Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.

Based on the case of Chernihiv Provincial Board and the Chancellery of Chernihiv civil Governor, the author conducts an analysis of records management at principal provincial administrative bodies during the first half of XIX century; its structure and development in the framework of public administ...

Ausführliche Beschreibung

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Datum:	2008
1. Verfasser:	Леміш, Н.
Format:	Artikel
Sprache:	Ukrainian
Veröffentlicht:	Інститут історії України НАН України 2008
Schriftenreihe:	Архіви України
Schlagworte:	Статті та повідомлення
Online Zugang:	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/26890
Tags:	Tag hinzufügen Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
Назва журналу:	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
Zitieren:	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст. / Н. Леміш // Архіви України. — 2008. — № 5-6. — С. 81-95. — Бібліогр.: 33 назв. — укр.

Institution

Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine

id	irk-123456789-26890
record_format	dspace
spelling	irk-123456789-268902011-09-08T12:15:40Z Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст. Леміш, Н. Статті та повідомлення Based on the case of Chernihiv Provincial Board and the Chancellery of Chernihiv civil Governor, the author conducts an analysis of records management at principal provincial administrative bodies during the first half of XIX century; its structure and development in the framework of public administration reforms. 2008 Article Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст. / Н. Леміш // Архіви України. — 2008. — № 5-6. — С. 81-95. — Бібліогр.: 33 назв. — укр. 0320-9466 http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/26890 uk Архіви України Інститут історії України НАН України
institution	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
collection	DSpace DC
language	Ukrainian
topic	Статті та повідомлення Статті та повідомлення
spellingShingle	Статті та повідомлення Статті та повідомлення Леміш, Н. Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст. Архіви України
description	Based on the case of Chernihiv Provincial Board and the Chancellery of Chernihiv civil Governor, the author conducts an analysis of records management at principal provincial administrative bodies during the first half of XIX century; its structure and development in the framework of public administration reforms.
format	Article
author	Леміш, Н.
author_facet	Леміш, Н.
author_sort	Леміш, Н.
title	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.
title_short	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.
title_full	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.
title_fullStr	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.
title_full_unstemmed	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.
title_sort	організація роботи зі службовими документами в органах державної влади чернігівської губернії в першій половині хіх ст.
publisher	Інститут історії України НАН України
publishDate	2008
topic_facet	Статті та повідомлення
url	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/26890
citation_txt	Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст. / Н. Леміш // Архіви України. — 2008. — № 5-6. — С. 81-95. — Бібліогр.: 33 назв. — укр.
series	Архіви України
work_keys_str_mv	AT lemíšn organízacíârobotizíslužbovimidokumentamivorganahderžavnoívladičernígívsʹkoíguberníívperšíjpoloviníhíhst
first_indexed	2025-07-03T06:38:24Z
last_indexed	2025-07-03T06:38:24Z
_version_	1836606768613949440
fulltext	81статті та повідомлення Наталія Леміш ОргаНізація рОбОти зі сЛужбОвими дОкумеНтами в ОргаНах державНОї вЛади ЧерНігівськОї губерНії в першій пОЛОвиНі хіх ст. Чернігівське губернське правління та Канцелярія чернігівського цивільного губернатора на початку ХіХ ст. були основними адміністра- тивними установами, що представляли, з одного боку, владу на місцях, а з іншого – виступали тим виконавчим органом, через який здійснюва- ла керівництво вища державна влада країни. Канцелярія чернігівського губернатора – це установа з одноосібною формою управління, де рішен- ня з того чи іншого питання губернатор приймав самостійно. Чернігів- ське губернське правління – орган з колегіальною формою правління, що виявляв волю вищих уповноважених осіб та установ через загальне “присутствіє”, що також мало свою канцелярію (схема 1). схема 1. Органи державної влади Чернігівської губернії обов’язки, покладені на Чернігівське губернське правління та Кан- целярію чернігівського цивільного губернатора як органи державної влади на місцях, вимагали кропіткої роботи зі значною кількістю до- кументів, що включала їх оперативне