras, P., Cokins, G. (2019). Cost Management: A Strategic Emphasis. 8th Edition. Publisher: McGraw
Hill, 2019. 976 р. Retrieved from http://ndl.ethernet.edu.et/bitstream/123456789/16717/1/59.Edward%20J.%20Blocher.pdf.
6. Rad, P. F., and Levin, G. (2018). Project Costing: Tools and Techniques. 2nd Edition. Publisher: CRC Press. 302 р.
7. Rad, P. F. (2019). Project Cost Estimating and Management. 2nd Edition. Berrett-Koehler Publishers. 136 р.
8. Piper, M. (2021). Cost Estimating for the Handyman Business. LULU Publishers. 128 р.
9. Cohn, M. (2019). Agile Estimating and Planning. 2nd Edition. Pearson Publishers. 368 р.
10. Middleton, C. and Evans, E. (2020). Project Budgeting and Financial Management. Business Expert Press. 180 р.
11. Kerzner, H. (2020). Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards: A Guide to Measuring and Monitoring Project
Performance. 3rd Edition. Wiley Publishers. 448 р.
12. Ali, S. and Khan, M. (2020). Cost management in project management: a literature review. Journal of Engineering Science
and Technology Review, Vol. 13. Iss. 2, рр. 61-67. Retrieved from https://www.researchgate.net/publication/348843581_Effective_
Cost_ Management_in_Project_Management.
О. С. Поважний, О. В. Латишева, К. Є. Мойсеєнко, Ю. В. Чуприна
10
Економічний вісник Донбасу № 1(71), 2023
Поважний О. С., Латишева О. В., Мойсеєнко К. Є., Чуприна Ю. В. Особливості управління проєктними витра-
тами
У статті визначено особливості управління проєктними витратами, надано приклади використання інструментарію
управління витратами проєкту.
Обґрунтовано, що розуміння особливостей управління проєктними витратами є надзвичайно важливим для керівників
проєктів. Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами є важливою складовою
успішного виконання проєктів та досягнення поставлених цілей. Встановлено, що необхідно ретельно планувати, моніторити
та контролювати витрати на різних етапах проєкту, використовуючи сучасні інструменти та методи управління витратами
ресурсів, а саме Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target
Costing тощо, а також використовувати сучасні програми діджиталізації проєктів (Microsoft Project, GanttProject, Primavera
P6, Asana, Trello та інші), які можуть бути використані для управління витратами на проєкт, що дозволяє ефективно контро-
лювати та моніторити витрати на проєкт.
В статті наведено приклади помилок, які можуть призвести до неправильної оцінки вартості проєкту, що може призвести
до перевищення бюджету, затримок в графіку виконання проєкту та недосягнення цілей проєкту. Встановлено, що до основ-
них помилок при плануванні бюджету проєкту можуть бути: недостатнє дослідження факторів впливу та недоліки прогно-
зування може призвести до неправильної оцінки загальних витрат на проєкт (можливо не враховано деякі фактори, такі
як зміни ринкових цін, зміна валютних курсів, вартості ресурсів, інфляція, не врахування можливих змін в технології, інші
фактори та ризики, такі як зміни в термінах, обсязі робіт проєкту); недостатня увага можливостям мінімізації витрат (можливо
не враховано можливості економії на витратах, такі як використання більш ефективних технологій або зменшення витрат на
матеріали); недооцінка труднощів та можливих змін (недостатній ресурсний потенціал, кваліфікаційний рівень команди або
труднощі зі збором даних, не враховано зміни на ринку або технології, опір змінам) та ін. фактори.
Доведено, що використання сучасного інструментарію управління проєктними витратами дозволить підвищити ефек-
тивність управління витратами та досягти успіху в реалізації проєкту.
Ключові слова: проєктні витрати, управління проєктними витратами, планування витрат, контроль витрат, моніторинг
витрат, бюджетування, інструментарій управління витратами, Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing,
Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing.
Povazhnyi O., Latysheva O., Moiseіenko K., Chupryna Yu. Peculiarities of Project Cost Management
The article defines the features of project cost management, provides examples of the use of project cost management tools.
It is substantiated that understanding the peculiarities of project cost management is extremely important for project managers.
It is proved that the use of modern project cost management tools is an important component of successful project implementation and
achievement of goals. It has been established that it is necessary to carefully plan, monitor, and control costs at different stages of the
project using modern tools and methods of resource management, namely Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based
Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing, etc., as well as using modern project digitalization programs
(Microsoft Project, GanttProject, Primavera P6, Asana, Trello, etc.) that can be used to manage project costs, which allows you to
effectively control and monitor project costs.
The article provides examples of mistakes that can lead to an incorrect estimate of the project cost, which can lead to budget
overruns, delays in the project schedule, and failure to achieve project goals. The article establishes that the main mistakes in planning
the project budget may include: insufficient research of the factors of influence and forecasting shortcomings may lead to an incorrect
assessment of the total project costs (some factors may not be taken into account, such as changes in market prices, changes in exchange
rates, cost of resources, inflation, failure to take into account possible changes in technology, other factors and risks, such as changes
in the timing, scope of the project); insufficient attention to cost minimisation opportunities (possibly not taking into account cost
savings opportunities, such as the use of more efficient technologies or reduced material costs); underestimation of difficulties and
possible changes (insufficient resource capacity, team qualifications or difficulties in collecting data, not taking into account changes
in the market or technology, resistance to change) and other factors.
It is proved that the use of modern project cost management tools will increase the efficiency of cost management and achieve
success in project implementation.
Keywords: project costs, project cost management, cost planning, cost control, cost monitoring, budgeting, cost management
tools, Lean Six Sigma, Total Cost Management, Activity-Based Costing, Cost-Benefit Analysis, Value Management, Target Costing.
Стаття надійшла до редакції 23.01.2023
|