ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia

Статья содержит научный обзор ДСТУ 4423:2005 «Информация и документация. Управление документационными процессами», который является знаковым для упорядочения особенной инфраструктуры функционирования общества – информационной. Акцентируется внимание на отражении основных составляющих национального с...

Ausführliche Beschreibung

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Datum:	2009
1. Verfasser:	Бездрабко, В.
Format:	Artikel
Sprache:	Ukrainian
Veröffentlicht:	Інститут історії України НАН України 2009
Schriftenreihe:	Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики
Schlagworte:	Інформаційні ресурси
Online Zugang:	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/32519
Tags:	Tag hinzufügen Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
Назва журналу:	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
Zitieren:	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia / В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики: Зб. наук. пр. — 2009. — Вип. 16. — С. 111-125. — Бібліогр.: 45 назв. — укр.

Institution

Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine

id	irk-123456789-32519
record_format	dspace
spelling	irk-123456789-325192012-05-06T12:44:09Z ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia Бездрабко, В. Інформаційні ресурси Статья содержит научный обзор ДСТУ 4423:2005 «Информация и документация. Управление документационными процессами», который является знаковым для упорядочения особенной инфраструктуры функционирования общества – информационной. Акцентируется внимание на отражении основных составляющих национального стандарта. Освещаются история его создания, причины и ожидаемые результаты. The article contains a scientific review of the DSTU 4423:2005 “Information and Documentation. Records Management”, which is a regulation landmark for information infrastructure as a specific social aspect, with the emphasis on the major national standard components. The publication sheds light on the history of its creation, causes and anticipated outcomes. 2009 Article ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia / В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики: Зб. наук. пр. — 2009. — Вип. 16. — С. 111-125. — Бібліогр.: 45 назв. — укр. XXXX-0099 http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/32519 930.22 uk Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики Інститут історії України НАН України
institution	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
collection	DSpace DC
language	Ukrainian
topic	Інформаційні ресурси Інформаційні ресурси
spellingShingle	Інформаційні ресурси Інформаційні ресурси Бездрабко, В. ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики
description	Статья содержит научный обзор ДСТУ 4423:2005 «Информация и документация. Управление документационными процессами», который является знаковым для упорядочения особенной инфраструктуры функционирования общества – информационной. Акцентируется внимание на отражении основных составляющих национального стандарта. Освещаются история его создания, причины и ожидаемые результаты.
format	Article
author	Бездрабко, В.
author_facet	Бездрабко, В.
author_sort	Бездрабко, В.
title	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
title_short	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
title_full	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
title_fullStr	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
title_full_unstemmed	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
title_sort	дсту 4423:2005 «інформація та документація. керування документаційними процесами»: impressia et reflexia
publisher	Інститут історії України НАН України
publishDate	2009
topic_facet	Інформаційні ресурси
url	http://dspace.nbuv.gov.ua/handle/123456789/32519
citation_txt	ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia / В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики: Зб. наук. пр. — 2009. — Вип. 16. — С. 111-125. — Бібліогр.: 45 назв. — укр.