опрацювання, швидкий пошук у разі необхідності, надійне зберігання та, за певних умов, – знищення. © наталія леміш, 2008 оРГанИ деРЖавноЇ владИ ЧеРніГівсЬКоЇ ГУБеРніЇ (перша половина ХіХ ст.) Канцелярія цивільного губернатора Загальна канцелярія Столи та відділи Чернігівське губернське правління Загальне присутствіє Канцелярія загального присутствія Столи та відділи статті та повідомлення82 документи (як ті, що надходили до згаданих установ, виходили з них, так і ті, що створювалися для внутрішнього користування) вимагали чіткої систематизації та контролю. саме загальна канцелярія та канце- лярія загального присутствія згаданих установ виконували роль осно- вної ланки, завданням якої були впорядкування та правильне спряму- вання документів. одним з основних способів такого впорядкування в даних устано- вах було формування (“шнурування”) документів у справи. У цілому, можна назвати такі основні причини застосування даного способу сис- тематизації документів: 1) як один зі шляхів для полегшення роботи зі значною кількістю поточної документації та архівних документів; 2) для звітності за певний виконаний вид роботи перед установами вищого рівня; 3) для полегшення контролю за діяльністю установи з боку вищих органів управління. технологічний процес формування справ як один з видів діловод- ної діяльності був прерогативою безпосередньо загальної канцелярії при Канцелярії чернігівського цивільного губернатора та канцелярії загального присутствія Чернігівського губернського правління і зале- жав від форми устрою самої канцелярії. серед нормативних актів, що регламентували роботу з докумен- тами на початку ХіХ ст., певну кількість становили закони та інші нормативні акти загальнодержавного значення, які регламентували ро- боту державних установ усіх рівнів, не враховуючи специфіки роботи окремих з них1. так, правила щодо групування документів та їхнього зберігання було викладено ще в “Генеральному регламенті” для ко- легій, де містяться пояснення щодо “сортування” та зберігання доку- ментів, а саме: документи мали зберігатися в шафах, окремо “грамоты и указы; коллегий письма; письма от губернаторов и воевод; письма от генеральных особ, полковников и военных служащих; письма по судебным делам; гражданские письма; доношения, челобитчиковы”2. “Учреждения для управления губерний”, як і попередній документ, висвітлювало способи систематизації документів в установах. лише у розділі V “о должности губернского или наместнического правле- ния” (п. 97, “о делах до губернского правления надлежащих”) наво- диться поділ справ, що мало розглядати губернське правління: “дела исполнительные или скорого отправления, так же и те, о которых про- тиворечия, или спора быть не может”3. можливо, тому в 1784 р. Кате- рина іі видала указ “о составлении общего положения к скорейшему производству дел” генерал-губернаторам і губернаторам для “сделания единообразного положения относительно порядка канцелярского хране- ния дел”, а також “преподания средств к скорейшему дел производству”, 83статті та повідомлення який мав за мету регламентувати діловодство місцевих установ4. але новий законодавчий акт – “общее положение о едином канцелярском порядке” – так і не побачив світ. подальший розвиток реформування сфери діловодства знайшов своє відображення в “общем учреждении министерств”. прогресивним кроком у сфері документостворення та документообігу стало те, що в даному документі не тільки аналізува- лися стадії проходження документа в організації та контроль за ними, а й уперше до текстового матеріалу додавалися деякі зразки оформлення документів. Хоча прикладу оформлення справ не наведено, але заува- жено, що справи мають підлягати обов’язковій перевірці: “1) в по рядке ли дела содержатся. 2) верно ли составляются им заглавия. 3) нет ли медленности в делопроизводстве. 4) не задерживается ли оконча- ние дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности...”5. той факт, що “общее учреждение…” містить зразки “письмоводства” не лише для документів внутрішнього користування, а й для документів, які надходили до міністерств від державних орга- нів управління нижчого рівня, підтверджує, що це був акт, яким мали керуватись у своїй роботі не тільки міністерства, а й державні установи будь-якого рівня. підтвердження даної думки знаходимо в наведених після закону “формах письмоводства”, де у поясненнях до формуля- ра іі “отношения и представления к министрам” додається примітка такого змісту: “Когда в управлении губерний введены будут разделе- ния дел по департаментам и отделениям: тога внизу под № означать должно департамент и отделение. скрепа предполагает также будущий распорядок письмоводства в губерниях”6. отже, ні “Генеральний регла- мент” (1720 р.), ні “Учреждения для управления губерний” (1875 р.), ні “общее учреждение министерств” (1811 р.) як основні законодавчі документи у сфері управління та діловодства, якими на початку ХіХ ст. керувалися державні установи як вищого, так і місцевих рівнів, не дають чіткої методики щодо оформлення справ та роботи з ними. саме такий стан законодавчої бази призводив до певної невпорядкованості цих процесів. У процесі подальшого реформування системи державного апарату з’явилася низка підзаконних нормативних актів, спрямованих на спро- щення та впорядкування процесів діловодства в державних установах губернського рівня та довгоочікуване “разделение дел” за відділеннями, про яке згадувалось ще в § 66–67 “общего учреждения…”: “Уставы и учреждения по временам должны быть дополняемы разными поста- новлениями, кои по течению дел представятся необходимыми… чем яснее и совершеннее будут уставы и учреждения, тем производство дел будет правильнее, и число их менее”7. серед нормативних актів початку ХіХ ст., що стосуються досліджуваної проблеми, привертають увагу документи, знайдені у фондах державного архіву Чернігівської статті та повідомлення84 області. З них дізнаємося, наприклад, що у 1822 р. військовий губер- натор малоросійського генерал-губернаторства м. Г. Рєпнін направив до Чернігівського губернського правління “предложение” “дать оное образование канцелярии своей”, за яким робота зі справами Канце- лярії губернатора розподілялася за відділеннями і столами8. 22 грудня 1822 р. малоросійський військовий губернатор ухвалив “Учреждение канцелярій малороссийского военного губернатора”, де у 18-ти пара- графах регламентовано роботу Канцелярії малоросійського військово- го губернатора та, відповідно, канцелярії нижчого рівня – чернігівсько- го цивільного губернатора. до даних документів додавався “табель разделения дел”, за яким документи, що надходили до Канцелярії “к собственному рассмотрению малороссийского военного губернатора”, мали розподілятися відповідно до столів9. наприклад: Отделение І. 1. Стол. Герольдия: 1. Определение к должностям. 2. Перемещение чиновников. 3. Увольнение со службы. 4. Увольнение в отпуск 10. як засвідчує аналіз документів державного архіву Чернігівської об- ласті, справа на початку ХіХ ст. – це сукупність скріплених між собою документів одного змісту за певний часовий період. але роз’яснення, що означало в ХіХ ст. саме слово “справа”, знаходимо в збірниках зраз- ків документів (“письмовниках”) кінця XVIII – початку ХХ ст. в. вельд- брехт, наприклад, визначає справу “как составленное по определенным правилам собрание бумаг, относящихся к известному предмету, нахо- дящемуся в рассмотрении учреждения и с одной стороны заключа- ющих в себе обстоятельства, бывшие в его рассмотрении, а с другой выражающие его решения или распоряжения”11. м. в. варадінов, хоча й не подає конкретного визначення терміна “справа”, проте виводить в окрему групу «канцелярские дела и бумаги», визначаючи їх як “по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица”12. до канцелярських справ він відносить “входящие, докладные и исходящие дела”, тим самим поділяючи їх на зазначені групи. до процесу формування справ, як зазначає проф. К. Г. мітяєв, слід віднести практику комплектування справ документами та методи гру- пування документів у справи13. на основі аналізу справ, представле- них в державному архіві Чернігівської області, можемо зазначити, що процес формування справ від початку і до середини ХіХ ст. зазнавав змін14, тому представляє інтерес для досліджень у даному напрямі. У межах визначення поняття “формування справ” на губернсько- му рівні в першій половині ХіХ ст. слід розглянути, з яких основних 85статті та повідомлення операцій складався аналізований процес. отже, зупинимося більш де- тально на методиці роботи з формування справ у досліджуваний період та визначимо основні операції, що складали цей процес. до основних опе рацій щодо формування справ віднесемо: 1) розподіл документів за справами; 2) організацію документів у справах; 3) оформлення справ. Розподіл документів за справами в адміністративних установах Чернігівської губернії, як свідчить проведений аналіз, відбувався на основі загальних ознак – змісту, авторства документа, датування, що властиві всім без винятку документам. так, на початку ХіХ ст. провідним принципом у процесі віднесен- ня певного документа до справи був хронологічний, тобто документи розташовувалися починаючи від більш ранніх за датами (числами, мі- сяцями) й закінчуючи більш пізніми. при хронологічному принципі, не бралися до уваги ні вид документа, ні його зміст. так, у фондах державного архіву Чернігівської області знаходимо справи як Черні- гівського губернського правління, так і Канцелярії чернігівського ци- вільного губернатора, датовані першою половиною ХіХ ст., які міс- тять різні за назвами та змістом документи, об’єднані лише певними хронологічними рамками. наприклад, справа Канцелярії чернігівсько- го цивільного губернатора, датована 1828 р., містить документи, що пов’язані між собою лише послідовністю надходження до установи15. серед них, приміром, бачимо такі: – “предписания” міністерства внутрішніх справ, управління мало- російського військового губернатора та різних департаментів: “О порядке определения к заведениям Приказов медицинских и апте- карских чинов”, “С наставлением для построения Богоугодных заведений” “Об отводе войскам постойных мест и отпуска дров и соломы”тощо; – укази правлячого сенату: “О предавании крестьян, упорствую- щих в неповиновении помощникам, военному суду и о проч.”; – кореспонденцію: листи “Черниговскому гражданскому губерна- тору от управления Малороссийского военного губернатора”, “Черниговскому гражданскому губернатору от Департамента полиции исполнительной”. Залишаючись провідним, хронологічний принцип у другій чверті ХіХ ст. набув більшої впорядкованості. документи по справах розпо- діляли вже не лише за датами надходження, а й із урахуванням назви виду документа (номіналу), авторства, проблем, що розглядалися. номінально-хронологічний принцип простежується, наприклад, в розподілі документів за справами в Канцелярії чернігівського цивіль- ного губернатора: статті та повідомлення86 “Указы, полученные из Сената за 1827 г.”, “Предписания Министерства внутренних дел за 1828 г.”, “Циркуляры министерств…”, “Формулярные списки должностных лиц присутственных мест Черниговской губернии и уездов”, “Отчет канцелярии Черниговского гражданського губер- натора, посланный Министерству внутренних дел”, “Пе- реписка с Черниговским губернским прокурором о срочном разрешении дел, не терпящих отлагательств”16. Цього принципу дотримувались і в канцелярії Чернігівського гу- бернського правління: “Постановления правления о… за 1840 г.”, “Формулярные списки о службе чиновников и канцеляристов присутствен ных мест”. авторсько-хронологічний принцип передбачав розподіл докумен- тів за справами за одним автором – це могли бути установа або окрема особа. У Канцелярії чернігівського цивільного губернатора, наприклад, формувалися справи за названим принципом такого змісту: “о выдаче паспортов для приезда в санкт-петербург”, “сборник указов сената по Канцелярии гражданского губернатора”. Канцелярія загального присутствія Чернігівського губернського правління теж використовувала даний принцип при відборі документів до справи. прикладом можуть слугувати заголовки таких справ: “По указу правительствующего Сената о порядке делопроизвод- ства в губернских правлениях”, “О запрещении приема на службу лиц недворянского происхождения”, “О штате губернского правления”, “О порядке делопроизводства в губернских правлениях”. при застосуванні проблемно-хронологічного принципу (як най- більш чітко вираженого) визначальними критеріями при групуванні документів за справами були зміст, питання, що стали підставою для розгляду та формування справи. так, назви справ Канцелярії чернігів- ського цивільного губернатора та Чернігівського губернського правлін- ня конкретно вказують на їх змістове наповнення. ідеться, зокрема, про такі справи: - за зверненнями осіб: “по прошениям разных лиц о разрешении строить или ремонтировать разные строения”, “по жалобам разных лиц за оскорбления и побои”, “Шереметьевой о назначении пансиона”, “о фальшивой ассигнации, об- наруженной у крестьянина с. Григорьевки, Конотопского уезда, овсеен- ка”, “по жалобе мещанина Разеветаева на лужковскую ратушу за нео- кончание дела его с бургомістром Чикмаревым за причинение обиды”; - на особовий чиновницький склад (стосувалися організації роботи чиновників як канцелярії Чернігівського цивільного губернатора, так і Чернігівського губернського правління): 87статті та повідомлення “о присвоении канцеляристу Шишкевичу чина коллежского ре- гистратора”, “о приеме на службу в архив чиновников”, “полицмей- стеров и городничих определение и увольнение”, “об определении и увольнении чиновников по Канцелярии гражданского губернатора”; - на окремих фізичних осіб: “Вершникова донос”, “Громова воровство” тощо; - на вирішення проблем громадського життя та соціальних пи- тань: “острогов и больниц починка”, “Кролевецкой почтовой дороги исправление”, “дров в Шостинский пороховой завод поставка”. проте чітко визначити один принцип віднесення документів до справи досить складно. наприклад, справи “Сборник указов Сената по Канцелярии гражданского губернатора” чи “Переписка с Черни- говским губернским прокурором о срочном разрешении дел, не тер- пящих отлагательств”, згадані вище, можна розглядати як такі, що компонувалися з дотриманням не лише хронології, а й номінального