series	Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики
work_keys_str_mv	AT bezdrabkov dstu44232005ínformacíâtadokumentacíâkeruvannâdokumentacíjnimiprocesamiimpressiaetreflexia
first_indexed	2025-07-03T13:02:23Z
last_indexed	2025-07-03T13:02:23Z
_version_	1836630927655043072
fulltext	111 УДК 930.22 Валентина Бездрабко ДСТУ 4423:2005 «ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ»: IMPRESSIA ET REFLEXIA Серед найактуальніших питань в умовах глобалізації інформаційного суспі- льства компетентно називають нормативне забезпечення керування документа- ційними процесами (далі – КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складо- вою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково- методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM- форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняно- го» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм нале- жить першість у науково-практичній апробації ідей records management1. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документаці- єю2 й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування – records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної част- ки яких був тоді Всесоюзний, а нині – Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи. Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД, 1973)3. Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розро- блення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структу- ри і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з ураху- ванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започаткова- не відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних про- цесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняно- го діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основ- Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 112 ные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (далі – ГСДОУ)4, уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визна- чення керування документацією як «організація роботи з документами»5, а доку- ментування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реаліза- ції будь-яких функцій установи6. Такий підхід уможливив, до певної міри, отото- жнення всієї сукупності знань (теоретичних і практичних) у сфері діловодства з records management7. Отже, російські колеги раніше й активніше розпочали освоєння ідей records management, що дозволило їм уже в 1990-х рр. запропонувати науковому товариству оригінальні монографічні дослідження, як-от праці директора Всеросійського нау- ково-дослідного інституту документознавства й архівної справи д.і.н., професора М.В. Ларіна8, утворити фахові товариства промоторів ідей керування документацією (Гільдія керуючих документацією Російської Федерації), зробити відповідні теми пріоритетними для планів науково-дослідної роботи галузевих інституцій, ввести предмет «Керування документацією» як спецкурс до освітньої кваліфікованої підго- товки фахівців із документознавства та документаційного забезпечення управління чи зробити його окремим розділом програм із діловодства й архівної справи. У вітчизняному документознавстві до теми керування документаційними процесами звернулися лише наприкінці 1990-х рр. Пошуки відповідей на назрілі питання документаційного забезпечення управління, усунення розбіжностей між практикою і науково-технологічними пропозиціями часу вимагали вжиття рішу- чих заходів. Одним із варіантів розв’язання проблеми стало вивчення іншого до- свіду і можливостей його застосування в Україні. У цьому аспекті значний інтерес представляють відомості, зібрані у 1998 р. Центральним державним архівом ви- щих органів влади та управління України спільно з Українським науково- дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (далі – УНДІАСД) під час обстеження організації роботи з доку- ментами на рівні центральних органів виконавчої влади. Опитування показало, що з досвідом організації керування документацією за кордоном тоді було ознайомле- но лише 15 % керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади України. Здебільшого респонденти отримали інформацію про зарубіжні досягнен- ня в цій галузі з публікацій у наукових виданнях, на семінарах чи конференціях, а також на курсах підвищення кваліфікації. І лише незначна кількість опитуваних мала змогу ознайомитися із зарубіжним досвідом під час службового відрядження у країни з високим рівнем розвитку економіки. 75 % опитаних відповіли, що до цього часу не мали можливості, але дуже хотіли б ознайомитися із закордонними здобутками з організації КДП, а 10 % опитаних керівників служб діловодства не вважали, що досвід організації керування документацією за кордоном може бути корисним в умовах нашої країни9. Таким чином, необхідність реалізації комплекс- них програм розвитку діловодства в Україні наприкінці минулого століття усвідо- млювалася лише частиною керівного складу діловодних служб вищих органів вла- ди й управління, не коментуючи розуміння важливості проведення подібних захо- _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 113 дів керівниками нижчих управлінських ланок. Утім, інтегральний вектор зовніш- ньої політики України спонукав багатьох критиків до перегляду «установок» ми- нулого століття щодо вивчення зарубіжної практики КДП. Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489– 2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та доку- ментація. Керування документацією»). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу ар- хівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 «Інформація та документація. Керування докуме- нтацією», документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребу- вали національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для вико- нання нормативний документ10. Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489–2001 – націо- нальний стандарт Австралії AS 4390. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 900011. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості». Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка ке- руючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну суміс- ність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової осві- ти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів12. Результатом кількарічного вивчення національної нормативно-правової бази і міжнародного досвіду у сфері керування документаційними процесами стала по- ява документа AS 439013. «Загальні положення» – «Обов’язки» – «Стратегія» – «Контроль» – «Експертиза цінності і розміщення документів» – «Зберігання» – такі складові частини стандарту, що унормовувалися актом на національному рів- ні14. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов’язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функ- цій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому – ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визна- чених межах. Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 114 варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнаро- дного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було засну- вання спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46 / ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо15. У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі: 1) відсутність архівної ланки у схемі КДП; 2) рекомендаційний характер ста- ндарту у зв’язку із відсутністю механізмів його провадження; 3) укрупнення стру- ктурних одиниць16. Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали від- повідь на питання: «Яким чином здійснювати керування документаційними про- цесами?». Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійс- нення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словни- ковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифіка- ції документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передаван- ня документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошу- ку та користування ними17. Обговорення проекту майбутнього стандарту викликало низку цікавих про- позицій від країн-учасниць розробки. Деякі із них, з огляду на доцільність і уні- версальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management» (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування докумен- тами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних дер- жавними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документа- ми. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Структурно ISO 15489–2001 складається з двох частин: частина перша – За- гальні положення (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для корис- тування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, ін- формацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов’язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту «Загальні положення» містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних устано- вах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування до- кументацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 115 документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, про- цеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, ви- кладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та пооперацій- ного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані до- кументи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюю- чому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстра- ція, контроль, класифікація, зберігання документів і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією. Творення ISO 15489–2001 – яскравий приклад узагальнення часткового ви- падку, ґрунтованого на серйозних залежностях один від одного – досвіду однієї країни у сфері роботи з документами і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історич- ними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попе- реднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Між- народна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі станда- ртизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої полови- ни ХХ ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO. Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у рі- зних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науко- во-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов’язаних із керу- ванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в де- яких країнах поняття «керування документаційними процесами» охоплює й керу- вання архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під «керуванням документаційними процесами» розуміють: 1) керування континуумом документів (континуум документів (record con- tinuum)) – графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємо- пов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи ро- боти з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією (recordkeeping regime)18 називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа; 2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів; 3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування доку- ментації, що відображає діяльність установи; 4) керування документаційними процесами як цінним майном і інформацій- ними ресурсами; Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 116 5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з доку- ментацією. Після набуття чинності ISO 15489–2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489–2001. Випадки копіткої адаптації зага- льних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній на- прям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж 2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповно- важений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institu- tion підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень19. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001 до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповни- ли текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як це трапилося, на- приклад, у Латвії20. Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викли- кана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реор- ганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування докумен- тацією. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management», з’ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Систематична робота гру- пи розробників над проектом модифікованої версії ISO 15489–2001 відбилася на тому, що вперше в історії вітчизняних термінологічних стандартів у тезаурус ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» увійшло поняття «керування документацією». Згідно зі стандартом керування до- кументацією тлумачиться як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання та функціонування службових документів21. Із моменту затвердження ISO 15489–2001 на рівні національної системи ста- ндартизації України активно взялися за втілення ідеї розроблення модифікованої версії. Серед чинників необхідності якнайшвидшого його впровадження називали- ся: 1) глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів, що зумовлюють необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних рухів; 2) поширення прогресивних інформаційних технологій; 3) необхідність ефектив- ної організації керування документаційними процесами у внутрішньому та зовні- шньому напрямах; 4) врегулювання засадничих положень КДП на нормативно- правовому рівні22. До того ж, укоріненню ідеї розроблення норм міжнародного стандарту ISO 15489–2001 сприяла офіційна державна політика, спрямована на входження України до європейського політичного, інформаційного, економічного _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 117 і правового простору23. Утім, вирішальною і надвагомою шалькою на терезах при- бічників ISO 15489–2001 в Україні, на думку І.Є. Антоненко, була відсутність но- рмативного документа, що регламентував би організацію роботи з усіма докумен- тами, особливо у приватному секторі24. Головним виконавцем проекту став УНДІАСД. Він, як член ТС «Інформація і документація» (ТС–144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити даний стан- дарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ISO 1548925. Відповіддю на цю пропозицію стало замовлення від Державного підприємства «Український нау- ково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» до УНДІАСД на підготовку ДСТУ, котрий став би відповідником зазначеного ISO. До групи розробників увійшли провідні галузеві фахівці: к.і.н. І.Є. Антоненко, к.і.н. О.М. Загорецька, д.і.н., професор С.Г. Кулешов (керівник групи). Як зазначає І.Є. Антоненко, розроблення національного аналога зробило можливим поширити досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації діловодства26. Свідомо дотримуючись положень норматив- но-правових актів, що регулюють діловодство, а саме: 1) законів, що регламенту- ють загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та справочинст- ва; 2) документів міжвідомчого характеру («Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого само- врядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації») і стандартів (ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, ДСТУ 3844–99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ор- ганізаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 3843–99. Державна уніфікована си- стема документації. Формуляр-зразок та ін.); 3) типових і примірних інструкцій із діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місце- вого самоврядування; 4) нормативних документів, що упорядковують спеціальне діловодство, авторам модифікованої версії вдалося уникнути принципових відмін- ностей і суперечностей між ними й ISO 15489–200127. Творення національної версії ISO 15489–2001 увиразнило поточні й перспе- ктивні проблеми керування документаційними процесами в Україні, зокрема, не- обхідність оновлення слóвника ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», значення термінів; зміцнення позицій систем управління якістю загалом і у частковому випадку – керуванні документацією; підвищення рівня професійної підготовки учасників КДП; серйозне наукове сту- діювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших спорід- нених і суміжних дисциплін. Діяльність групи розробників супроводжувалася багаторазовим обговорен- ням у фаховій періодиці основоположних принципів створення адаптаційного ва- ріанту, консультативних нарад, зборів на рівні Держкомархіву України, різномас- Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 118 штабних наукових конференціях28. Керування документацією чи документаційни- ми процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем, і 2005 р. уперше у вітчи- зняній історіографії з’явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної версії ISO 15489–2001 – І.