та авторського принципів. тобто можна визначити основний, провід- ний принцип, але чітко розподілити документи за справами, керуючись лише одним принципом, по суті, неможливо як стосовно справ першої половини ХіХ ст., так і на сучасному етапі. як справедливо зазначив К. Г. мітяєв, “лише групування документів у справи за кількома прин- ципами дає змогу глибше розкрити склад та зміст згрупованих у справу документів, чітко формулювати заголовки до справ”17. дослідження даного процесу наштовхує на висновок, що розподіл документів за справами як у загальній канцелярії чернігівського ци- вільного губернатора, так і в канцелярії загального присутствія Черні- гівського губернського правління протягом першої половини ХіХ ст. зазнавав змін, починаючи від простого “скріплення” різних за змістом та авторством документів, що об’єднувались лише послідовністю над- ходження до установи, до більш логічного та систематичного розподі- лу з урахуванням назви видів, адресатів та змісту документів. таким чином, процес правильного розподілу документів за спра- вами уже за тих часів визнавався досить важливим, адже пошук до- кументів не за однією, а кількома ознаками (назвою, автором, часом створення, надходження чи відправлення, змістом тощо) значно полег- шувався. У результаті вивчення справ фондів державного архіву Чернігів- ської області зазначеного періоду виявлено, що організація докумен- тів у справах в установах мала певні відмінності, пов’язані передусім з різною формою роботи з документами. Щодо елементів композиційної побудови, то справи обох канцелярій не мали принципової різниці – це аркуш опису документів справи та безпосередньо самі документи, що статті та повідомлення88 скріплювались обкладинкою справи. Розпочати нову справу, за визна- ченням в. вельдбрехта, на той час означало “вшить новую бумагу в обертку”18. процес наповнення справи документами в канцелярії загального присутствія Чернігівського губернського правління залежав від форми роботи з документами, що визначалася відповідними нормативними документами, які набували чинності протягом першої половині ХіХ ст. аналіз справ фонду державного архіву Чернігівської області за зазна- чений період, наштовхує на висновок, що видовий склад документів у справі зазнав змін. до 1837 р., а саме до прийняття “положения о производстве дел в губернском правлении”19, на документи, що над- ходили до правління й мали потрапити на розгляд загального присут- ствія, складалися доповідні записки, мета яких полягала в поясненні обставин чи підстав розгляду документа. отже, “к докладу” надсилався не сам оригінал документа, а доповідна записка, що називалася “рапор- том”. Рапорти найчастіше являли собою наполовину менший за розмі- ром від звичайного подвійний аркуш паперу, записи на якому велися за принципом зошита – з обох боків. до середини ХіХ ст. даний документ набув певної стандартизованої форми, і містив таку чітко визначену інформацію: - дата відправлення рапорта (проставлялася з 1845 р. відповідно до положень “Учреждения…” штампом) на верхньому полі до- кумента посередині; - номер за “Реестром докладних записок” на лівому полі докумен- та вгорі; - напрямок руху (“в Черниговское губернское правление”) – вгорі, посередині, під штампом; - від кого надсилається документ (наприклад, “Комиссия для раз- бора давних дел архива оного правления”, “архивариуса оного правления” тощо) – зверху, посередині, після зазначення адресата; - мета направлення (“к докладу”, “к исполнению”, “к соображе- нию”) на лівому полі паралельно до адресанта; - назва виду документа – “рапорт” – посередині після зазначення адресанта; - короткий виклад змісту питання, без дослівного дублювання до- кумента, на основі якого складалась доповідна записка, як це про- стежується у справах початку ХіХ ст., із зазначенням основних моментів; - дата надходження документа до загального присутствія Черні- гівського губернського правління із зазначенням назви питання розгляду та номеру відділу і столу, куди далі передаватиметься документ – лівий нижній кут документа. наприклад: 89статті та повідомлення № 18 1846 года ноября дня с описью давних архивных дел и книг 1785 года По 1 отд. 1 столу20 доповідна записка “підшивалася” до справи першою. але після прийняття “положення…” ( з метою спрощення процесу подання до- кумента до розгляду правління) документи могли подаватися за трьома різними формами – доповідними записками, доповідними реєстрами та протоколами. як засвідчує проведений аналіз, доповідні записки складалися лише до важливих і складних справ, що вимагали знання певних законів, копії яких теж додавалися до справи. далі в послідовності розгляду питання додавалися (що обов’язково фіксувалося в аркуші опису справи) і скріплювалися копії документів, що стосувалися справи. свідченням того, що роботу з документами справи завершено й загальним присутствієм ухвалено відповідне рі- шення, була копія запису з “Журналу присутствія Чернігівського гу- бернського правління”, “підшита” в кінці справи або вкладена та скрі- плена всередині рапорта. справи могли стосуватися вирішення одного питання; вони, як правило, були невеликими за обсягом. так, справа “о приеме на служ- бу в архив чиновников” складалася з чотирьох аркушів і містила такі документи21: рапорт, учрежденный для старых дел Губернского архива от 10 сентября № 6; копия журнала правительствующего Сената на № 634 составленного. У багатьох справах документи “підшивалися” за проблемно-хроно- логічним принципом. так, справа “по указу правительствующего се- ната о порядке делопроизводства в губерниях правления” складалася з 535-ти аркушів і містила документи такого спрямування22: - копії: указів сенату, донесень, приписів, постанов, журналів при- сутствія; - рапорти: Кролевецької міської поліції, Чернігівської поліції, Ци- вільного губернатора; - “отношения”: канцелярії Міністерства фінансів, будівельної ко- місії; - “сообщения”: Чернигівської казенної палати тощо. З уведенням у дію в 1845 р. “Учреждения для губернских прав- лений” Чернігівське губернське правління видало власний наказ “по указу правительствующего сената о порядке делопроизводства в гу- бернском правлении”23, за яким було внесено поправки, щоб “руко- статті та повідомлення90 водствоваться им (“Учреждением…”) до такой степени, сколько сие по различию состава Губернских правлений против новых штатов ока- жется возможным”. У ході аналізу змісту самого наказу Чернігівсько- го губернського правління привертає увагу той факт, що не всі статті “Учреждения…” установа взяла до виконання (лише вибірково 36 ста- тей із 300). серед них була стаття № 122, що визначала види докумен- тів, на які слід було формувати справи – це “помеченные к докладу и к исполению”24, а також чітко визначалися правила формування та зберігання справ. основною функцією Канцелярії Чернігівського цивільного губер- натора було подання документів на розгляд безпосередньо губернато- ру та їх передавання для виконання. тому до справи, крім доповідних записок, “підшивались” відпуск або копія з рішення губернатора чи копія документа, що відправлявся. Разом із тим, не завжди рішення губернатора або резолюція набувала форми окремого документа. по- деколи накладення резолюції обмежувалося написом на доповідній за- писці. Копії проектів до справи не “підшивалися”, вони лише слугува- ли підставою для створення безпосередньо документа, що відправлявся на виконання. У справі залишалася копія такого документа. напри- клад, справа “об определении и увольнении чиновников по Канцеля- рии гражданского губернатора”, датована 1833 р., складалася з 29-ти аркушів і містила такі документи25: 1) “Прошение” від “служащего при делах Канцелярии регистра- тора василия Юркевича” на ім’я Чернігівського цивільного гу- бернатора про бажання продовжити “статскую службу в санкт- петербурге”; 2) “Свидетельство” про те, що Юркевич справді є колезьким реє- стратором; 3) лист від директора департаменту зовнішньої торгівлі міністер- ства фінансів “об определении кол. регистратора Юркевича се- кретарем при начальнике архангельского таможенного округа” на ім’я Чернігівського цивільного губернатора; 4) лист від Чернігівського цивільного губернатора Чернігівському губернському правлінню про “исключение Юркевича из числа чиновников”; 5) “формулярний список” колезького реєстратора василія михай- ловича Юркевича. саме такий спосіб збору інформації про вирішення питань доку- мента дозволяв установі в разі потреби пояснити, чому вона розпоряди- лася з документом саме так чи інакше, тобто звітувати про свої дії. процес оформлення справ у Чернігівському губернському прав- лінні та Канцелярії чернігівського цивільного губернатора не мав принципових відмінностей. така подібність пояснюється тим, що дані 91статті та повідомлення установи керувались у своїй роботі одними й тими ж інструкціями та правилами щодо роботи з документами. Хоча, як свідчить аналіз за- конодавчих актів, для Канцелярій цивільних губернаторів окремих ін- структивних документів не видавалося. У фондах державного архіву Чернігівської області знаходимо лише циркулярні “приписи” мініс- терства внутрішніх справ, аналіз яких дає змогу дійти висновку, що робота канцелярій теж регламентувалась і не залишалася поза ува- гою. найбільш помітними є документи, датовані серединою 30-х років ХіХ ст. – плідним періодом для органів державної влади щодо вдо- сконалення організації діловодства в установах різного рівня. серед подібних циркулярів варті уваги такі: “по предписанию министерства внутренних дел: об упрощении делопроизводства и рассылке