Є. Антоненко29. Актуалізація зарубіжного досвіду і ви- вчення проблеми можливого його застосування зміцнюється за рахунок новітніх студій, проваджених ширшим колом дослідників, яскравими представниками яко- го є Д.Ю. Мєшков, В.В. Рудюк та ін.30 Позитивним моментом стало входження спочатку теми КДП у навчальні посібники за напрямом підготовки «Документоз- навство та інформаційна діяльність»31, а пізніше – введення спеціальних навчаль- них дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад, у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв). Результатом тривалої розумової праці й інтелектуальних дебатів стало на- буття чинності від 1 квітня 2007 р. Національного стандарту України ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процеса- ми» (у 2-х ч.)32. Як зазначено у передмові, стандарт є перекладом ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management» з окремими технічними, ре- дакційними змінами, гармонізований згідно з правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні33. З огляду на сферу застосування – керування документаційними процесами (окрім архівних) в установах різної форми власності, для внутрішніх і зовнішніх користувачів, мо- жна стверджувати, що головним призначенням стандарту є уніфікація усіх проце- сів роботи з документами, з урахуванням міжнародної нормативної бази, що рег- ламентує відповідні дії. Застереження щодо міри чинності тієї чи іншої вимоги стандарту у вигляді показових дієслів (і дієслівних словосполучень) «(не) стосу- ється», «надає рекомендації», «забезпечує» і т.д., які зустрічаються в ДСТУ 4423:2005, демонструють ставлення його розробників до перспективності адапта- ції усталених вітчизняних науково-технологічних засад до зарубіжного досвіду. Градуювання можливих дій – від повного прийняття до обмеженого застосування, або ж, залежно від обставин реалізації, вказує на неможливість некритичного впровадження стандарту у вітчизняних умовах. Позитивним моментом введення стандарту є прагнення вирішити загальні проблеми прикладної сфери вітчизняного діловодства, пов’язані з термінологією, класифікацією, функційністю документів, уніфікації процесів роботи з документа- ми, участі установ у глобальній мережі інформаційних комунікацій, специфіки під- готовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відповідних служб. Отже, модифікований варіант ISO 15489 – Національний стандарт ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процеса- ми» так само складається із двох частин. Перша частина носить загальний харак- тер і стосується єдиних положень провадження керування будь-якими документа- ційними процесами, окрім тих, що пов’язані з архівною справою. Із метою цілісно- _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 119 го формування спільних основ їх успішної реалізації ДСТУ 4423–1:2005 деталізує термінологію сфери керування документаційними процесами, його переваги над іншою схемою організації практичної роботи з документами; правове поле, вимоги якого впливають на функціонування установи та документування її діяльності; полі- тику організації, держави у сфері керування документаційними процесами, обов’язки та повноваження відповідальних осіб за документування і роботу з доку- ментацією; визначає загальні вимоги до КДП, стратегію розробляння та впроваджу- вання документаційних систем, протікання документаційних процесів та їх контро- лювання, відстежування і здійснювання перевіряння; навчання (підготовка, перепід- готовка, стажування) осіб, що професійно «знайшли себе» у КДП. Стислість і осно- вність викладу матеріалу відповідає «жанру» інформації під назвою «Основні поло- ження», а імперативна форма подачі положень – виду нормативного докумен- та (стандарту). Зупинимося на кожній складовій ДСТУ 4423–1:2005 докладніше. Із метою забезпечення кола фахівців унормованою професійною лексикою одним із перших розділів першої частини стандарту став термінологічний із типо- вою у таких випадках назвою – «Терміни та визначення понять», до складу якого увійшла 21 лексична одиниця. Термінологічну базу стандарту склали ISO 5127 Information and documentation – Vocabulary (ISO 5127 Інформація та докуме- нтація. Словник), з урахуванням новітніх уточнень змісту окремих понять. Зазна- чимо, що Технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, орієнтую- чись на сферу його застосування, прийняв не всі визначення термінів ISO 5127, що мали б увійти до ISO 15489–2001. Найбільших трансформацій зазнали терміни «документ» і «керування документаційними процесами», що мало принципове значення для побудови усієї терміносистеми документа. Тлумачення поняття «керування документаційними процесами» різниться із подібним, зафіксованим у ДСТУ 2732:2004. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу термі- ну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомов- ного терміну, а також некоректністю значення лексем. Тому, замість звичного ке- рування документацією маємо модифіковану версію – керування документаційни- ми процесами. Останнє тлумачаться як галузь керування, яка відповідає за ефекти- вний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, викорис- танням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність34. Визнання керування документаційними проце- сами галуззю управління вказує на усталеність значення документа як дієвого й важливого засобу не тільки комунікації, але й здійснення управлінських функцій соціальними інститутами. Коментуючи згадане вище визначення поняття «керу- вання документаційними процесами», відзначимо ще кілька суттєвих моментів. По-перше, чітко окреслюється прагнення визначити сферу керування документа- Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 120 ційними процесами якнайширше – від моменту створення документа, і упродовж реалізації ним функційного призначення. По-друге, сам набір термінів третього розділу стандартів – класифікування, конвертування, знищування, передавання, індексування, переміщування, забезпечення збереженості, реєстрування, конт- роль – чітко вказує на основні процеси, проваджені з документами, що й напов- нюють зміст цієї управлінської сфери. Порівняння визначень терміну «документ», поданих у ДСТУ 2732:2004 і ДСТУ 4423:2005, вказує на близькість їх значень, основним концептом яких є ін- формація у фіксованому вигляді. Зміст відмінностей полягає в тому, що у першому випадку увагу акцентовано ще й на функційності документа як матеріального носія, а в іншому – на головній властивості документа – завершеності повідомлення, його семантичному й прагматичному значенні. Тому ДСТУ 4423–1:2005 тлумачить доку- мент як зафіксовану інформацію або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця35, а ДСТУ 2732:2004 – як інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, «основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі»36. Зорієнтованість керування документаційними процесами на рівні установи на провадження політики і застосовування відповідних стандартів, визначення обов’язків і повноважень, процедур, інструкцій і ознайомлення з ними персоналу, забезпечення низки послуг, пов’язаних із керуванням «службовими документами та користування ними», розробляння, реалізування й управління спеціалізованими системами для керування документаційними процесами, їх інтегрування у ширші споріднені системи та процеси визначає значущість цієї сфери суспільної діяльно- сті, її статус як механізму управління37. Якщо КДП є невід’ємною умовою успішного функціонування установи, то для забезпечення його протікання стандартом пред’являються певні вимоги до т.зв. «регуляторного середовища» – правового поля, котре впливає на діяльність установ і документування їх діяльності. Серед вимог регуляторного середовища зустрічаємо: 1) статутне і прецедентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності установи у сфері КДП (у т.ч. і закони, інструкції, присвячені управлінському документуванню, архівам установ, захисту інформації, електронного документообігу); 2) обов’язкові та добровільні норми усталеної практики; 3) орієнтованість на задоволення інформаційних потреб суспільства у цілому38. Концепція регуляторного середовища розглядається як не- від’ємна частина КДП загального характеру, втім стандарт містить зауваження щодо його залежності від характеру установи чи галузі її функціонування. Окремим розділом у ДСТУ 4423:2005 визначаються основні положення по- літики установи (організації) у сфері керування документаційними процесами, а також обов’язки їх учасників. Прогресивний стратегічний підхід до документу- вання діяльності установ як специфічної політики диктував означення її мети. Згі- дно з ДСТУ 4423:2005 метою політики установи в сфері КДП є «створення та ке- рування автентичними, достовірними та придатними для користування службови- ми документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 121 в організації так довго, наскільки це потрібно»39. Визнання політики відносною і змінною категорією передбачає можливість її трансформації, залежно від вимог до ділової діяльності установи, економічних, суспільно-політичних обставин тощо. Провадження політики є категорією, залежною від персональних якостей її виконавців, службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами, і тих, хто опосередковано впливає на їх протікання. Перелік обов’язків і повноважень, визначених ДСТУ 4423:2005, включає такі позиції: 1) керування всіма документа- ційними процесами, у т.ч. розробленням, реалізацією, веденням документаційних систем і їх операцій; 2) підтримування політики КДП в установі; 3) забезпечення доступу до достовірної, точної, чіткої інформації; 4) регулярна, повна звітність за документування діяльності установи; 5) постійне підвищення фахової кваліфікації40. Таким чином, особи, задіяні в реалізації політики КДП, виступають не лише її про- відниками, зобов’язаними безперервно займатися підвищенням освітнього рівня, але й організаторами, гарантами достовірності, точності фіксації і розповсюдження до- кументальної інформації. Діагностований перелік обов’язків службовців КДП хара- ктеризується загальністю й достатньою для окреслення усіх напрямів керування документаційними процесами лаконічністю, яка породжує не невизначеність, а лег- кість сприйняття констатованих аналізованим документом норм. Крім вимог, що пред’являються до службовців установ, зайнятих у керуван- ні документацією, ДСТУ 4423:2005 визначає й ті, які стосуються КДП. Представ- лення останніх як програмованих, наперед визначених процесів призвело до виок- ремлення принципів створення програм КДП і характеристик їх центрального об’єкта – службового документа. ДСТУ 4423:2005 закріпив таке визначення по- няття «службові