общего циркуляра по ведению делопроизводства по министерству внутрен- них дел” (1835 р.)26, “по предписанию Черниговскому, полтавскому и Харьковскому гражданским губернаторам о порядке подачи начальни- ками губерний разных донесений” (1836 р.)27, “Циркуляр министерства внутренних дел об обозначении на исходящих бумагах от кого и куда направлены” (1838 р.)28, “об упорядочении архива канцелярии губер- натора” (1838 р.)29, “по предписанию министерства внутренних дел о разборе присутственными местами подлежащих им дел” (1839 р.)30 тощо. процес оформлення справ у досліджуваних установах від початку ХіХ ст. до його середини зазнав певних змін. Будь-яка справа складалася з титульного аркуша, який кріпився безпосередньо до прошитих документів справи. Титульний аркуш на початку ХіХ ст. містив основну довідкову інформацію про справу. незмінна інформація була друкованою і складалася з таких основних елементів: - назва документа (“Дело”) – у верхній частині аркуша, посере- дині; - місце формування справи (“Отделение”, “Стол”) – зліва після заголовка та короткого змісту справи; - часові межі роботи зі справою (слова “Началось”, “Кончи- лось”) – лівий нижній кут аркуша; - місце для зазначення кількості аркушів у справі (“на … лис- тах”) – посередині нижнього поля аркуша. Змінну інформацію записували від руки, а саме: - номер справи; - назву установи (“Канцелярія черниговского гражданского губер- натора”, “Черниговское губернское правление”) та, за потреби, зазначення структурного підрозділу установи (“Черни говское губернское правление. Строительная экспедиция” тощо); - заголовок справи (зазначався в круглих дужках з маленької літе- статті та повідомлення92 ри – “предписания Министерства внутренних дел”, “переписка с Министерством внутренних дел”, “переписка с черниговским губернским прокурором”, “об определении и увольнении чинов- ников по Канцелярии гражданского губернатора”); - перелік назв документів, що складали справу (у прямокут- них дужках під заголовком справи). наприклад, титульна сто- рінка справи Канцелярії чернігівського цивільного губернатора під заголовком “предписания Министерства внутренних дел” містила такий перелік назв документів: [указы правительству- ющего сената и предписания Министерства внутренних дел, управления малороссийского губернатора и др., об упразднении особенностей канцелярии министерства внутренних дел и пере- даче ее функций ІІІ отделению собственного ее императорского величества канцелярии, о предании крестьян, неповинующихся помещикам, военному суду и другие.] 31. таким чином, розмір даної графи залежав від кількості документів, що входили до справи. якщо справа містила значну кількість докумен- тів, то, відповідно, перелік їх назв на титульній сторінці займав багато місця, що заважало сприйняттю інформації та, ймовірно, утруднювало пошук потрібного документа у справі, адже записи велися вручну й не зовсім каліграфічним почерком. якщо ж справу було сформовано з невеликої кількості документів, то інформацію про характер документів, що знаходилися в ній, містив сам заголовок справи. наприклад: Прошения отдельных лиц и резолюции губернатора по разным исковым делам. Предписание Черниговской городской думе о выплате денег столяру Прису за работу в городской думе. По прошению губерн- ского секретаря Дубровы об освобождении его от должности. О за- прещении приема на службу в губернское правление лиц недворянского происхождения. О выдаче жалования служащим губернского правле- ния; - номер “столу” та відділення; - зазначення строків початку та завершення роботи з докумен- тами, що сформували справу, з чітким позначенням дня, місяця та року словесно-цифровим способом: “1 января 1833 г.”, “30 де- кабря 1833 г.” тощо; - вказівку на кількість аркушів у справі (зазначалася цифровим способом, наприклад, “На 69 листах”32); - номер за описом справ (зазначався відповідно до книги (журна- лу) опису справ). побудова справи більш чіткою стала до середини ХіХ ст., а саме: з титульної сторінки зник досить громіздкий перелік назв докумен- тів, що сформували справу, натомість з’явився окремий (другий після титульного або його зворотній бік) аркуш – зміст справи або лист 93статті та повідомлення опису справи (“частная опись”). на цьому аркуші в табличній формі зазначалися: - номер за порядком розташування документів у справі; - перелік назв документів, що знаходились у справі – “наимено- вание бумаг” (зазначався в порядку підшивання документа до справи). наприклад, “дело Черниговского губернского правления о приеме на службу в Канцелярию черниговского гражданского губернатора коллежского регистратора алексеева”33 за даним пе- реліком містило такі документи: 1) предложение г. начальника губернии от 13 января № 605; 2) прошение коллежского регистратора сына Алексеева; 3) аттестат службы Алексеева; 4) копия журнала присутствия Черниговского губернского правле- ния от 28 января за № 182; - кількість аркушів у кожному документі справи – “на скольких листах” (указувалась цифровим способом з додаванням літери “л” після цифри); - колонка для приміток – “примечания” (залишалася незаповне- ною). починаючи з другої половини 40-х років ХіХ ст. аркуш опису справи набув більш спрощеного вигляду, наприклад: Опись принадлежащих к сему делу бумаг № от кого, за каким числом и номером вступили бумаги на которой странице каждая находится У даній формі зникла колонка для приміток, що не заповнювалась раніше навіть за її наявності. інформація наведених комірок таблиці була друкованою, а змінні дані фіксувалися рукописно. аркуш зі зміс- том справи візувався “столоначальником” шляхом зазначення назви посади та підпису. Більш упорядкованого вигляду набула копія зі сторінки жур- налу присутствія. З’явилася друкована таблична форма самої сторін- ки журналу, в якій інформація записувалась власноруч, наприклад: журнал присутствия Черниговского губернского правления …………1848 года по … столу … Отделения номер статей сряду Когда исполнено статті та повідомлення94 справи за певний часовий період могли перед передаванням їх до архіву скріплюватися (“шнуруватися”) між собою, тому справа мала подвійну нумерацію сторінок в правому верхньому куті кожного арку- ша – одна цифра визначала первинно наданий аркушу номер, тобто до скріплення декількох справ між собою, а інша – наскрізну нумерацію сторінок загальної справи архіву. За таких умов до аркушу опису до- кументів справи потрапляв саме другий номер. отже, виходячи з різних форм самої влади – одноосібної чи ко- легіальної, процеси, пов’язані з формуванням справ в даних організаці- ях, дещо різнилися. 1 Генеральный регламент от 26 февраля 1720 г. // полный свод законов Российской империи. собрание первое. – т. VI. – № 3534; Учреждения для управления губерний всероссийской империи, от 7 ноября 1775 года // полный свод законов Российской империи. собрание первое. – т. XX. – № 14392; общее учреждение министерств, от 05 мая 1811 г. // полный свод законов Российской империи. собрание первое. – т. XXXI. – № 24686. 2 Генеральный регламент от 26 февраля 1720 г. // полный свод законов Российской империи. собрание первое. – т. VI. – № 3534. 3 Российское законодательство Хі–ХХ вв. – т. 5. – м., 1987. – с. 185. 4 полный свод законов Российской империи. – т. XXII. – № 16074. 5 Российское законодательство Хі–ХХ вв. – т.6. – м., 1988. – с. 99. 6 там само. – с. 134. 7 там само. – с. 98. 8 держархів Чернігівської області, ф.127, оп. 9, спр. 119, арк. 2. 9 там само, арк. 12. 10 там само, арк. 13. 11 Вельдбрехт В. общие основания русского делопроизводства с прило же- нием основных его форм. – спб., – 1854. – с. 60. 12 Варадинов Н. В. делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. – спб., 1857. – Ч. 1. предисловие. 13 делопроизводство: Учеб. пособие для учащихся сред. школ с производ. обучением по профессии “Референт по делопроизводству” [под ред. проф. К. Г. митяева] – м.: “просвещение”, 1964. – с. 194. 14 держархів Чернігівської області, ф. 127, 128. 15 там само, ф. 128., оп. 1, спр. 266, 278 арк. 16 Заголовки справ подаються за фондами 127, 128. 17 делопроизводство: Учеб. пособие для учащихся сред. школ с производ. обучением по профессии “Референт по делопроизводству” [под ред. проф. К. Г. митяева] – м.: “просвещение”, 1964. – с. 179. 18 Вельдбрехт В. общие основания русского делопроизводства с прило- жением основных его форм. – спб., 1854. – с. 62. 19 полный свод законов Российской империи. – т. XII. – отд. 1. – № 10304. 20 держархів Чернігівської області, ф. 127, оп. 1, спр. 838, арк. 329. 21 там само, спр. 175, 4 арк. 95статті та повідомлення 22 там само, спр. 838, 535 арк. 23 там само, арк. 25–27. 24 там само, арк. 26. 25 там само, ф.128, оп. 1, спр. 3338, 29 арк. 26 там само, спр. 3506, 8 арк. 27 там само, спр. 3620, 2 арк. 28 там само, спр. 5910, 4 арк. 29 там само, спр. 5932, 29 арк. 30 там само, спр. 6786, 4 арк. 31 там само, спр. 2663, арк. 1. 32 там само. 33 там само, ф. 127, оп. 1, спр. 252, арк. 2–3. Lemish N. Organization of Office Files Work within State Power Bodies of Chernihiv Province in the First Half of XIX Century Based on the case of Chernihiv Provincial Board and the Chancellery of Chernihiv civil Governor, the author conducts an analysis of records management at principal provincial administrative bodies during the first half of XIX century; its structure and development in the framework of public administration reforms.

Організація роботи зі службовими документами в органах державної влади Чернігівської губернії в першій половині ХІХ ст.

Institution

Ähnliche Einträge