документи» – «інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності»41. Трактування під- кріплюється переліком зовнішніх ознак і внутрішніх властивостей службових до- кументів, які, крім змісту, повинні містити метадані (чи бути пов’язаними з ними), необхідні для документування певних дій. Серед таких називаються: 1) цілісна структура документа, 2) зовнішній контекст, в якому було створено службовий документ, 3) системність документування й існування службового документа, тоб- то його зв’язки й залежність від документації, яка передувала його виникненню і тієї, виникнення якої спровоковане її появою42. Стандарт закріплює основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. Системний підхід до службової документації виявився й у викладі розробляння і впроваджен- ня документаційних систем як ланки КДП, ставленні до них як органічного взає- мозалежного поєднання окремих одиниць, що забезпечують діяльність установи. Чільне місце у ДСТУ 4423:2005 відводиться унормуванню документаційних процесів і їх контролюванню. Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документаційних систем, їх строків зберігання, власне, долучання службових документів до документаційних систем, реєстрування, класифікуван- Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 122 ня, зберігання й обробляння, доступ, контролювання руху службових документів і користування ними, передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування називаються стандартом основними документаційними проце- сами, потребуючими чіткої регламентації. Зміст, мета і цілі, принципи проваджен- ня кожного з них – такою є загальна схема представлення документаційних проце- сів, що дозволило стандартизувати основні положення їх реалізації, в чому й поля- гає призначення ДСТУ 4423:200543. Логічним завершенням унормування докумен- таційних процесів є визначення процедури їх відстежування та здійснювання пе- ревіряння їх відповідності політиці і вимогам установи, очікуваним результатам, рівня дієвості, ефективності, придатності систем документації, КДП, необхідності їх модифікації. Основні положення ДСТУ 4423:2005 не обходять увагою й навчання служ- бовців, до того ж різного рангу, задіяних у роботі зі службовими документами. У рамках розділу «Навчання» регламентується обов’язковість реалізації на рівні установи освітніх професійних програм, котрі відповідали б новітнім умовам по- бутування соціуму, належного задоволення його інформаційних потреб, розвитку відповідних соціальних інфраструктур44. Друга частина ДСТУ 4423:2005 містить, як і ISO 15489:2001, настанови що- до провадження керування документаційними процесами та помірну й зручну для практичного застосування деталізацію основних положень стандарту45. Не зупи- няючись на їх розгляді, висловимо сумнів щодо необхідності їх докладнішої дета- лізації, за яку виступають окремі фахівці, пропонуючи розробити методичні реко- мендації «грубих» обсягів. Очевидно, для цього існують інші нормативні докумен- ти, які регулюють питання КДП, а для практичного керівництва достатньо викладу основних засад їх реалізації. Набуття чинності ДСТУ 4423:2005 стало прогресивним явищем упорядку- вання вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Безперечно, здобутки міжнародної спільноти, ко- лективна творчість у сфері records management буде корисним не лише у практич- ному значенні, але, передусім, нормативно-правовому, сприяючи узгодженню віт- чизняних і міжнародних актів, так необхідних для єдиного простору проходження документаційних процесів. Вважаємо, що впровадження національного модифіко- ваного варіанту ISO 15489–2001 стане першим кроком адаптації інших міжнарод- них стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліп- шення організації діловодства й архівної справи в Україні. ___________________________ 1. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) // Оте- чественные архивы. – 1992. – № 2. – С. 100–106. 2. Термін «керування документацією» вживається нами як синонім до терміну «керування документаційними процесами». _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 123 3. Архивы и управление документацией за рубежом. Основные проблемы: Аналитический обзор. (Автор А.Н. Сокова) – М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. – 60 с.; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. – М.: Знание, 1985. – 80 с. 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные поло- жения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. – М., 1991. – 99 с. 5. Там само. – С. 25. 6. Там само. 7. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489 “Інформація та документація. Управління документацією” // Студії з архів. справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2004. – Т. 11. – С. 172–177. 8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Науч. книга, 1998. – 137 с. 9. Загорецька О.М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ століття: Дис. на здобуття … к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів України; Укр. наук.-дослідний інститут арх. справи та докумен- тознавства. – К., 2005. – С. 96–97. 10. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 46. 11. Антоненко І.Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація. – Управління документацією» // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 75. 12. Там само. 13. http: www/records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/scramento.htm 14. Там само. 15. Антоненко І.Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація. – Управління документацією»... – С. 77. 16. Там само. – С. 79. 17. Там само. – С. 80. 18. Незважаючи на стійку тенденцію до міжнародної уніфікації термінології сфери керування документацією, можна відзначити певні відмінності у трактуванні її понять навіть у країнах, що мають близькі теоретичні, організаційні та мовні засади функціонування службових документів – Австралії, Великій Британії, Канаді, США. Насамперед, це стосується базового терміна «records management» та його співвідношення з поняттям «re- cordkeeping». Австралійські фахівці вважають «records management» (керування документацією) складовою поняття «recordkeeping» (організація роботи з документами), яке охоплює як документи поточного діловодства, так і архівні. У решті країн поняття «re- cordkeeping» трактують вужче, як складову керування документацією. Існують також відмінності у визначенні кількості етапів «життєвого циклу документа». 19. Healy S. ISO 15489 Records Management – its development and significance // Records Man- agement Journal. – December 2001. – Vоl. 11. – № 3. – P. 133–142. 20. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489 ... – С. 175. 21. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. – К.: Держспоживстандарт, 2005. – С. 8. 22. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489 ... – С. 172. 23. Там само. 24. Там само. – С. 175. Спеціальні історичні дисципліни. Число 16 __________________________________ 124 25. Юзьків Я. Основні завдання Програми інтеграції України до Європейського Союзу в сфері стандартизації та суміжних видів діяльності // Стандартизація, сертифікація, якість. – К., 2002. – № 3. – С. 71. 26. Антоненко І.Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація. – Управління документацією» ... – С. 81. 27. Її ж. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489 ... – С. 175. 28. Там само. – С. 172–177; Її ж. Міжнародний досвід методики розроблення та впроваджен- ня документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137–147; Її ж. Сучасні нормативно-правові акти з керування документаційними процесами (зарубіжний досвід) // Студії з архівної справи та документознавства. – 2006. – Т. 14. – С. 48–48; Її ж. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація. – Управління документацією» // Архівознавство. Археогра- фія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73–83; Її ж. Стандартизація процесів управління документацією: досвід Австралії // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів міжнар. наук.- практ. конф., Київ 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62; Палеха Ю. Впровадження ці- лісної системи керування діловодством на підприємстві // Студії з архівної справи та до- кументознавства. – 2006. – Т. 14. – С. 67–70; Його ж. Служба діловодства як об’єкт керу- вання в установі // Студії з архівної справи та документознавства. – 2005. – Т. 13. – С. 137– 142; П’єтшик П. Міжнародні курси для викладачів керування документацією: перспекти- ви подальшої організації // Студії з архівної справи та документознавства. – 2005. – Т. 13. – С. 150–152 та ін. 29. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології: Дис. на здобуття … к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів України; Укр. на- ук.-дослідний інститут арх. справи та документознавства. – К., 2005. – 172 с. 30. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспек- ти. Досвід ФРН (1990–2000) // Архіви України. – 2001. – № 1. – С. 73–87; Рудюк В.В. Кла- сифікація електронних документів ФРН // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфор- мологія. – 2005. – № 3. – С. 26–34; Його ж. Критерії класифікування електронних ділових документів: сучасні тенденції та перспективні схеми // Бібліотекознавство. Документоз- навство. Інформологія. – 2006. – № 3. – С. 54–61; Його ж. Критерії оцінювання електро- нно-документаційних сервісів на стадії підготовки проектів (із досвіду ФРН) // Державне управління і право: зб. наук. праць. У 2-х ч. Ч. 2 / Київський нац. ун-т к-ри і мистецтв; Ін-т державного управління і права. – К., 2006. – Вип. 1. – С. 95–97; Його ж. Періодизація роз- витку електронної документації у ФРН // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфор- мологія. – 2005. – № 2. – С. 13–16 та ін. 31. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: навч. посіб. – К., 2006. – С. 119–136; Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 44–49. 32. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керу- вання документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – К.: Держспоживстан- дарт України, 2007. – 28 с.; Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Настанови (ISO / TR 15489-2:2001, MOD)». – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с. 33. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керу- вання документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення» ... – С. V. 34. Там само. – С. 3. _____________________________________ Валентина Бездрабко. ДСТУ 4423:2005 125 35. Там само. 36. Там само. – С. 2–3. 37. Там само. – С. 4. 38. Там само. 39. Там само. – С. 5. 40. Там само. 41. Там само. – С. 3. 42. Там само. – С. 7. 43. Там само. – С. 11–16. 44. Там само. – С. 16. 45. Національний стандарт України ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керу- вання документаційними процесами. Ч. 2. Настанови». – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с.

ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами»: impressia et reflexia

Institution

Ähnliche Einträge